城市規劃檔案信息化管理和建設的途徑探究

郁虹

摘 要：城市規劃是對城市布局、城市各項工程建設以及城市未來發展的綜合部署，是城市建設與管理的重要組成部分之一，是一個城市一定時期內的發展藍圖，因此開發利用城市規劃檔案對于城市的建設有著尤為重要的積極推動作用。城市規劃檔案包含各種圖紙、圖表以及文字資料，如何對這些信息資料進行很好地管理與建設，使其更好地為城市建設服務，這就離不開現代信息技術的幫助。將現代信息技術應用到城市規劃檔案管理和建設中來，能夠有效延長城市規劃檔案的壽命，能夠有效提升城市規劃檔案的管理水平，因此探究城市規劃檔案信息化管理和建設的途徑有著尤為重要的意義。

關鍵詞：城市規劃；城市建設；發展藍圖；城市規劃檔案；信息化

21世紀是信息技術飛速發展的年代，信息化已滲透到社會生活的各個角落。信息化是當今時代發展的大趨勢，代表著先進生產力。[1]它的發展對城市規劃檔案管理和建設工作有著積極的影響，為城市規劃檔案管理和建設工作帶來了諸多便利。在已經無法離開計算機網絡與信息科技的今天，檔案信息化已成為城市規劃檔案管理和建設發展的必然趨勢。現代信息技術在不斷發展，因此城市規劃檔案管理和建設信息化也是一個不斷發展的動態過程，這就需要城市規劃檔案工作者不斷加強自身能力建設，與時俱進，不斷分析當前城市規劃檔案信息化管理與建設工作中存在的不足，積極探尋可行對策來夯實城市規劃檔案管理和建設信息化的基礎，推動城市規劃檔案信息化進程，促使其更好地為城市建設服務。

1 城市規劃檔案管理信息化建設的意義

城市要想獲得健康有序的發展，必然離不開一套科學合理的規劃設計，因此城市規劃檔案的利用，對城市規劃設計工作而言是非常必要的，它能夠為城市規劃設計提供尤為重要的參考依據[2]，進而讓城市規劃變得更加合理、更加科學，更好地規劃城市發展。在現代信息技術廣泛應用于各個領域的形勢背景下，將現代信息技術應用到城市規劃檔案管理與建設中來，是城市發展建設新的需要，其重要意義主要體現在以下幾點：

首先，能夠有效提升城市規劃檔案管理和建設工作的工作效率。利用傳統方式來管理與建設城市規劃檔案，需要進行以下步驟：分類、排序、裝訂城市規劃檔案→人工撰寫城市規劃檔案相關信息→手工抄寫檔案目錄→將檔案與目錄裝入檔案盒。整個操作流程需要耗費大量的時間和精力，而且一不小心就容易出現錯誤，導致檔案無法及時正確整理歸檔。而應用信息技術后，就可以使檔案管理與建設工作實現自動化、數字化、網絡化，不僅管理方便，而且便于快速查找和多次利用。

其次，能夠使城市規劃檔案通過遠程傳輸更便捷地實現資源共享。在過去如果需要城市規劃檔案，使用者需要自己到檔案管理部門查找，或者讓檔案管理部門通過郵寄、傳真等方式發送給自己。而當城市規劃檔案實現信息化后，就可以利用網絡實現檔案管理部門與檔案利用者兩者之間的檔案信息傳遞，大大節約人力、物力以及時間。

最后，當城市規劃檔案實現信息化后，將大大延長城市規劃檔案的使用壽命。傳統的城市規劃檔案由于大多是紙質檔案，因此不僅管理成本高而且會占用大量的存放空間。當存放時間變長后，就會使得檔案慢慢發黃，變得易脆、容易損壞[3]，尤其是在長期頻繁利用檔案的情況下，很容易造成檔案的損壞或丟失。而利用現代信息技術將紙質檔案轉化為電子檔案后，通過光盤、硬盤甚至是云技術等媒介儲存，在做好備份的前提下，就很難再發生檔案信息損壞或者丟失的情況了。

2 城市規劃檔案信息化管理和建設存在的不足

首先，對城市規劃檔案信息化管理和建設的思想認識不足。城市規劃檔案信息化管理和建設是一項系統的任務，雖然能夠有效提升檔案管理水平，然而由于城市規劃檔案管理和建設畢竟處于城市規劃設計流程的最終環節，因此許多城市規劃部門對于城市規劃檔案信息化管理和建設的重視存在不足，這就造成城市規劃檔案信息化進程滯后。不論是國外還是國內，因為檔案管理工作人員對檔案管理和建設重視不夠，投入力度不高，進而影響城市規劃建設的情況比比皆是。因此不論是城市規劃檔案的管理者還是實際的工作者，都應當用積極的姿態投入到城市規劃檔案信息化管理和建設工作中去。

其次，城市規劃檔案信息化管理和建設前期準備工作存在不足，主要表現為以下幾個方面：一是城市規劃檔案資料數據不科學、不準確、不完備；二是許多城市的城市規劃檔案并不是由專業的檔案管理人員來進行編制；三是入檔質量低，且電子檔案文件整理存在整理不齊全和更新不及時等問題。

最后，對現代信息技術的應用速度沒有跟上信息技術的發展速度。城市規劃檔案信息化管理和建設離不開先進的現代信息技術作為支撐，然而事實上我國城市規劃檔案管理和建設工作對于現代信息技術的應用仍然處于弱勢地位，這就造成城市規劃檔案信息化管理和建設工作實際操作效率并不是很高，技術方面的應用沒有跟上，直接影響著城市規劃檔案信息化工作目標的實現，不能更好地為城市規劃設計服務。

3 城市規劃檔案信息化管理和建設的途徑

（一）做好檔案信息化管理和建設的前期準備

對于城市規劃檔案管理和建設工作而言，信息化管理與建設方式是時代的發展趨勢，城市規劃檔案管理部門只有不斷引進新的信息技術以及不斷優化管理模式，才能更好地適應城市規劃檔案管理和建設信息化的實際需要，因此城市規劃檔案管理部門首要之重就是要做好信息化管理和建設的前期準備。比如針對目前城市規劃檔案管理和建設工作的具體內容和實際情況，首先要明確當前檔案信息化管理和建設需求，通過合理分析這些需求，再有針對性地做好相關技術配置工作，并制定相應的信息化設施構建、設備準備工作。還有就是要加大宣傳力度，加強城市規劃檔案管理部門全體工作人員對于檔案信息化管理和建設重要性的認識，使其積極投身到城市規劃檔案信息化管理和建設中去，自覺履行城市規劃檔案相關管理制度。

（二）制定城市規劃檔案信息化管理和建設制度

城市規劃檔案信息化管理和建設制度的制定是城市規劃檔案實現信息化管理和建設的基礎，只有在制度的約束下，才能在最大程度上避免弄虛作假、徇私舞弊等行為的產生，只有通過制度的約束才能有效提升檔案管理人員的工作責任心。制定的檔案信息化管理和建設制度必須涵蓋城市規劃檔案管理和建設整個過程，從規劃檔案輸入、規劃檔案管理，規劃檔案借閱等等相關環節，確保規劃檔案管理人員以及規劃部門其他人員在執行規劃檔案信息化管理和建設過程中能夠做到有章可循、按章辦事。比如城市規劃檔案借閱環節，應對借閱的權限、借閱的方式、借閱的流程進行相關規定。又如泄露檔案信息，破壞、偽造、銷毀城市規劃檔案等方面應當承擔的法律責任以及受到怎樣的紀律處分等等，這些都需要在管理制度中有所體現。此外，城市規劃部門還可以通過多種培訓來有效提高全體人員的工作責任心，確保他們嚴格執行城市規劃檔案信息化管理和建設相關規章制度，進而確保城市規劃檔案信息化管理和建設工作的有序開展。

（三）加強城市規劃檔案數字資源建設力度

在檔案信息化管理和建設過程中，檔案數據庫建設是應用最早同時也是應用最為廣泛的基礎性工作，是城市規劃檔案實現數字資源建設的首要任務之一。對于城市規劃檔案數字資源庫建設，要明確是為了滿足建立城市規劃檔案信息管理系統以及用戶檢索的需要，主要用于多媒體、檔案目錄、檔案全文等實體信息的。根據城市規劃檔案數據庫的數據類型以及數據形式，可以將其分為多媒體檔案數據庫、規劃檔案目錄數據庫、規劃檔案全文數據庫。這三個數據庫中，規劃檔案目錄是首要建設目標，是城市規劃檔案實現信息化建設的切入點以及工作重心。城市規劃檔案數據庫建設的關鍵步驟就是實現規劃檔案信息數字化，并將數字化后的檔案收集整理并歸檔。在數字化規劃檔案的時候，要注意進行嚴格的校對審核，比如各種標識、各種符號是否有誤；字段長度是否符合確定的結構長度[4]；字段的數據形式是否正確等等。

（四）加強城市規劃檔案信息安全建設工作

在城市規劃檔案信息化管理和建設過程中，信息安全建設工作是重中之重，是檔案信息化管理和建設各項工作能夠順利進行的基本保障。城市規劃檔案管理部門應當積極探尋有效措施，創新應用先進的信息技術手段，確保城市規劃檔案數字管理系統安全運行。主要可以從以下幾個方面進行：一是建立檔案數據備份機制以及災難恢復機制[5]，確保檔案數據在遭到破壞后能夠有效恢復。比如可以借助云計算技術將檔案數據備份到云空間，取用方便，費用低廉，而且安全系數高。二是針對規劃檔案數據庫管理、規劃檔案數字化等各項涉及到檔案信息安全的環節制定相應的規章制度。三是根據規劃檔案內容以及利用價值，將其分為不開放檔案和開放檔案兩種，不開放檔案僅部門內網用戶且具有相關權限的人員才能查詢調用，開放檔案則放入互聯網供社會需要人士查詢使用，通過這一途徑來有效保障不開放檔案的信息安全。

（五）對城市規劃檔案管理人員加強教育培訓

對城市規劃檔案管理人員加強培訓主要可以從以下三個方面進行：首先，對城市規劃檔案管理人員加強專業知識技能培訓。城市規劃部門可以通過開展各類學習交流活動或者專業知識技能培訓活動，不斷提升城市規劃檔案管理人員的專業知識技能和業務水平。其次，對規劃檔案管理人員加強計算機方面的知識和操作技能的培訓，增強他們對規劃檔案信息化管理的管理能力，使其能夠充分滿足城市規劃檔案信息化建設的需求，進而不斷提高規劃檔案管理水平。最后，提升規劃檔案管理人員的信息化管理意識，要使其充分認識城市規劃檔案實行信息化管理和建設的必要性和重要性，進而從思想上意識到規劃檔案信息化管理的可持續發展性。只有當規劃檔案管理人員形成了正確的思想認識后，才能有助于規劃檔案信息化管理和建設工作獲得突破性的進展。

4 結語

綜上所述，城市規劃檔案信息化管理和建設已經成為了城市規劃檔案管理工作的重要發展方向，通過應用先進的現代信息技術，城市規劃檔案管理工作將更加科學、高效和全面，將能夠有效提升規劃檔案信息資源的利用率，進而更好地為城市規劃設計服務。

參考文獻

[1]劉麗偉.城市規劃檔案管理的信息化探討[J].信息化建設，2016，（07）：238.

[2]叢化龍.淺論城市規劃檔案管理的信息化[J].河南建材，2011，（01）：75-76.

[3]陳宏霞.規劃檔案信息化與數字化研究綜述[J].辦公自動化，2016，（02）：53-55.

[4]鄧衛紅.城建檔案信息化給力幸福檔案——談規劃管理檔案信息化在城市規劃管理工作中的作用[J].廣東檔案，2011，（03）：12-13.

[5]楊濤.淺談城建檔案信息化建設[J].黑龍江檔案，2014，（04）：152.