試論中職學校干部人事檔案管理的歸屬

文/河南煤炭衛生學校 鄭鳳琴

試論中職學校干部人事檔案管理的歸屬

文/河南煤炭衛生學校 鄭鳳琴

干部人事檔案管理是中職學校管理工作的重要組成部分，是人才選拔的主要依據，隨著中等職業教育的發展，干部人事檔案管理的歸屬越來越受到人們的重視。本文對干部人事檔案的歸屬問題進行比較分析，以便更好地管理干部人事檔案。

中職學校；干部人事檔案；歸屬

干部人事檔案管理是中職學校管理工作的重要組成部分，是人才選拔的主要依據，是人力資源管理的歷史憑證。隨著中等職業教育的發展，干部人事檔案工作也有了相對發展，學校干部人事檔案管理的歸屬越來越受到人們的重視?？墒侵新殞W校干部人事檔案應該放在什么地方呢？人事處、組織部、還是綜合檔案室。檔案界對人事類檔案的歸屬問題也一直存在分歧。本文對干部人事檔案的歸屬問題進行比較分析，以期為人事檔案規范化管理打下基礎。

一、中職學校干部人事檔案的重要作用

（一）干部人事檔案是中職學校人力資源管理的歷史憑證。干部人事檔案相對于其他類別的檔案而言，其憑證價值具有法律效應，更具有現實效用。干部人事檔案是經過組織認可，記載個人經歷、業務能力、工作表現等內容的文件材料，包括履歷、自傳、鑒定、考核任免、學歷學位、職稱、工資、獎懲等等，在個人現實工作和生活待遇等方面發揮著十分重要的憑證作用。具有較強的保存和使用價值。

（二）干部人事檔案是中職學校選拔與培養人才的重要根據。從某種意義上講，干部人事檔案客觀反映單位組織對個人培養的全過程，個人成長的點點滴滴一般都能在人事檔案中找到縮影，是了解人才，發現人才、使用人才的重要根據。有了完整的人事檔案，組織人事部門就能及時準確地了解每位干部的工作經歷、思想作風、業務能力、職稱待遇等情況，為全面考察、了解與正確使用干部，評聘專業人才的技術職稱提供重要的信息。

（三）干部人事檔案是中職學校信息服務的重要基礎。干部人事檔案在中職學校管理工作中具有導向和連接作用。是組織、干部、人事工作的基礎工程。具有人力資源的現實功能和檔案信息的服務功能，能更好地對中職學校教師隊伍的管理起到促進作用。干部人事檔案也記錄了中職學校創業擴建的成長歷程，傳承著學校的文化精神，這賦予了干部人事檔案除了收藏和查閱之外的文化生命內涵，并使之成為溝通學校內外的重要橋梁，成為學校師生了解檔案信息、了解檔案工作的重要平臺。

二、中職學校干部人事檔案歸屬的現狀及原因

（一）現狀。2008年，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》，并于當年的9月1號開始實行。（根據情況，中職學校的檔案管理參照《高等學校檔案管理辦法》執行。）辦法規定：高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室，歸檔范圍包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類共11類。辦法中對人事檔案的收集并沒有涉及，這就使得中職學校對干部人事檔案的歸屬問題有不同的見解，學校領導對干部人事檔案的管理問題也有不同的看法。經筆者走訪調查本省的幾所中職學校大致有以下幾種情況：干部人事檔案由學校綜合檔案室隸屬于辦公室管理，人事檔案由組織部門和人事部門分頭管理等等，總之是五花八門，并沒有統一標準。

（二）原因。干部人事檔案顧名思義就是干部和人事這個字面上的意思，干部人事檔案一般都保管在組織人事部門。從我省中職學校發展情況和檔案管理的要求來看，干部人事檔案一般都保存在綜合檔案室。而這些綜合檔案室一般都隸屬于辦公室，并沒有保存干部人事檔案的職權。經筆者了解，省內的部分中職學校組織部門和人事部門是不分家的，屬于一個部門，但隨著學校的發展，組織人事部門承擔的業務也相應增加，一些職責也明確化、細化，所以組織和人事部門也就分開了。這樣一來，保管干部人事檔案的部門也就為了干部人事檔案的管理問題需要進行協調。組織部門認為：組織部負責干部的任免、升遷等工作，應該屬于組織部。而人事處認為：人事處負責學校教職工的工資、職稱等工作，應該屬于人事處。所以，干部人事檔案一般屬于組織部門和人事部門聯合管理。

（三）中職學校管理部門的重視程度不同。組通字〔1991〕13號文件中的干部檔案工作條例中明確規定：“管理一千人的檔案需要配備一名專職干部；二千以上的要配備二名專職干部，兼職人員要以主要精力從事干部人事檔案工作”。但是在高校干部人事檔案管理的過程中，這樣的“配備”幾乎難以實現。而檔案室長期以來一直是清水衙門，無權無勢，很少有人問津，甚至于有人還不知道有這個部門。在學校的工作中也是用著時重要，不用時想不起，處于無足輕重的地位。因此，學校領導和教職工對于檔案工作缺乏足夠的了解和認識，檔案管理意識不強。這種情況必然導致學校管理部門對干部人事檔案的去處有不同的意見和看法，把干部人事檔案置于次要的地位。

三、干部人事檔案歸屬的利弊分析

（一）干部人事檔案歸組織（人事）部門管理的利弊。1.由于干部人事檔案處于動態之中，并非靜態不變，隨時都會有很多新形成的歸檔材料需要補充歸檔，比如：每年的各類工資表、年度考核表登記表、專業技術職務評審表、職務任免呈報表及考察材料、學歷（學位）材料，獎懲及鑒定等材料。同時，由于人事部門在評聘職稱、晉升工資、人員退休時均需要隨時查閱當事人的年齡、學歷、參加工作時間、職務任職時間、工資晉升情況、業務能力等材料，人事檔案作為人事工作的工具，集中由人事部門統一管理，比較便于利用。如今，在辦理調動人員的手續時，一般商調前就要查閱要調動人員的檔案，人員調配均在人事處，這樣檔案的傳遞和利用就順理成章地在人事處內部進行，提高了辦事效率。2.與干部人事檔案所具有的服務性、政治性、專業性、保密性的特點相適應。由于干部人事檔案具有服務性、政治性、專業性，更具有很強的保密性，一般要求接觸人少，避免反復借閱調卷。由人事部門管理既有利于檔案資料的補充、歸檔，又有利于檔案的利用和保密，能夠比較有效地避免無關人員接觸人事檔案，因而實行組織（人事）部門管理有其存在的合理性。3.不滿足學校檔案統一管理。依據檔案集中統一管理要求，學校所有檔案歸檔案室統一管理，干部人事檔案當然也在其管轄范圍之中，人事檔案雖歸檔案室管理，但一般管理人事檔案的人員也相應地由組織（人事）部門劃歸到檔案室，還是由專門人員來管理人事檔案，人事檔案還是跟人事處聯系密切，雖然歸到一個部門了，但檔案庫房和辦公用房往往并不統一，人員也東一塊，西一塊，怎么能稱其為真正意義的集中統一管理呢？

（二）干部人事檔案歸綜合檔案室管理的利弊。1.集中統一管理、創新學校檔案管理模式。通過綜合檔案室將學校各門類檔案集中統一管理，在人、財、物等方面學?？梢酝ūP考慮，統籌安排，合理使用。不但創新了學校檔案管理模式，又有利于推進學校檔案資源信息化建設。我們也應當看到，隨著中職學校信息化建設的不斷發展，檔案管理部門的信息化建設已是大勢所趨，如果將人事檔案納入中職學校的檔案綜合管理機制，對提高人事檔案的現代化管理水平和人才信息的利用率將有極大的必要性和可行性。因而，從今后的發展趨勢看，實行基于綜合檔案室集中管理的中職學校檔案綜合管理機制，將是干部人事檔案管理的發展方向。2.要協調各部門關系，以促進工作開展。干部人事檔案內大部分的零散材料都出自人事部門，像干部履歷表、年度考核表、學歷材料，職稱評審表、工資變動表等等，人事部門工作上用起來比較方便，沒有主動及時交接的積極性，這樣人事檔案的信息勢必滯后，不利于干部人事檔案及時收集工作的開展。因而協調各部門關系，以利于人事檔案工作的開展是重中之重。

總而言之，中職學校干部人事檔案目前歸屬的不明確性，各學校要依據自身的特點，從實際出發，選擇適合自己管理的模式。只有這樣才能更好地做好干部人事檔案的收集、整理工作，有效的發揮干部人事檔案的價值，實現人事檔案現代化、信息化、數字化，為中職學校的發展做出更大的貢獻。