人事檔案管理信息化建設(shè)研究

文/棗莊市人力資源服務(wù)中心 潘江紅

人事檔案管理信息化建設(shè)研究

文/棗莊市人力資源服務(wù)中心 潘江紅

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展推動(dòng)了科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，尤其是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，很大程度上改變了人們的生活方式。信息化時(shí)代也給各行各業(yè)帶來了天翻地覆的變化，人事檔案的管理是企事業(yè)單位經(jīng)營和管理的重要組成部分，在新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社會(huì)快速發(fā)展的需要，為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)就顯得十分重要。

人事檔案管理；信息化；建設(shè)

信息資源的管理基本是人事檔案管理的主要工作，企事業(yè)單位的生存和發(fā)展與人事檔案管理工作的質(zhì)量也是息息相關(guān)的。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的形式下，只有與時(shí)俱進(jìn)，貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行合理的調(diào)整，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，才能更好地提高管理人事檔案的效率和工作質(zhì)量。

一、建設(shè)人事檔案管理信息化的必要性

（一）是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享的需要。在這個(gè)快速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，信息資源已經(jīng)成為非常重要的戰(zhàn)略資源，建設(shè)人事檔案管理的信息化，可以使人事檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享，為現(xiàn)代化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）查閱人事檔案信息提供有效便捷的途徑。如果運(yùn)用傳統(tǒng)的人事檔案查閱渠道需要花費(fèi)很長時(shí)間才可以，而現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，通過計(jì)算機(jī)的處理系統(tǒng)，無論多復(fù)雜的數(shù)據(jù)資料，計(jì)算機(jī)都可以實(shí)現(xiàn)快速處理，有效縮短了查閱時(shí)間，簡(jiǎn)化了查閱程序。電子化全面取代紙質(zhì)信息，給人們提供便利也讓檔案使用價(jià)值得到充分發(fā)揮。

（三）使檔案資源得到有效開發(fā)的需要。人事檔案的信息化有效提高了人事檔案的利用率，為人事工作的開展提供了更好的服務(wù)。人事檔案的信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案的全面覆蓋，對(duì)檔案工作的各種要求在新型檔案管理模式下已經(jīng)全部得到有效解決。人事檔案向著信息化發(fā)展，順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的需要，也是現(xiàn)代化管理的需要，人事檔案管理信息化對(duì)人事工作的進(jìn)行有重要的意義。同時(shí)人事檔案管理信息化提高人事部門的工作效率，對(duì)人事工作中人事檔案能夠得到充分利用有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）管理模式老化。傳統(tǒng)的檔案管理模式依然在某些企業(yè)中運(yùn)用著，以至于出現(xiàn)大量的重復(fù)性勞動(dòng)，降低了工作效率。管理模式老化，管理觀念落后，使得人事檔案材料的來源受到限制，人事檔案管理工作處于被動(dòng)的中，向人事檔案信息化的轉(zhuǎn)變上存在一定的難度。

（二）重視程度不高。有些單位沒有認(rèn)清人事檔案管理工作的重要性，只把這份工作當(dāng)作輔助性工作，思想認(rèn)識(shí)的不足，加上財(cái)力與人力的投入不高，阻礙了人事檔案管理向信息化建設(shè)的發(fā)展。

（三）人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善。因?yàn)橛行┦聵I(yè)單位對(duì)人事檔案工作認(rèn)識(shí)的不足，也沒有系統(tǒng)化的整理性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫，信息資料存在不全面，信息錯(cuò)誤，人事信息混亂等嚴(yán)重問題。要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化還是有很大的挑戰(zhàn)的。

（四）缺乏高素質(zhì)人才。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式對(duì)管理員的要求并不高，但是人事檔案慢慢朝現(xiàn)代化方向發(fā)展，這就需要一批高素質(zhì)的復(fù)合型人才。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代管理技術(shù)是檔案管理人員必須熟練使用的，但是由于目前檔案管理隊(duì)伍的現(xiàn)代化管理水平不高，無疑給人事檔案管理信息化的建設(shè)提出了又一個(gè)難題。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。進(jìn)入信息化管理的首要因素和基本條件就是必須具有一定先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。要想實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的管理首先積極購買先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，建立一整套完整的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，以此提高人事檔案管理工作的效率，最終實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）完善人事檔案管理的法規(guī)，確保人事檔案信息的安全。為保障人事檔案信息化建設(shè)的盡快實(shí)現(xiàn)，政府部門必須制定相關(guān)的法律法規(guī)。人事檔案的管理如果實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，為安全考慮，必須指定唯一的網(wǎng)絡(luò)查詢，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理。政府部門想要更好地維護(hù)好檔案信息安全就要完善相關(guān)的信息安全法，只有這樣才能更好地保證信息資料的安全。

（三）實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化，提高人事檔案的更新效率。紙質(zhì)檔案資料在當(dāng)前的人事檔案資料中仍然存在著，對(duì)于這樣的紙質(zhì)檔案資料，檔案部門需要全部收集起來，然后依靠標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的人事檔案信息化系統(tǒng)，把這種原始的紙質(zhì)檔案信息輸入系統(tǒng)，最終建立一個(gè)全國范圍內(nèi)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。完善的數(shù)據(jù)庫的建立還需要不斷地對(duì)人事電子檔案的信息進(jìn)行及時(shí)更新，提供有效的存儲(chǔ)方式，使檔案系統(tǒng)能夠進(jìn)行自動(dòng)更新，保證人事檔案的實(shí)效性。

（四）提高人事檔案管理工作人員的服務(wù)質(zhì)量，吸收高素質(zhì)優(yōu)秀人才。人事檔案信息化建設(shè)，就要建立完善的社會(huì)服務(wù)化體系，拓寬信息資源的服務(wù)領(lǐng)域。把多元化的信息資料進(jìn)行整合歸納，實(shí)現(xiàn)快速高效的實(shí)時(shí)在線查詢。其次，人事檔案信息化的建設(shè)必須引進(jìn)一批高素質(zhì)的人才，并且建立長期有效的培訓(xùn)機(jī)制，為人事檔案信息化建設(shè)提供源源不斷高素質(zhì)復(fù)合型人才。建立一支專業(yè)的檔案人才隊(duì)伍，能夠有效推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)程。

四、結(jié)束語

人事檔案管理信息化是社會(huì)發(fā)展的必然選擇，人事檔案管理信息化建設(shè)對(duì)實(shí)現(xiàn)人才信息的社會(huì)化服務(wù)有著非常重要的意義。這將是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的艱難任務(wù)。這項(xiàng)工作能否有效地實(shí)現(xiàn)，不僅需要檔案管理人員的積極配合參與，還需要檔案管理部門把這項(xiàng)工作放在首要位置。

[1]朱偉玲.人事檔案管理的信息化建設(shè)探析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2012(10).

[2]郝小紅.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(15).

[3]楊秀梅.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].黑龍江科學(xué).2016(13).