淺析企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理的作用

馬絲絲

摘 要：作為企業(yè)人力資源管理“核心”的人事檔案管理活動，在如今信息時代這一背景下，人事檔案中各種相應(yīng)的信息資料在企業(yè)中必然會成為能夠發(fā)揮重要作用的資源。本文以人力資源管理方面一系列活動作為切入點，介紹了企業(yè)人力資源管理活動中人事檔案管理的作用，以期在這一領(lǐng)域提供一個新的研究角度。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理；企業(yè)管理

1 人事檔案管理與人力資源管理

1.1 人事檔案管理的概念

所謂“人事檔案”，指的是形成于相應(yīng)的人事活動，對員工諸方面情況加以記述的信息內(nèi)容，可以有效地體現(xiàn)人員的各方面狀況，并且集中保存各種以個人為單位的文件資料以備查閱。而所謂“人事檔案管理”，則是管理人事檔案本身和開發(fā)、利用其中諸方面信息和內(nèi)容的行為的總稱。其中，“人事檔案實體管理”這一活動主要包括對檔案的統(tǒng)計、登記、保管、整理、鑒定、收集之類活動，開發(fā)和利用其中諸方面信息和內(nèi)容則主要包括對其的統(tǒng)計、登記、編研、提供、檢索之類活動。

1.2 人力資源管理的概念

所謂“人力資源管理”，指的是借助于一系列科學(xué)辦法，借助于企業(yè)戰(zhàn)略指導(dǎo)，基于職位、規(guī)劃、分析等行為來開展諸如凝聚與整合、獲取與配置、安全與保障、培訓(xùn)與開發(fā)、規(guī)范與約束、考核與激勵人力資源等各種行為，最后逐步對員工價值、企業(yè)目標(biāo)之類加以實現(xiàn)的過程。其主要活動包括勞動關(guān)系管理、人力資源規(guī)劃、福利/薪酬管理、配置/招聘、績效管理開發(fā)/培訓(xùn)之類。

1.3 人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

①人力資源管理活動中，人事檔案管理是一個重要的工作內(nèi)容和組成部分，可以有效地對人力資源管理產(chǎn)生促進(jìn)作用。企業(yè)方面也會借助于人事檔案來對員工情況加以分析和了解，由此成為企業(yè)選用人才、開展績效考核活動的一個重要依據(jù)。②很多員工資料都記錄于人事檔案之中，其成為員工信息和發(fā)展情況的一個重要載體。在此過程中，其他人力資源管理行為又是不可或缺的人事檔案內(nèi)容來源。其彼此存在著依賴和促進(jìn)關(guān)系。

2 人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

2.1 確定企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，為企業(yè)人力資源規(guī)劃提供幫助

“人力資源規(guī)劃”這一活動首先要對企業(yè)方面的人才供需情況做出確認(rèn)。在其間，有著諸多層面的信息資料。借助于對之開展的各方面整理、歸類活動，能夠有效地對企業(yè)所需人才類型、情況之類做出提供，并總結(jié)其間具體信息和目前企業(yè)人力資源存量。如一些員工近期將會離職或退休，檔案管理人員可以第一時間內(nèi)將其情況向人力資源管理者加以反饋，提供重要信息給將來的人力資源管理規(guī)劃。

2.2 保證企業(yè)外部員工招聘的質(zhì)量，為企業(yè)內(nèi)部招聘員工提供依據(jù)

人力資源招聘活動可以進(jìn)一步劃分為內(nèi)外部招聘兩種形式。前者是招聘和遴選企業(yè)內(nèi)部員工，“找出”所需人才，后者則是從高校、社會等渠道開展招聘。第一，招聘過程中，很多招聘人員會有或多或少的“任人唯親”行為，并由此導(dǎo)致招聘質(zhì)量大打折扣，并且給企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)“結(jié)黨營私”行為提供了“便利”，增加了日后管理的難度。而企業(yè)方面借助于統(tǒng)計和分析檔案資料的活動，便可以在安排招聘人員活動中使“相關(guān)者”能夠“回避”，以此來保證招聘質(zhì)量。第二，內(nèi)部招聘活動中借助于對員工檔案情況加以分析和“大索貌閱”，便能夠提供依據(jù)給相應(yīng)的選拔、錄用活動。

2.3 幫助企業(yè)有針對性地設(shè)定員工培訓(xùn)項目

開展員工培訓(xùn)活動之前，企業(yè)方面可以用員工信息資料作為依托，來圍棋“量身定做”各種培訓(xùn)項目，開展“針對性培訓(xùn)”。如企業(yè)可以借助于檔案資料中的一些年長員工“厭倦” 知識培訓(xùn)的狀況，對之開展健康保健培訓(xùn)等“投其所好”的活動，在調(diào)動其培訓(xùn)積極性的過程中促進(jìn)其工作的有效性。

2.4 了解、分析員工地域文化信息，促進(jìn)企業(yè)的跨地域文化管理

不管什么國家和地區(qū)，來自不同地方者都會持有不同的觀念、習(xí)慣、文化，其間的溝通不暢、思想沖突之類都難以避免。而在企業(yè)員工檔案這一體系中，必然會存在經(jīng)歷、籍貫之類層面的說明，在此背景下，管理者便可以借助于對其各自的文化特質(zhì)加以分析，以此來對其將來從事工作的過程中有可能發(fā)生的諸多沖突加以有關(guān)的預(yù)測，并設(shè)置具備“預(yù)防性”的處理方法和相應(yīng)機(jī)制。與此同時，企業(yè)在安排各種形式文化背景的員工“組隊”開展合作活動之前，便能夠借助于其的檔案來對其各自的信息做出有關(guān)的了解，提前開展心理、文化等方面的溝通和交流。

2.5 有利于更好的對員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃

員工的受教育、離職、調(diào)動之類情況和工作表現(xiàn)、專業(yè)特長、工資薪酬、職務(wù)職稱之類內(nèi)容都會在員工的檔案中有所體現(xiàn)。管理者比啊能夠借助于上述一系列信息，設(shè)置“量身定做”的員工發(fā)展路徑。如某一做了三年銷售人員的員工本身專業(yè)是市場營銷，銷售業(yè)績在三年中一直排名靠前，且具備積極表現(xiàn)，企業(yè)方面就能夠?qū)⒋巳讼乱宦殬I(yè)生涯目標(biāo)定位為銷售部經(jīng)理。

2.6 根據(jù)員工檔案中不同的情況，采取有效的激勵手段

很多理論中都提到了人的需求多種多樣，且其在生命中不同的階段中，持有的需求也各不相同，滿足各種需求的行為又會進(jìn)一步產(chǎn)生不同的對人刺激程度。為此，企業(yè)可以借助于分析員工檔案資料這一行為，來對員工切實需要做出有效了解，并將激勵手段予以“針對化”。如：某員工曾長期在外國從事重要職位收入也頗豐厚，如今回國參加工作，則其和其他員工相比，往往不甚看重物質(zhì)激勵，而其檔案中又會現(xiàn)實其家人住在國內(nèi)，由此可以斷定其回國的原因多半在于對家庭的眷顧。為此，企業(yè)便應(yīng)有效地對其家庭生活和工作時間予以適當(dāng)?shù)钠胶猓环矫嬉o其本人以相應(yīng)的比那里，另一方面也應(yīng)關(guān)心和照顧其家人，以此來有效地激發(fā)其積極性。

3 結(jié)語

在企業(yè)人力資源管理這一范疇中，人事檔案管理的作用愈發(fā)在檔案資料的價值中有所展示，其間的管理者能夠借助于利用、分析、整理檔案資料的活動來服務(wù)于企業(yè)人力資源管理。其主要的作用體現(xiàn)為：以對人力資源現(xiàn)狀的確定來幫助企業(yè)開展的人力資源規(guī)劃活動；以外部員工招聘質(zhì)量的保證來提供內(nèi)部招聘方面的依據(jù)；從員工培訓(xùn)項目方面來增加企業(yè)活動的針對性；對員工地域文化情況加以分析和了解，以此來保證跨地域文化管理的效果；對員工職業(yè)生涯規(guī)劃起到促進(jìn)作用；從檔案中的情況入手來“對癥下藥”地采取激勵辦法。在將來，此方面的管理將會結(jié)合一系列現(xiàn)代化工具，使檔案信息查詢更快速，檔案信息利用科學(xué)化，從而使人事檔案管理更科學(xué)、高效，更好的在人力資源管理中發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)

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