“立專卷”在高職院校管理工作中的應用效果評價

劉利英

【摘 要】 本文就近年來學院開展一系列專項工作準備迎檢檔案資料的實際情況，分析了整理迎檢檔案資料過程中“立專卷”的特點，對“立專卷”效果進行了分析評價，指出了存在的問題及解決措施，有利于進一步提升高職院校管理工作規范化水平。

【關鍵詞】 “立專卷”；應用效果；評價

【中圖分類號】 G64.20 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 2095-3089（2016）25-00-01

近年來，我國職業教育事業的發展，建成了世界上規模最大的職業教育體系，對職業院校管理要求越來越高。2015年教育部印發《職業院校管理水平提升行動計劃》，推動職業院校以強化教育教學管理為重點，全面貫徹落實國家有關政策、制度、標準和要求，不斷提高管理工作規范化、科學化、精細化水平。在規范高職院校管理過程中，各校都高度重視檔案資料的管理。四川衛生康復職業學院作為2012年新升格的高職院校，重視檔案管理這項基礎性工作。在開展專項工作的同時，明確提出“立專卷”的管理要求，保障了各專項工作的順利開展，提高工作效率，增強全院檔案意識，提高學院管理規范化水平。

1 正確認識“立專卷”的特點

2014年，學院檔案管理達到四川省事業單位檔案管理二級標準，檔案管理制度化、科學化、規范化水平越來越高，檔案管理能更好地服務于全院師生，服務于學院事業發展，增強了全院教職工檔案管理意識。因此在開展專項工作的過程中，準備好迎檢檔案資料已成為全院教職工的共識和自覺行為。學院開展各項工作和活動中“立專卷”迎撿，其最大特點是分類整理材料，將專項工作中形成的材料單獨組卷，保證材料內在聯系，使檔案材料完整、系統，有利于迎檢時迅速、準確查找到有關材料。

2 做好“立專卷”的準備

2.1明確工作要求。近年來學院先后迎接了升格檢查、人才培養工作評估等綜合性檢查；新專業申報、重點專業建設、特色專業建設、產教融合項目、“兩學一做”學習教育等專項檢查；教育質量綜合考核、國家獎助學金檢查、大學生思政體系建設等常規檢查，各項檢查都明確要求準備軟件材料。

2.2明確工作標準。為確保全院迎檢工作順利開展，參照國家公文格式標準，學院制發了《規范迎檢材料格式的通知》，明確規定了迎檢材料的格式標準。同時制發了《規范文件材料收集整理的通知》，統一迎檢材料收集范圍、整理原則、分類編號標準、裝卷要求、案卷封面背脊標識等。

2.3組織培訓學習。專項工作牽頭部門負責做好佐證材料梳理和任務分解，落實責任到部門及人頭。召開專題會議培訓，布置迎檢材料準備工作任務，分類整理立卷等具體要求。

3 開展“立專卷”效果評價

學院在規范管理過程中，有效運用“策劃—實施—檢查—改進”PDCA循環管理模式，對專項工作迎檢材料有安排、有實施、有檢查、有評價、有改進。

3.1“立專卷”的應用成效

3.1.1“立專卷”能保證迎檢檔案材料的完整、系統。在收集迎檢文件資料時，學院按照專項工作要求梳理收集范圍，材料收集齊全、完整后分類整理，使迎檢檔案資料具有完整性、系統性。如2011年學院準備升格迎檢檔案時，創建辦根據升格工作目標任務，收集、整理一線材料33卷，材料完整、規范，受到專家組一致好評。

3.1.2“立專卷”保證了材料“專“而”精，有利于提高工作效率。學院在整理材料時將同一類材料集中組卷，按照邏輯關系編制案卷檢索目錄，迎檢時可迅速、準確地提供利用。因為一卷檔案材料少而精，檢查者可以一目了然地看出工作開展情況，這就大大提高了工作效率和質量。如升格期間準備了迎檢檔案資料33卷，由于專家們的工作日程安排時間緊，提出只看專任教師花名冊及結構分析、建筑面積等辦學條件關鍵指標支撐材料，學院從編制的檢索目錄中迅速查找到師資隊伍、建筑面積專卷，專家詳細查閱了案卷內容，對迎檢材料的規范管理給予了高度評價。

3.1.3“立專卷”可以詳細反映出一個單位開展工作的情況。2011年學院準備升格迎檢檔案時，按照教育部高等職業學校設置標準，將迎檢檔案資料設計為辦學條件、學校管理、辦學成效分為三個一級指標21個二級指標，要求各任務部門按照佐證材料要求收集資料，同時要求各部門自行做好三線材料組卷。學校負責檢查督促資料收集工作，10月底，21個二級指標佐證材料基本收集齊全，創建辦組織專人分類組卷，規范裝具標識。12月專家組實地查看了學校基礎建設情況和實驗、實訓室建設情況，并通過查閱資料、質詢答辯等形式，對學校創建四川衛生康復職業學院的基礎、優勢、必要性和可行性、發展規劃等進行了全面審查。專家們一致認為“在基礎設施建設、內涵建設、人才隊伍建設、招生就業等方面工作成效突出，檔案資料整理規范，一線資料足以充分反映衛校的必備辦學條件及學校管理的情況”。

3.2“立專卷”存在的問題及解決措施。

3.2.1“立專卷”所形成的檔案與文書立卷形成的檔案不盡相同，造成重復工作。“立專卷”形成的檔案內容較單一，一般不按學院現行的檔案分類大綱組卷。這就要求各職能部門在平時工作中就要特別注意將學院形成的文件多存兩份以利于在準備迎檢資料時使用，而不再去復印已裝盒入館保存的檔案，減少不必要的重復，提高工作效率。

3.2.2“立專卷”形成的檔案材料內容較單一，造成檔案數量增加。如學院目前準備的人才評估迎檢材料，主要分三條主線，評估指標體系涉及7個指標，22個關鍵要素支撐材料；數據平臺共9項，上萬個數據點支撐材料；6個專業的剖析支撐材料。三條線的工作互有交叉，但組卷的支撐資料要求不盡相同，將極大增加各部門工作量和檔案數量。在實際工作中，可加強支撐材料的共用或交叉使用。

3.2.3“專卷”多數具有時效性，往往在迎檢時使用，以后就有可能不再用，容易造成資料積壓。比如學校在1996迎接省級重點中專檢查、2004年迎接國家級重點中專檢查、護理專業申報省級重點專業、2009年影像、藥劑申報市級重點專業等專項工作中形成的數百卷檔案資料，時間越長使用率越低，這類材料成為“死資料”，越積越多，占用了檔案室資源，視為短期保管檔案予以銷毀。

總之高等職業院校管理工作中“立專卷”的應用廣泛，為專家領導檢查指導工作提供了方便，提高了工作效率；另一方面也跟學校造成一定的資源浪費，亟待在以后工作中進一步改進方式方法，更新管理理念，促進職業院校管理規范化水平的進一步提升。

參考文獻：

1.李霞.檔案管理中的專卷現象評析.中共樂山市委黨校學報，2007（7）

2.曾放.不容忽視的“專卷”現象.四川檔案，2002（2）