文書檔案管理強化策略

文/山東省郯城縣檔案館 馬維平

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文書檔案管理強化策略

文/山東省郯城縣檔案館 馬維平

【摘要】新時期時代背景下的文書檔案管理需要緊跟時代潮流，在開拓創新中取得進一步發展。為提升文書檔案管理的質量水準，需要建立現代化的管理制度與工作機制，在參與文書檔案信息化管理的同時實現管理的規范化。

【關鍵詞】文書檔案管理；現代化建設；應用分析

建設具有現代化的檔案管理工作需要立足于管理人員專業素質的提升，文書人員對檔案意識的強化，以及建立科學合理的文書檔案管理制度。目前，隨著計算機以及網絡技術的快速發展，大部分的企業實現了現代化的管理方式，既減輕了檔案管理人員的工作強度又提升了工作效率，使得文書檔案的管理方式隨著時代的發展獲得新突破。

一、文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案收集不全。只有文書檔案越全面才能夠為企業積累更多的發展資料，為企業各部分進行決策時能夠提供更細致的參考材料。但是，由于行政管理部門忽視文書檔案管理的重要性，導致檔案收集不全的現象非常嚴重。為了真實完整地收集文書檔案，滿足企業決策部門更全面的信息需求，必須要將文書檔案的資料在誕生之時就及時提交，由于大部分企業并沒有將文書檔案制度獨立出來，難以滿足資料整理的實際需求，所以影響了檔案管理工作的價值發揮。

（二）檔案收集過程不夠順暢。為保證文書檔案工作能夠發揮最大的價值，需要對檔案資料進行全面的信息收集與整理，需要檔案工作人員具有高度的職業敏感度。但是，目前大多數文書檔案管理的從業人員年齡較大，常年在檔案室工作的職員，由于自身的局限性缺乏對文書檔案管理工作的深刻認識，自身的職業能力有限，難以準確地捕捉與檔案收集有用的信息資源，導致了檔案管理工作的不順暢，甚至有部分員工會出現文件質量或者是數量上的問題，為檔案收集管理工作的開展帶來障礙。

（三）文書檔案的應用效率低下。文書檔案的具體信息資源需要來自于企業的各個職能部門，而檔案的實際操作價值在于文書檔案的日常應用。但是目前由于企業在文書檔案的移交管理過程中存在漏洞，沒有任何專業性的部門對企業的運行進行監督管理，行政部門檔案管理工作流于形式，工作質量不高，導致檔案的信息收集與管理工作效率低下。與此同時，由于單位員工的流動性非常大，領導部門與基層員工對檔案的實際應用價值沒有深刻的了解，為檔案的日常應用埋下了潛在危機。

二、文書檔案管理工作的改進策略

（一）強化檔案管理與日常工作的協調。檔案的管理工作與日常的工作內容具有緊密的聯系，文件是參與檔案工作的基礎，檔案是文件的最終歸宿。文書檔案管理人員做好文書的信息收集工作是參與檔案管理的前提條件，并且初級的文書收集工作直接決定了最終的檔案管理水平。所以，這就要求文書檔案管理人員一定要具備良好的文書收集意識，保證文件收集的真實性、完整性。與此同時，檔案管理人員需要加強與管理工作人員之間的聯系，積極做好檔案的保護以及統計工作。

（二）提升檔案管理的信息化水平。為強化企業的文書檔案管理工作水準，需要采用現代化的信息管理手段，大力加強計算機技術以及網絡信息技術的應用力度，將一系列現代化的操作手段應用于檔案管理工作流程的各個環節。為實現信息化的檔案管理工作，首先需要重視文書檔案的數據建庫工作，促進數據格式的統一、規范，為實現信息數據的及時共享與信息開發打下堅實基礎。與此同時，需要對文書檔案的信息收集運用計算機來操作管理，提高檔案管理的自動化程度。

（三）提升檔案管理人員的業務素質。為保障和提升文書檔案管理工作的業務水準與操作質量，需要重視對管理人員業務素質的提升，要有一支高素質的工作人員作為組織工作的重要保障。所以，企業單位需要強化對文書檔案管理工作人員的思想指導與意識管理，為工作人員及時了解國家檔案管理的規章制度，在信息政策的了解中提高工作人員的思想意識與信息敏感度。與此同時，在對檔案管理人員專業技能的提升中增強工作人員的責任感與使命感，在對文書檔案管理工作的技能提升中強化該項工作的應用價值。

三、文書檔案的現代化管理策略

（一）建立完善的現代化檔案管理制度。保障文書檔案管理行之有效的前提條件就是建立規范的文書檔案管理制度，規范化的制度建設是保障管理工作有據可依的重要條件，科學合理的制度建設加上專業化的操作管理技巧，能夠將文書的信息收集與檔案管理工作開展得更加有條不紊。為建立現代化的檔案管理制度，首先需要廢除以往不科學的，陳舊落后的，對于充分提升管理效率沒有幫助的操作方式，需要結合企業文書檔案管理的實際情況建立有利于企業結構獲得提升的管理體系，在去偽存真中保障企業檔案管理制度操作的靈活性與科學性。在對不良制度的改善中積極結合富有時代特色的管理理念，在新舊操作方式的接洽、協調中建立嚴密的管理體系。

（二）創新文書檔案管理的工作機制。豐富文書檔案的信息資料需要收集大量的信息資源，對企業的事業單位，高校的科學研究都具有重要的參考意義。在創新檔案管理的工作機制時需要強化組織的自我管理機制，主要的工作內容需要對企業或者是該部門制定科學合理的階段性目標，在對檔案管理的操作流程與實際運用中提升工作質量。其次，需要強化組織企業的自我參與機制。將文書檔案的信息應用發展為部門開展工作的重要協助內容，積極主動地參與到部門組織的日常管理中。最后，改善檔案管理工作機制需要注意的是對互動協調機制的重視。加強檔案管理工作與操作部門之間的協調關系，在良好的雙向互動中提升部門之間的鏈接作用。

（三）建設現代化的檔案管理隊伍。現代化的文書檔案管理工作需要建立在具有現代化素質的操作隊伍之上，在最大限度內滿足文書檔案現代化的信息管理需求。為提升檔案管理隊伍的質量要求，需要建立完善合理的人才選拔機制，對具有文書檔案管理工作經驗或者專業素質非常高的人員采取擇優錄取，對于職業技能不夠突出的現有工作人員進行必要的職業培訓，開展定期的職業講座或者職業宣講課，在優秀經驗與管理理念的學習中強化工作人員的檔案管理意識，在定期的職業培訓中提升工作人員的職業技能，對于表現優秀的工作人員給予必要的物質獎勵，在爭創先進的氛圍中建立和諧的工作氛圍與學習環境。

（四）檔案室的信息化操作。具有現代氣息與信息化技術支撐的檔案室是參與檔案工作管理的必要環境支持，信息化的檔案室操作是適應新時期檔案管理要求的重要技術表現。為建立現代化的檔案室條件，首先需要企業或者是事業單位投入資金，在經濟的支持下開展檔案室的信息化建設。引進科學、先進的信息化技術設備也是參與檔案室建設的重要條件，最后在對文書資源信息化的轉移中實現技術協調，在電子檔案的建立中實現有效的信息共享，便于文書檔案的應用操作。

四、結語

綜上所述，在新時期的信息時代背景下，對文書檔案管理提出了更高的要求與挑戰，需要企業管理人員或者部門負責人強化對文書檔案管理的操作意識，采用科技化的手段和優秀的管理理念參與檔案的日常整理，在對資源的有效收集與整理中提升其應有價值，為事業單位或者企業部門提供必要的信息支撐。

【參考文獻】

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