淺議事業單位檔案的管理

文/秦皇島市住房公積金管理中心 時虹云

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淺議事業單位檔案的管理

文/秦皇島市住房公積金管理中心 時虹云

【摘要】人事檔案是個人在日常工作學習的過程中記錄其個人經歷和素質表現的文檔材料，是考察個人或者評定其工作生活狀況的原始數據和重要憑據。本文即以事業單位的檔案管理工作為主題，簡單分析事業單位檔案管理的發展現狀和相應的對策。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；現狀；對策

檔案管理對于事業單位的順利發展有很重要的意義。然而，當前的事業單位的檔案管理工作還存在著許多問題亟待解決，例如，管理制度有待完善，管理的信息化程度不高等。下文就將對事業單位的檔案管理工作現狀和發展對策做出相關的討論。

一、事業單位檔案管理的現狀與存在的問題

（一）事業單位存在對檔案管理工作不夠重視的問題。事業單位存放的檔案對于員工的工作生活有重要的影響，因為相關工作人員的工作簡歷、身份信息、家庭背景等都被記錄在內，一旦部分數據被泄露，必將會對相關人員的隱私造成極大的影響。因此，管理好員工的檔案，對于事業單位的相關責任部門來說是非常重要的，必須引起相關管理人員的足夠的重視。然而，事實卻并非如此。由于相關的檔案管理工作并不能為事業管理部門帶來相應的工作收益和回報，尤其是文書檔案，可能會消耗大量的人力和財力，于是大多數事業單位的相關主要管理人員對于管理員工檔案問題存在不重視的現象。有些檔案管理人員對這份職業的工作意識極其不到位，缺乏應具備的責任心和積極認真的工作態度，對于相關的檔案記錄工作不能及時完成，久而久之，造成檔案積壓，甚至經常導致記錄不全面、不到位的情況，直接對相關參閱人員的審查造成了影響，致使對員工的事業工作也造成了不必要的麻煩。

（二）檔案管理模式與相關設備有待提升。隨著數據信息化水平越來越高，巨大的檔案數據更應該適應時代的發展，引入高效的工作模式。然而，仍然有許多檔案管理部門依舊在使用書本賬目記載的方法運營，這樣老舊的工作模式無疑對檔案管理工作的效率造成了很大的影響。相關管理部門的領導人員對檔案管理工作缺乏重視，不能及時地投入資金更換更好的管理設備，這都對檔案管理部門的直接工作人員的工作效率與正確性造成了很大程度的阻礙。

（三）相關檔案管理人員的專業素養有待提高。要做好檔案管理工作，實際需要很多的專業知識與職業培訓，相關工作人員檔案管理專業技能與職業素養的欠缺，也是導致其工作效率低下，工作模式進展困難甚至是相關的檔案數據的安全性都得不到更可靠的保障的重要原因。

二、對于事業單位管理工作的發展對策與建議

根據上文對事業單位的檔案管理工作的發展現狀與存在的問題進行的簡要分析，下文將對完善事業單位的檔案管理工作的相關問題提出幾點對策與建議，希望能夠對相關部門的管理及工作人員一定的參考。

（一）提高對檔案管理工作人員的職業培養。目前，我國政府部門已經意識到檔案管理工作的重要性，并且相繼出臺了多項檔案管理工作的相關法律法規。為更好地達到相關法律法規的實施目的，從根本上促進檔案管理工作人員的工作意識，相關事業單位的領導干部應該敦促下屬管理員工積極學習相關法律知識，進一步加強組織各方面的教育宣傳工作的力度，使員工能更好地認識自己工作的意義和重要性，從而積極努力提高自身的專業素養，在多方面提升自己的工作水平。

（二）增加資金投入，完善檔案管理模式。由于信息化時代的到來，像管理人事檔案這樣大數據的文檔更是需要積極地替換傳統的管理模式，科學、合理地利用計算機的相關軟件和數據庫等手段方法，使得事業單位的檔案管理工作更加科學、高效、穩定地進行。檔案管理的工作人員也可通過計算機技術建立相應的檔案查閱網站等等，或者建立相關的數據庫，方便工作管理和他人查閱，從而更好地減少管理與查閱花費的時間和精力，對于文書檔案，也要進行客觀邏輯實用的整合，規范化合理化的管理。地方政府也應該承擔起部分責任，為這類檔案管理部門提供一定的資金補貼，從而促使相應單位的檔案管理部門的相應設施與工作環境和辦公條件都能得到進一步的完善，這對于推進新型的信息化檔案管理模式起到很大的促進作用。

（三）加強對檔案信息資源的開發利用。檔案的管理需要一個科學合理的模式，只有這樣才能更好地保證檔案管理工作的模式的先進性。首先，僅從管理的角度來看，管理模式以及相關技巧的優化對于檔案管理工作的順利高效進行起到了十分關鍵的作用。因此，相關行業工作人員應該促使自己更好地理解這份工作的意義，從根本上強化檔案管理的理念，只有自己真正從意識上重視并且強化管理的思想，才能在建立正確的管理價值觀的基礎上更好地對相應的檔案數據資源進行管理和維護。另外，為了更好地完善檔案信息資源的管理模式，相關事業單位應該充分地發揮自己的自覺意識和主觀能動性，積極認真地提出并分析與其單位自身相適應的相關管理決策。并加大宣傳力度，廣泛地宣傳自己社會主義的服務理念與相關政策，這樣不僅對于樹立事業單位的美好形象很有幫助，而且也更好地為檔案管理工作的進一步向前提供良好的社會氛圍。

三、結語

綜上，事業單位的檔案管理工作是一項專業性較強，對職員素質要求較高的職業，對于事業單位的穩定發展也有著重要意義。因此，作為事業單位的檔案管理工作人員，更應該具有較強的工作責任心和耐心，積極學習相關業務知識，努力提升自己的職業素養與相應技能，只有不斷完善自己的業務水平，才能更好地適應時代發展和職業的需求。當然，相關部門的領導干部也應該提高重視，加大資金投入，為檔案管理工作盡可能地創造更優越的工作環境。

【參考文獻】

[1]劉蓓,劉江霞.淺談檔案管理的發展趨勢——檔案管理的信息化[J] .價值工程,2012,31(4):327.