基建檔案信息化建設的研究與探討

摘 要：隨著基建檔案數量的不斷加強，為加強檔案管理、提高利用效率，基建檔案數字化建設也迫切地擺在檔案工作者面前。完整的收集、科學的分類、妥善的保管、最終達到充分的利用，實現檔案信息的接收、傳遞、鑒定、分類、存儲和提供服務的一體化、快捷化和網絡化，實現檔案信息資源的共享，以達到最大化的發揮檔案的價值。

關鍵詞：基建；檔案；信息化；研究

1 引言

基建檔案是基本建設工程活動中形成的，據有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料。它既是建設工程的真實反映和記錄，又是工程項目后續利用的重要依據和憑證，具有不可替代的查考作用?；n案的來源涉及建設單位、審批部門、施工、監理、財會等等很多職能部門，基建工程階段上分為立項、實施、運行、竣工驗收四個階段，所以從其形成上看，可分為工程準備階段形成的文件、施工過程形成的文件、監理過程形成的文件、竣工驗收過程形成的文件，通過不同的工作階段與專業施工相互區別，又與總體的基建程序和內容相聯系，系統的體現基建工程發展的整體脈絡，所以基建檔案有其成套性的特點。

2 基建檔案的特點

基建檔案的建立是一項長期性的基礎工作，基建檔案的原始材料主要還是在工程實施中產生、針對基建工作的時間長、環節多、部門多這些不利條件，怎樣才能有效地建立起一套完善的基建檔案，它涉及的問題比較多。一是宣傳建檔意義，確立基建檔案的重要地位、工程項目涉及的相關部門）多造成了資料來源多。作為建檔單位—施工企業，除了在企業內部加強學習，提高認識，確立建檔重要性外，還需向相關部門宣傳建檔意義，在各部門間形成建檔共識，使建檔工作引起部門領導的足夠重視，僅靠建檔單位自己是不夠的。

3 基建檔案管理存在的問題

3.1 管理模式老化，機制體制落后

體制機制制約不僅表現在檔案信息化建設過程中，也表現在檔案管理和檔案相關業務開展過程中。而對這些障礙，一方面應該看到市場經濟條件下行政管理體制改革乃至政治體制改革滯后的因素，另一方面也該看到信息化對政府工作體制機制改革的滲透、推動和促進作用。因此，對檔案信息化建設面臨的體制機制問題既要看到障礙性的一面，也要辯證地認識到，這正是檔案信息化建設需要突破的重點。傳統的檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：一是檔案操作都是由人工完成，效率比較低；二是檔案流動起來比較麻煩；三是檔案更新起來比較慢；四是存在監管漏洞，容易引發腐敗行為。

3.2 軟硬件配套措施不足

傳統的檔案管理，一方面大都還是使用一些硬件比較落后的設備，跟不上現代化的要求；另一方面，配套的軟件也跟不上檔案管理的要求，軟硬件配套設置急需改進。

3.3 信息數據庫建設落后

在檔案錄入上，有時為了趕進度只是錄入了最基本的信息，導致檔案信息數據庫不完整，這就造成了日后對檔案的篩選和管理的不便。信息數據庫更新的不及時也會導致檔案的一系列問題。

3.4 檔案信息安全建設不足

信息安全建設不足主要體現在數據備份不及時，系統安全漏洞等方面。檔案系統一旦遭受到黑客的攻擊導致檔案泄露，其造成的影響將難以估計。

4 檔案信息化的建設與對策

4.1 強化檔案管理的法律法規，建立檔案信息化標準

檔案部門首先要制定出檔案信息化管理的規章制度，保障具體工作的充分落實；其次要建立檔案信息化標準，例如在檔案的信息化錄入時規定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護操作等。在法規與標準的制定時一方面要邀請相關專家以座談會的形式進行討論，另一方面也要通過調查問卷，實地調查等手段收集民眾的意見，以此建立起一個科學、有效、規范的信息化檔案運行機制。

4.2 健全和完善檔案信息化相關法律制度

建立、健全和完善檔案信息化相關法律制度，是實施依法治國方略的要求，也是建設法治政府不可或缺的重要組成部分。檔案信息化法制建設，既是對檔案信息化成果上升到法律制度層次的規范和確認，也是以高度負責的態度面對檔案事業發展和檔案利用者需求的具體體現，對提升檔案工作和檔案管理水平，拓寬檔案服務領域和提高檔案服務能力具有積極深遠的意義。

4.3 加大檔案信息化軟硬件設施的投入

在硬件方面，計算機相比傳統檔案的紙質錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優點。由于檔案的特殊性，對計算機的性能和穩定性要求比較高，因此應加大對計算機硬件的投入；在軟件方面，由于檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩定的實現檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進行軟件的更新與維護，確保軟件的平穩安全運行。

4.4 建設檔案信息數據庫

由于檔案的數據都是百萬量級的，因此建立檔案數據庫顯得非常必要。檔案數據庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實現的信息的準確錄入和刪除操作、二是實現數據庫的動態更新、三是實現檔案更新的及時性、四是實現檔案數據的長期保存、五是保證檔案數據在數據庫中的安全性。檔案數據庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現檔案數據及時更新，使數據管理起來更加方方便。

4.5 建立檔案資源共享機制

在具體的實現方式上，單位檔案管理部門內部資源共享主要是通過局域網來實現的，通過軟件的對接可以實現檔案的共享。此外還可以建立檔案信息網站，為外部人員提供查詢平臺，這方面可以學習美國的經驗，為申請者提供檔案查看和修改服務。在建立數字化共享平臺上建立技術規范和網絡信息安全管理的制度，依法查閱、利用和共享資源。

4.6 提升網站建設水平，構建信息交流平臺

在內部局域網、互聯網和對接軟件的基礎上建立綜合的檔案服務網站。把過去靜態的檔案管理轉變為動態的檔案管理，利用該網站的建設實現對局決策、檔案管理、對外服務等方面的幫助。網站的開發工作既可以自己招聘組建專門的開發團隊，也可以把開發建設工作整體外包給第三方軟件開發單位，并且要定期對網站進行檢查，確保其運行穩定，最終形成一個完善的信息化檔案管理綜合服務網站。

4.7 建立部門立卷制

領導重視、加強管理，使檔案管理部門和產生基建檔案的部門協同配合，使用統一的檔案管理軟件，產生的基建檔案就地轉化成可被檔案管理軟件識別兼容的電子檔案并上傳到檔案管理部門。改變檔案管理人員費時費力的手工勞動，只需通過管理軟件進行網上接收、鑒定、分類、歸檔，這樣既提高了基建檔案的準確性、成套性，又提高了檔案收集保管的效率。這種部門立卷、網絡上傳接收的工作方式還適用文書、教學、科研、出版等多種檔案管理。

5 結語

總之，基建檔案數字化建設，是檔案工作發展的必然趨勢。在軟硬件設施具備的前提下，基建檔案數字化成為可能，實現基建檔案信息的接收、傳遞、存儲、檢索、查閱、提供利用，建立基建檔案網絡化共享平臺，實現檔案查閱的快捷化，是數字化的最終目的。

參考文獻

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作者簡介

周志慧，山東省魯南監獄，本科，中共山東省委黨校。