如何做好溝通協(xié)調(diào)工作

蘇景

身為一名綜合部管理人員，也就是其他單位稱呼的辦公室，溝通協(xié)調(diào)是辦公室的一項重要工作。辦公室處在單位領(lǐng)導(dǎo)之間，無論是參與政務(wù)、處理事務(wù)還是辦理會議，都離不開辦公室的大力溝通協(xié)調(diào)。新時代、新形勢、新任務(wù)要求辦公室必須以新的方法、新的思維來處理組織交給辦公室的各項工作。所以，如何做好辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作的重要性是不言而喻了。個人就辦公室人員如何做好自己的本職工作淺談一下自己的看法。

一、正確認(rèn)識溝通協(xié)調(diào)工作的重要性是做好辦公室工作的前提

1.溝通協(xié)調(diào)是使組織成為一個整體的“凝聚劑”。每個單位都由數(shù)人，數(shù)十人，甚至成千上萬人組成，組織每天的活動也由許許多多的具體的工作所構(gòu)成。由于個體的地位、利益和成長經(jīng)歷以及能力的不同，他們對組織目標(biāo)的理解和掌握的信息也就不同，這也就使得各個體的目標(biāo)有可能偏離組織的總體目標(biāo)，甚至完全背道而馳。有關(guān)資料研究表明：管理中70%的錯誤是由于不善溝通協(xié)調(diào)造成的。那么如何保證上下一心，不折不扣地完成組織的總體目標(biāo)呢？這就需要溝通協(xié)調(diào)使個體之間、部門之間、個體與部門之間互相交流意見，同意思想認(rèn)識，自覺地協(xié)同配合各項工作的完成，從而保證組織目標(biāo)的實現(xiàn)。

2.溝通協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)者激勵下屬，實現(xiàn)其職能的基本途徑。一個組織的領(lǐng)導(dǎo)者無論他有多么高超的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)水平、多么有效的管理方法，他都必須將自己的意圖和和想法告訴下屬，并且要了解下屬的想法。所謂“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，作為辦公室人員只有充分認(rèn)識了解領(lǐng)導(dǎo)者和溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，才能將辦公室的事做好。

3.溝通協(xié)調(diào)是辦公室乃至整個組織與外部環(huán)境建立聯(lián)系的橋梁。溝通協(xié)調(diào)工作滲透在辦公室各項工作的每一個環(huán)節(jié)上。作為處于樞紐位置的辦公室工作人員必須充分認(rèn)識到溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，把溝通協(xié)調(diào)工作作為辦公室的一項重要工作來完成。只有這樣才能使組織整體工作的高效運轉(zhuǎn)和任務(wù)的圓滿完成。

二、準(zhǔn)確把握溝通協(xié)調(diào)工作的核心是做好辦公室工作的基礎(chǔ)

1.工作溝通協(xié)調(diào)。第一、公文溝通協(xié)調(diào)，包括對外公文與對內(nèi)公文的撰寫和外來公文的處理工作，廣泛征求各方面的意見完善公文內(nèi)容，提高公文質(zhì)量，為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)的智力服務(wù)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見、決策或指示，辦公室要綜合、篩選各方材料交于領(lǐng)導(dǎo)閱覽，以此減少領(lǐng)導(dǎo)的工作的壓力，提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。

第二、會議溝通協(xié)調(diào)，這是最常見的一種溝通協(xié)調(diào)方法，也是最重要的、最有效的方法。其中基本的是溝通協(xié)調(diào)會議的時間、地點、議題和決策的落實工作，避免“會議撞車”，保證會議達(dá)到預(yù)期的目的。

第三、事務(wù)溝通協(xié)調(diào)。辦公室的職能之一就是管理事務(wù)。把握“尺度”協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理事務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)騰出更多的精力抓大事、抓要事。由于辦公室工作瑣碎且紛繁復(fù)雜，就使有的工作人員對其產(chǎn)生了不屑一顧的消極思想，認(rèn)為這些是小事隨便應(yīng)付一下即可，還大言不慚地喊著“要就干大事，要么不干”。據(jù)說這種思想傾向在許多單位存在。對此，必須要引起辦公室人員的高度重視。另外辦公室工作人員還要積極做好外事服務(wù)工作，努力提高接待水平，贏得各級領(lǐng)導(dǎo)和各屆人士的理解與支持。

2.關(guān)系溝通協(xié)調(diào)。第一、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。任何一個單位的領(lǐng)導(dǎo)者都有相應(yīng)的職責(zé)權(quán)力。由于領(lǐng)導(dǎo)的閱歷、經(jīng)驗、作風(fēng)、氣質(zhì)不同，或者由于他們的認(rèn)識、觀察事物的角度、出發(fā)點不同，導(dǎo)致在處理具體的問題、形成某項決策時，往往會因一些不同的觀點而出現(xiàn)矛盾。切不可因過去那位領(lǐng)導(dǎo)對你有偏見就趁此機(jī)會從中挑撥離間，使單位關(guān)系緊張，影響了組織工作的正常運行。

第二、搞好部門之間的溝通協(xié)調(diào)工作。辦公室的主要任務(wù)就是把握動向，合理引導(dǎo)并溝通協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，促進(jìn)部門間精誠合作，防止推委扯皮等不良現(xiàn)象發(fā)生。

第三、內(nèi)外關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)部，辦公室的負(fù)責(zé)人員應(yīng)帶好頭搞好溝通協(xié)調(diào)工作，充分調(diào)動各方面的積極性處理好內(nèi)部上下級、橫向部門間、工作人員間的矛盾，實現(xiàn)內(nèi)部信息暢通交流，創(chuàng)造一個團(tuán)結(jié)協(xié)作、溫暖和諧的內(nèi)部人事環(huán)境。在處理外部關(guān)系時，辦公室應(yīng)輔助協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)將全能型領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)橛邢扌?。改變過去無所不包、無所不能的傳統(tǒng)習(xí)慣，堅持有所為，有所不為。

三、提高辦公室人員的自身素質(zhì)是做好溝通協(xié)調(diào)工作的基本保證

辦公室的角色決定了其溝通協(xié)調(diào)工作面廣量大，頭緒繁多。加強(qiáng)自身素質(zhì)修養(yǎng)，具有本職工作相適應(yīng)的思想素質(zhì)、理論水平和決策能力，是搞好溝通協(xié)調(diào)工作的基礎(chǔ)。魏征曰：“求木之長者，必固其根本；欲流之遠(yuǎn)者，必浚其泉源?！睖贤▍f(xié)調(diào)之本，集中于辦公室工作人員的基本素質(zhì)，沒有良好的素質(zhì)連一般的工作做起來都會感到吃力，做溝通協(xié)調(diào)工作自然是力不從心。所以辦公室工作人員必須充分認(rèn)識自身素質(zhì)的高低對辦公室工作的重要性，正視自身素質(zhì)的不足，有針對性地提高自己，充實自我。

搞好素質(zhì)建設(shè)，首先要在德、智、才上下功夫。其次，要有不斷創(chuàng)新的精神。創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，更不必說是一個單位了?？傊?，搞好溝通協(xié)調(diào)工作既是提高辦公室整體工作水平的一個基本前提，也是防止政令不通，避免單位工作被動的一個“法寶”。只有充分認(rèn)識清楚了溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，準(zhǔn)確把握好溝通協(xié)調(diào)之“的”，真正掌握了溝通協(xié)調(diào)工作的藝術(shù)，誠心建立了良好正常的人際關(guān)系，切實提高了自身的素質(zhì)，才能適應(yīng)新世紀(jì)，新形勢對辦公室工作的要求，才能不斷提高辦公室的工作質(zhì)量與水平，進(jìn)而做好辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作。