試論如何做好檔案保密管理與利用

馬麗英

摘要：隨著社會的迅猛發展，檔案資源的社會價值開始被社會公眾所重視，這就涉及到檔案保密管理和利用工作。只有把這項工作做好了，才能維護黨和國家以及企事業單位的安全和利益。文章主要就如何做好檔案保密管理與利用進行了相關的分析，以供參考。

關鍵詞：檔案;保密管理;利用

檔案是社會信息資源，不但要重視其載體的保管保護，更要重視檔案密級調整、、監督、保密。檔案保管人員要在在提高認識、大力協調的基礎上嚴格執行解密劃控的時間標準，為企業的生產技術服務。

一、檔案保密管理工作的重要意義

作為人類社會各項實踐活動的真實歷史產物，檔案所具有的原始真實憑證功能及其權威性是現實客觀存在的，是其他信息資源無法替代的，所以利用檔案為人類社會實踐服務具有極強的現實性。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限，在開放檔案為社會服務的同時全面做好保密工作，這是檔案資料使用管理中的重要環節。

二、檔案保密管理存在的問題

（一）檔案保密管理技術手段低

要想將檔案的保密工作做到位，就必須要具備相應的保密手段。但是這種技術手段在當前的企業中并不常見。究其原因是企業檔案的保密工作意識不強，由此阻礙了檔案管理水平的提升。我們應該將先進的技術應用到檔案管理中，使檔案管理與技術手段完美的結合，促進保密工作的發展。另外，檔案的管理工作也應該得到重視，只有工作人員具備認真的工作態度，才能運用多元化的技術手段促進檔案管理的保密工作得到進一步發展，保證檔案管理的安全性。

（二）檔案管理人員的素質有待進一步提高

首先，有的單位檔案管理意識薄弱，只注重專業技術人員的繼續教育培訓而忽視了檔案人員的學習與培訓，對檔案管理工作沒能給予足夠的支持。其次，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰認識不足。以上所述嚴重制約著檔案管理工作的發展。

（三）檔案保密管理的制度不全面

部分檔案管理部門未能嚴格依照《檔案法》以及《保密法》中的相關規定，制定完善的檔案保密規章制度，導致檔案管理工作在落實過程中缺乏相應的指導依據。而且部分檔案管理部門雖然針對檔案保密管理工作有明確的規章制度要求，但是缺乏相應的落實執行措施，導致各項制度形同虛設，難以形成強有力的檔案保密管理體系。

三、檔案保密管理的改進方法

（一）使用各種新型檔案保密管理技術手段

多媒體以及電子檔案的保存方式主要有兩種，一種是借助于存儲盤進行保存，另一種則是直接存儲與網絡數據服務器上。對于通過存儲盤等存儲介質保存的電子檔案資料，重點應該做好存儲介質的安全保管，定期進行消磁以及修復，避免檔案數據資料的丟失。對于存儲于網絡數據庫內的檔案資料，則首先應該強化與網絡數據庫相關的計算機信息系統的管理，通過設置內外網隔離或者是登錄訪問權限，并設置完善的防火墻，保證檔案資料不會受到非法的竊取。此外，如果保存檔案資料的計算機出現損壞需要修復時，應該嚴格按照相關的保密管理規章規定，上報檔案管理保密委員會，由指定的電腦維修部門對電腦進行修復處理，避免涉密計算機中檔案資料的流出泄露。

（二）要進一步提高檔案管理人員的各項素質

檔案專業工作人員必須熱愛檔案事業，有較強的事業心和責任感，并具備一定的文書學、檔案史、檔案管理學、檔案文獻編纂學等專業基本知識，最重要的是檔案管理人員必須熟悉自己所管理的檔案的內容及密級。這就要求我們具備較強的信息素質、學習能力及記憶能力。所以這就要求我們檔案管理人員，必須注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式來提升自己，熟悉檔案工作的各個環節并按其基本要求努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率、提高檔案質量。通過外出交流的方式，與其他單位進行學習、討論、交流，將好的檔案管理方法進行應用，促使檔案管理工作更科學、更實用。

（三）建立健全的檔案保密管理制度

完善檔案保密體系應該從實際情況出發，根據不同的使用群體進行分類整理，將保密程度按照借閱量的多少進行由高到低的排列，這樣就能夠有效的掌握檔案的借閱與利用。另外，還應該在此基礎上建立起相應的監管體系，一方面，加強檔案的審批，進行層層把關，這樣做能夠保證檔案借閱的安全性，使其能夠及時歸還，另一方面，建立起該制度，能夠避免發生信息外泄的狀況。

四、如何做好檔案的利用工作

（一）完善監督措施

在檔案利用過程中，難保不會發生什么不好的事情。檔案管理人員要根據不同的利用目的和不同的利用人員，做好監督工作。工作人員要仔細檢查翻閱被利用過的檔案或案卷，一旦發現問題，要及時查處，并在檔案利用登記簿上備注說明，如果發現損毀檔案較嚴重的現象，要及時報告給上級領導，并采取措施，挽回損失。

（二）正確處理好檔案保密與管理利用的關系

在日常生活中，檔案管理人員要盡心盡職地工作，重視檔案保密。因為保守機密是每個公民應盡的義務，同時也是檔案管理工作人員的神圣職責。機密檔案必須保密，但是檔案保密的目的之一也是為了利用，如果為了保密而將檔案束之高閣，就不能發揮檔案的應有價值，所以，檔案要在不泄密的前提下，在有限范圍內加以利用。

五、結束語

總之，在檔案管理工作中，檔案保密和檔案維護安全始終是放在首位的，在能夠保障檔案保密以及維護安全的基礎下，進行科學管理，能夠極大的提高檔案的使用價值，進而能夠有效的避免由于檔案的泄露造成重大損失這一情況。

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