加強干部人事檔案信息化 管理全面促進人事管理創新

文/赤峰市人力資源和社會保障信息中心統計室 韓寶豐

加強干部人事檔案信息化 管理全面促進人事管理創新

文/赤峰市人力資源和社會保障信息中心統計室 韓寶豐

干部人事檔案是記錄干部個人工作能力、業績表現、學歷信息、個人信息等的憑證，是單位全面了解、識別和選拔干部的信息基礎。加強干部人事檔案信息化管理是提高干部檔案信息利用率的有效途徑，是進一步保障干部人事檔案信息安全性的有效措施，是促進單位人事管理創新的必要手段。基于此，本文從分析干部人事檔案信息化管理的重要性入手，提出完善干部人事檔案信息化管理的措施，以期為相關單位的干部人事檔案的信息化管理工作提供具有實踐意義的指導性建議。

干部；人事檔案；信息化；促進；管理

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）檔案查詢更便捷。對紙質檔案進行信息化處理，將檔案內容保存進計算機系統的相關軟件中，能夠讓檔案管理員及其他相關人員通過軟件的檢索功能，便捷地將其所要查詢的信息迅速調閱出來，而不需要通過檔案管理人員進入檔案管理庫從上百份檔案中翻閱查詢對象的相關檔案。信息化管理檔案的智能性，使得檔案的查詢更加便捷，極大地提高的工作人員的工作效率。

（二）檔案管理更規范。信息化檔案要求所有相關人員的信息必須按照檔案信息系統的要求規范填寫檔案內容，其字體、格式及內容都做了嚴格的規范，有效彌補了紙質檔案中字體不統一、字跡難辨認、格式不規范、內容不完整等弊端。規范化的信息化檔案能夠使得檔案管理人員根據技術的要求，隨時對檔案信息進行數據遷移與共享，使檔案信息的利用率大大提高。

（三）檔案保存更安全。由于紙張及筆墨的性質，紙質化檔案在保存過程中，要求其必須保存在背光、干燥、溫度適宜的環境中，但即使保存環境較好，筆墨仍會隨著時間的流逝而漸漸變淡直至消失，紙張也會漸漸黃化或硬化，變得易破易碎。信息化檔案能將檔案信息進行數字化處理，并進行相關加密，同時隨著技術的發展，信息化檔案只需要進行定期升級與遷移就能保證信息化檔案的完整性、可讀性及可用性。且當前的云技術等也能讓信息化檔案在云端進行保存，為信息化技術更增加了幾分安全性。

二、完善干部人事檔案信息化管理的措施

（一）完善干部人事檔案信息化管理標準體系。建立干部人事檔案信息化管理系統，需要建立信息化管理標準。首先，利用信息技術，建立人事檔案中必須錄入的檔案內容及內容格式等，統一標準統一錄入。同時對信息化檔案明確有權限調閱檔案的相關人員，明確寫讀與只讀權限，確定檔案的保密極數等。其次，建立審核檔案真實性的標準。當前信息技術發達，PS等相關技術能將檔案信息內容以假亂真。建立信息化檔案，必須制定鑒別電子化檔案憑證真實性標準，以此來保障檔案憑證作用的有效性。

（二）完善檔案信息的安全保障體系。完善檔案信息的安全保障體系主要從以下四個方面著手：第一，嚴格按照國家相關法律法規，對干部人事檔案信息進行安全保護。第二，采用當前最新科學技術，對干部人事信息化檔案進行相關加密行為，如：人像識別加密、眼球識別加密、數字字母加密、病毒防護、防火墻、安全審計等技術。確保檔案信息的安全性。第三，規定系統管理人員定期對數據進行日常管理、維護與數據遷移保護等。第四，完善安全保障制度，對干部檔案泄密等事件，嚴格追查相關責任人責任，并建立相應預警機制，及時彌補檔案泄密事件所帶來的損失。

（三）完善檔案信息的監管機制。干部信息化人事檔案管理在相關法律法規方面還存在諸多不完善之處，要保障干部信息化人事檔案的完整性、有效性及安全性等，必須建立完善的檔案信息監管機制。相關單位應根據信息化檔案管理標準，利用信息技術建立監測檔案信息調閱記錄及跟蹤信息，對信息復制、拍照等行為進行及時監測，定期對干部檔案信息的情況進行檢查，對違反相關規章制度的行為，根據規定嚴格進行責任追究，確保干部檔案信息在嚴格的制度下得到有效保障。

綜上所述，干部人事檔案信息化管理為檔案管理工作帶來了諸多便利之處，提高了檔案管理人員的工作效率，同時在一定層面上保障了人事檔案信息的安全性。但，當前信息技術是較為新型和專業性的技術，需要專業的人員對其進行管理，對可能入侵單位檔案管理系統的黑客等，需要采取及時有效的措施來保障干部信息化檔案的安全性，且需要建立嚴格的監督制度來保障可能出現的檔案信息泄密等事件，進而全方位保障干部檔案信息的安全性。

[1]張玉雙,田云,肖雨.芻議如何提高人事檔案信息化管理水平[J].山東工會論壇,2015(01):79-80.

[2]李丹娜.淺談人事檔案信息化管理[J].科技資訊,2014(05):211-212.

[3]李文華.加強人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].辦公室業務,2012(04):52.