如何做好溝通協調工作

蘇景

身為一名綜合部管理人員，也就是其他單位稱呼的辦公室，溝通協調是辦公室的一項重要工作。辦公室處在單位領導之間，無論是參與政務、處理事務還是辦理會議，都離不開辦公室的大力溝通協調。新時代、新形勢、新任務要求辦公室必須以新的方法、新的思維來處理組織交給辦公室的各項工作。所以，如何做好辦公室的溝通協調工作的重要性是不言而喻了。個人就辦公室人員如何做好自己的本職工作淺談一下自己的看法。

一、正確認識溝通協調工作的重要性是做好辦公室工作的前提

1.溝通協調是使組織成為一個整體的“凝聚劑”。每個單位都由數人，數十人，甚至成千上萬人組成，組織每天的活動也由許許多多的具體的工作所構成。由于個體的地位、利益和成長經歷以及能力的不同，他們對組織目標的理解和掌握的信息也就不同，這也就使得各個體的目標有可能偏離組織的總體目標，甚至完全背道而馳。有關資料研究表明：管理中70%的錯誤是由于不善溝通協調造成的。那么如何保證上下一心，不折不扣地完成組織的總體目標呢？這就需要溝通協調使個體之間、部門之間、個體與部門之間互相交流意見，同意思想認識，自覺地協同配合各項工作的完成，從而保證組織目標的實現。

2.溝通協調是領導者激勵下屬，實現其職能的基本途徑。一個組織的領導者無論他有多么高超的領導藝術水平、多么有效的管理方法，他都必須將自己的意圖和和想法告訴下屬，并且要了解下屬的想法。所謂“知己知彼，百戰不殆”，作為辦公室人員只有充分認識了解領導者和溝通協調工作的重要性，才能將辦公室的事做好。

3.溝通協調是辦公室乃至整個組織與外部環境建立聯系的橋梁。溝通協調工作滲透在辦公室各項工作的每一個環節上。作為處于樞紐位置的辦公室工作人員必須充分認識到溝通協調工作的重要性，把溝通協調工作作為辦公室的一項重要工作來完成。只有這樣才能使組織整體工作的高效運轉和任務的圓滿完成。

二、準確把握溝通協調工作的核心是做好辦公室工作的基礎

1.工作溝通協調。第一、公文溝通協調，包括對外公文與對內公文的撰寫和外來公文的處理工作，廣泛征求各方面的意見完善公文內容，提高公文質量，為領導提供優質的智力服務，并根據領導的意見、決策或指示，辦公室要綜合、篩選各方材料交于領導閱覽，以此減少領導的工作的壓力，提高領導的工作效率。

第二、會議溝通協調，這是最常見的一種溝通協調方法，也是最重要的、最有效的方法。其中基本的是溝通協調會議的時間、地點、議題和決策的落實工作，避免“會議撞車”，保證會議達到預期的目的。

第三、事務溝通協調。辦公室的職能之一就是管理事務。把握“尺度”協助領導管理事務，使領導騰出更多的精力抓大事、抓要事。由于辦公室工作瑣碎且紛繁復雜，就使有的工作人員對其產生了不屑一顧的消極思想，認為這些是小事隨便應付一下即可，還大言不慚地喊著“要就干大事，要么不干”。據說這種思想傾向在許多單位存在。對此，必須要引起辦公室人員的高度重視。另外辦公室工作人員還要積極做好外事服務工作，努力提高接待水平，贏得各級領導和各屆人士的理解與支持。

2.關系溝通協調。第一、領導關系的溝通協調。任何一個單位的領導者都有相應的職責權力。由于領導的閱歷、經驗、作風、氣質不同，或者由于他們的認識、觀察事物的角度、出發點不同，導致在處理具體的問題、形成某項決策時，往往會因一些不同的觀點而出現矛盾。切不可因過去那位領導對你有偏見就趁此機會從中挑撥離間，使單位關系緊張，影響了組織工作的正常運行。

第二、搞好部門之間的溝通協調工作。辦公室的主要任務就是把握動向，合理引導并溝通協調各方面的關系，促進部門間精誠合作，防止推委扯皮等不良現象發生。

第三、內外關系的溝通協調。在辦公室內部，辦公室的負責人員應帶好頭搞好溝通協調工作，充分調動各方面的積極性處理好內部上下級、橫向部門間、工作人員間的矛盾，實現內部信息暢通交流，創造一個團結協作、溫暖和諧的內部人事環境。在處理外部關系時，辦公室應輔助協調領導將全能型領導機構轉變為有限型。改變過去無所不包、無所不能的傳統習慣，堅持有所為，有所不為。

三、提高辦公室人員的自身素質是做好溝通協調工作的基本保證

辦公室的角色決定了其溝通協調工作面廣量大，頭緒繁多。加強自身素質修養，具有本職工作相適應的思想素質、理論水平和決策能力，是搞好溝通協調工作的基礎。魏征曰：“求木之長者，必固其根本；欲流之遠者，必浚其泉源。”溝通協調之本，集中于辦公室工作人員的基本素質，沒有良好的素質連一般的工作做起來都會感到吃力，做溝通協調工作自然是力不從心。所以辦公室工作人員必須充分認識自身素質的高低對辦公室工作的重要性，正視自身素質的不足，有針對性地提高自己，充實自我。

搞好素質建設，首先要在德、智、才上下功夫。其次，要有不斷創新的精神。創新是一個民族進步的靈魂，更不必說是一個單位了。總之，搞好溝通協調工作既是提高辦公室整體工作水平的一個基本前提，也是防止政令不通，避免單位工作被動的一個“法寶”。只有充分認識清楚了溝通協調工作的重要性，準確把握好溝通協調之“的”，真正掌握了溝通協調工作的藝術，誠心建立了良好正常的人際關系，切實提高了自身的素質，才能適應新世紀，新形勢對辦公室工作的要求，才能不斷提高辦公室的工作質量與水平，進而做好辦公室的溝通協調工作。