淺談文秘工作與檔案管理的有效結合

文/新疆伊犁州喀什河流域管理處 李小瑩

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淺談文秘工作與檔案管理的有效結合

文/新疆伊犁州喀什河流域管理處 李小瑩

【摘要】秘書要不斷提高辦事效率，提高處理事情的能力，積累豐富的經驗，與檔案管理工作實效有效地結合。同時隨著辦公自動化水平的不斷提高，“文檔”一體化趨勢越來越明顯，給當前文秘工作提出了更高的要求和挑戰。因此，本文就如何做好文秘工作與檔案管理有效結合展開論述。

【關鍵詞】文秘；檔案管理；存在問題；解決對策

本文首先分析文秘工作與檔案管理之間的關系，接著就如何做好文秘工作與檔案管理相結合展開論述，在提升文秘工作人員素質的同時，做好檔案管理工作。

一、文秘工作與檔案管理之間的關系

文秘工作是保證領導工作高效運轉的重要保證，能夠為領導決策提供必要的參考意見，幫助領導處理好辦公室文件、會議等工作。其中秘書的基本工作就是要做好文書處理，做好文書和檔案管理的銜接工作。從根源上說，檔案來源于文書，文書是檔案的前身，二者是一體兩面的關系，相互獨立，又緊密聯系。隨著科學技術的發展，文秘工作和檔案管理工作朝著“文檔一體化”趨勢發展，比如管理、利用、規范的一體化，都要實現信息共享和規范銜接。其中文秘工作的好壞，在很大程度上會影響都檔案管理質量，檔案管理是建立在科學合理處理公文的基礎上的。在辦公公文登記為檔案以后，就會成為重要的歷史記錄，傳承社會文明。

二、做好文秘工作與檔案管理相結合的措施

為實現文秘工作與檔案管理的銜接和結合，單位要根據實際情況，不斷總結經驗，加強對文秘工作人員的培訓，提高他們的綜合素質和專業技術水平，強化文秘檔案管理工作的規范性，做好檔案的搜集整理工作。

（一）要提高文秘的綜合素質。為了做好單位的檔案管理工作，要始終遵循黨和國家的方針政策，樹立良好的職業道德規范，遵守紀律，培養自身的奉獻精神。同時在實際工作過程中，文書檔案具有機密性，建立文秘的主人翁意識。另外，文秘要提高自身科學文化知識素養和文化水平，加強檔案管理學和信息電腦知識的學習，對檔案進行數字化和電子化的管理，提高接受信息的效率，保證信息的安全性和準確性，更好地為檔案管理工作服務。最后，要提高文秘檔案管理人員的專業素養，在實際檔案管理過程中，檔案管理細致復雜，要管理收發存管的每一個環節和步驟，做好檔案的搜集、分類、組卷以及編制目錄等工作，實現檔案管理工作的標準化、嚴格化和規范化，最大限度地提高文秘人員的技能水平。

（二）強化文秘檔案管理工作的規范性。1.提高文秘工作人員的文檔一體化意識。在實際工作過程中，工作人員要把文秘工作與檔案管理在組織上和制度上真正融合在一起，加強對文件檔案管理，提高檔案管理的質量，提高工作效率，減少一些不必要的程序和重復勞動，保證檔案管理工作的科學化、規范化和合理化，最大限度保證文秘人員具有檔案一體化意識，處理好每一件公文和檔案。

2.做好文秘工作過程管理。第一，文秘人員要樹立質量管理和質量第一的觀念，明確管理人員的責任，做好全過程管理。第二，還要制定完善的質量標準，文秘人員要認真學習《檔案法》等法規，保證數量掌握。第三，要建立完善的管理組織機構，建立一支專業化的管理隊伍。第四，要不斷完善檔案管理程序，嚴格按照相關標準處理公文和管理檔案，提高工作效率。

3.要做好文書部門立卷工作。公文立卷歸檔是文書工作的重要組成部分，要建立文書部門立卷制度，保證文書能夠及時有效地整理歸檔，做好文秘與檔案管理的銜接。對于處理完畢的文件和材料，文秘人員要進行統一的管理，編制歸檔文件目錄，做好日常文件立卷工作，保障檔案材料的完整性和規范化。

（三）做好檔案的搜集整理工作。在實際文秘工作過程中，要提高檔案管理質量，對檔案和公文進行科學合理的評估，對檔案文件進行檢查，對于未及時歸檔的檔案要進行催要，對外來的文件要跟蹤追回，避免檔案出現遺失的情況，文秘人員可以從以下幾個方面做起：要從日常的小事一點一滴做起，在上級發文后，做好收文等級，要對文件的保存價值和儲存價值進行評鑒，對檔案進行規范整理，以方便查閱。對于檔案的整理工作，要重視每一個細節工作，對于自生文件，要根據文件性質，比如簽發文、定稿、改稿等進行規整，統一成冊，由零散的“頁”整理為“件”，最后裝訂成“卷”，做好入庫前的準備工作。另外，為了保證工作正常進行，提高文秘工作人員檔案的工作效率，單位要加強文秘工作人員的技術培訓，重視文書檔案管理工作，做好節本的收發、裝訂工作。

綜上所述，為了實現文秘工作與檔案管理工作的有效結合，相關單位要不斷引進先進的管理觀念，加強檔案信息化和數字化的管理；還要加強對文秘工作人員的專業技能的培訓，做好檔案分類、歸納、整理工作，提高工作效率和管理效率。

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