如何做好機關(guān)檔案管理工作

文/福建省晉江市交通運輸局 陳強造

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如何做好機關(guān)檔案管理工作

文/福建省晉江市交通運輸局 陳強造

【摘要】檔案是機關(guān)事業(yè)單位公務(wù)活動的真實記錄。重視檔案工作，對于規(guī)范機關(guān)管理。提高機關(guān)工作效率。具有重要的意義。本文從檔案管理工作的重要性入手。結(jié)合目前機關(guān)檔案管理工作淺談幾點建議。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；建議

科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作，有利于提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，在新形勢下，如何使機關(guān)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，已成為機關(guān)檔案管理工作人員務(wù)必認真做好的一項新課題。那么，根據(jù)筆者多年從事機關(guān)辦公室檔案管理工作的實踐工作經(jīng)驗，就如何做好機關(guān)檔案管理工作，談一些粗淺的見解，與大家共同分享。

一、必須規(guī)范公文的處理及把好公文的形成關(guān)

公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)職能部門起草然后交由辦公室負責(zé)印發(fā)。我局就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件質(zhì)量也就大不一樣。我局在公文擬制過程中存在的問題主要反映在以下幾個方面：

（一）文種使用不當(dāng)。主要有請示、報告不分，一文請示多件事情，生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。

（二）附件標(biāo)識混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識，也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號，行文程序混亂。

（三）主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確。公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

（四）數(shù)字及數(shù)量單位使用不規(guī)范。同一份公文內(nèi)的數(shù)字出現(xiàn)有大寫的和小寫的，而數(shù)量單位則有的寫噸、有的寫公斤、也有的寫成斤等。

（五）行文方式處理不當(dāng)。有的下行文本應(yīng)由部門制定貫徹實施方案通知下屬單位，而用轉(zhuǎn)發(fā)直接通知下屬單位，造成下屬單位不知如何執(zhí)行。

（六）資料管理分散。部分職能部門為了使用方便，將應(yīng)統(tǒng)一歸檔、集中保管的檔案資料分散保管，利用檔案的人員在借閱檔案后沒有及時歸還檔案部門，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全、材料分散，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。

針對上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室的檔案管理人員，平時有必要參與對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句，數(shù)字及數(shù)量單位的使用以及行文方式等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二、必須從檔案整理及公文的評估分類做起

評估工作對文書人員是個嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。在日常工作中，很多檔案工作人員兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學(xué)地評估歸類。我局在整理檔案過程中，已經(jīng)形成了一套較科學(xué)的歸檔方法，具有較強的規(guī)律性，即年度—組織機構(gòu)—內(nèi)容，但在實際工作中，文秘人員不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類思路，但也不應(yīng)該隨意更改，要結(jié)合單位的具體發(fā)展實際，嚴(yán)格依照檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)范和要求，進行科學(xué)地創(chuàng)新，不斷提高單位的檔案管理水平，盡量做到查找簡便、快捷。

三、必須完善公文材料及做好資料收集工作

文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

（一）檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用。因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

（二）檔案整理工作應(yīng)注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，初步做好檔案入庫前的各項準(zhǔn)備工作。

四、必須善于交流及發(fā)揮檔案的作用

檔案利用工作開展得好壞，直接影響到整個檔案工作能否很好地為各項工作服務(wù)。在檔案的利用工作中，要求檔案工作者必須具有高度的責(zé)任心，要樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，要主動熱情、服務(wù)周到，給利用者以最滿意的服務(wù)。在新形勢下的檔案利用工作中，不應(yīng)只滿足于等待利用者上門的被動服務(wù)方式，應(yīng)該做好檔案的開放利用和編研工作，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織沿革、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

五、必須加強檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及依法規(guī)范管理

要做好檔案工作，必須建立健全各項規(guī)章制度。有了切實可行的規(guī)章制度，才能實現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，《檔案管理制度》《檔案保密制度》《檔案借閱利用制度》《檔案銷毀制度》等等規(guī)章制度都在不斷完善，這些制度涉及到檔案的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、保管、利用、銷毀等各個方面，明確了檔案的管理范圍、管理原則和管理方法，使得檔案管理工作做到有章可循。《檔案法》的頒布和實施，為依法管理檔案工作提供了依據(jù)。自覺遵守《檔案法》，明確檔案工作者的權(quán)力、義務(wù)和責(zé)任，加強檔案法制建設(shè)、依法治檔，是做好檔案工作的一個重要方面。

六、必須提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)及業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理水平如何以及檔案服務(wù)質(zhì)量優(yōu)劣，直接取決于檔案的管理人員。因此，檔案管理人員的整體素質(zhì)如何，是做好檔案管理工作和保證檔案服務(wù)質(zhì)量的決定因素。檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量。因此，檔案管理人員除了具備良好的政治素質(zhì)、道德素質(zhì)外，還應(yīng)具備精明強干的業(yè)務(wù)素質(zhì)，具體可以從以下幾個方面進行：

（一）對檔案工作要有高度的認識。要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和繁瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

（二）要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時化、平常化。因此，務(wù)必要按照規(guī)定的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。

（三）要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí)，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作、邊學(xué)習(xí)，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學(xué)的評估歸類。

【參考文獻】

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