高職院校校園基本建設項目檔案管理的問題及對策

溫秀環

摘 要：加強高職院校校園建設檔案管理具有十分重要的意義。高職院校校園建設檔案目前存在的問題是：對高職院校校園建設檔案缺乏全程監督管理，建設單位的責任和義務不明確，建設項目檔案收集不完整。高職院校的校園建設檔案的對策是：全程參與、監督、明確責任和義務；對建設項目檔案提出真實、完整、準確、系統規范的檔案要求；建設項目單位（法人）應建立健全項目檔案管理制度。項目檔案驗收要與項目驗收同步進行。

關鍵詞：高職院校；校園建設檔案；問題與對策

建設項目檔案是建設項目管理的重要內容，也是建設項目建設過程的真實記錄，對今后項目管理、維修、改建與擴建具有重要的查考與憑證作用。隨著高職院校的快速發展，校園不斷新建、擴建，建設項目數量日益增多，在建設項目檔案方面，一些新的標準與規范陸續出臺，這對建設項目檔案工作提出了更高的要求。為了落實我國有關檔案法律、法規、規章和標準，進一步規范建設項目檔案，做好基本建設檔案資料完整的收集、整理、等管理工作，更好地為項目的建設、運行和學校日后的校舍管理、維修、改建與擴建提供重要的查考和憑證服務。在推進高職校園建設發展的同時，加強高職院校校園建設項目檔案管理，明確建設單位與施工單位各自各自的責任與義務，全面提高項目檔案的質量等，都具有十分重要的意義。

1 高職院校校園項目建設目前存在的問題

1. 制度不嚴，缺乏監督管理

基建項目檔案經費雖然已包含在建設項目經費中，但施工承包單位能否按文件規定執行完成所有的項目檔案、移交基建建設全部檔案資料，學校跟蹤、落實。學校因檔案人員不足、檔案沒有列入基建崗位責任等問題，造成檔案部門制度得不到落實。學校項目建設計劃時，沒有把檔案行政管理部門、專業檔案人員納入對基建項目的檔案監督管理，檔案行政管理部門、專業檔案人員沒有參與指導、檢查，問題沒能及時發現解決，質量把控跟不上。整個項目建設過程缺乏行政監督以及專業的指導、缺乏監督管理力度，普遍存在有制度沒執行力度的現象。

2.校園建設項目管理人員檔案的意識淡薄

高職院校發展較快，但基建部門及主管領導對基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識淡薄，存在“重建設，輕檔案”的思想，沒有把整個項目從醞釀、決策到建成等的全過程中形成的文字資料、圖紙、圖標、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料收集齊全。有關人員對基建檔案歸檔范圍不明確，較普遍存在案卷質量不符合要求、整理不規范、工程項目檔案沒有完全按規范的十大類分類的現象。基建部門、行政部門沒有對施工單位進行項目檔案監督、檢查和指導，基本建設項目的檔案資料收集、整理等工作沒有與項目進程同步進行。

3.校園建設項目檔案不齊全、質量不高

從已歸檔的檔案材料看，基建檔案資料、載體不齊全、質量普遍不高。在基建項目工程的可行性研究任務書、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產技術、工藝設備、涉外文件、財務器材管理、其他資料等文件中都有完整、不規范、復印件替代原件、圖紙、圖標模糊不清、檔案載體有文字資料、沒有聲像等形式資料，歸檔范圍缺失嚴重、竣工圖與實際情況不符，沒有修改補充重新繪制圖、或原圖面涂改不整潔、字跡不清楚，檔案內容不能真實完全反映項目實際情況和建設過程，圖物不相符，技術數據不準確可靠、簽字手續不完備，檔案分類不清楚，檔案沒有按自然形成規律成系統，各部分之間沒有保持有機聯系，分類不科學，組卷不合理。不規范、不達標、不完整的項目部分檔案資料移交給基建部門，基建部門對缺失檔案沒有嚴格把關，給學校日后維修、改建、擴建等查檔利用帶來很大麻煩，無法提供有效利用，給學校造成不可彌補的損失。

2 高職院校的校園建設項目檔案的對策

1.嚴格規章制度，加強監督管理

校園建設項目檔案是工程質量管理的重要內容，是工程質量好壞的的真實反映和有效憑證，學校負責項目的領導要提高對建設項目檔案工作重要性的認識，加強對建設項目檔案工作的領導，把建設項目檔案工作確實抓緊、抓好，落到實處。對國家以及省市有關的基建項目檔案的法律、法規應監督有關人員及施工單位嚴格執行，對參建單位項目檔案領導人要要制定責任制并進行監督管理。《普通高校檔案管理辦法》和學校的《檔案管理辦法》要列入基建項目檔案管理，把羨慕檔案工作列入學校工作計劃、崗位責任、年度考核。基建檔案要有專人管理、落實，必要時要對基建檔案管理人員指導培訓，基建檔案管理人員要明確基建檔案歸檔范圍和分類辦法。要制定相應的規章制度，以防基建項目有檔案經費，但施工承包單位沒按文件規定執行完成所有的項目檔案、移交基建建設全部檔案資料。

2.提高校園建設項目管理人員的檔案意識

要要消除項目檔案管理人員的檔案淡薄意識、“重建設，輕檔案”的思想，首先學校要重視基建檔案，學校應根據項目規模配備基建檔案人員，檔案人員要對檔案管理方面的法律、法規、規章和標準進行學習，提高檔案意識，認識基建檔案的重要性和不可替代性。要明確基本建設項目的檔案資料收集、整理等工作要與項目進程同步進行。要強化建設項目總承包單位對分包單位實行檔案統一領導、統一管理檔案的原則意識。檔案有關人員提高檔案意識、責任意識和明確義務，才能確保移交給學校的項目檔案完整、準確。學校今后維修、擴建、改建時才能真實有效利用的檔案資料。加強管理人員的檔案意識，日常項目檔案工作才不會被忽視，檔案質量才能及時、認真把關。

3.嚴把項目檔案質量關

學校基建項目檔案是在學校在各種項目工程建設中形成的，以工程項目為單位的包括各種文字材料、圖紙、圖表、目錄在內的文件材料，是維護、改建、擴建的依據。基建檔案的完整、準確、標準化、規范化直接關系到檔案利用的有效性，正確把握基建項目案卷質量的諸要素，做好基建工程竣工文件的收集、整理、審查工作，提高案卷質量必須做到：

①提前介入，同步進行

加強建設項目檔案質量管理，保證項目建設檔案質量，是國家檔案局的有關規定，也是建設單位、施工單位以及檔案行政管理部門、基建部門的檔案管理人員的責任和義務。項目建設檔案資料收集整理工作要與項目建設同步。但工程建設進度是由各指揮部及相關的業務部門掌握，檔案行政部門、學校基建部門、檔案人員對工程的開、竣工及工程進度情況知之甚少。

②檔案齊全、質量規范

竣工文件是工程的直接記錄，是工程驗交維修、改擴建的依據，檔案是否齊全、編制質量好壞，是反映施工單位的管理水平和工程質量的重要標志，同時也會影響檔案材料的提供利用。項目檔案材料總類齊全，案卷質量規范標準，才能保證檔案利用的有效性。

學校基建部門對檔案資料的準確性、系統性存在的問題要及時提出整改要求和意見，竣工前存在的問題要及時改進。檔案驗收與工程驗收要同步，檔案要有檔案行政部門及相關人員的驗收報告，不達標、不完整的項目部分檔案資料移基建部門應采取措施，基建部門對缺失檔案要嚴格把關，切實把項目建設文件案卷質量的落到實處，對學校今后維修、改建、擴建等查檔利用提供有效保障。

參考文獻

[1]《建設工程檔案工作常用文件》（一） 福建省檔案局監督指導處 2003.7

[2]《基本建設檔案資料管理暫行規定》 （國檔發〔1998〕4號）