提升辦公室秘書公文寫作能力的途徑

文/中國核電工程有限公司　田益凡

提升辦公室秘書公文寫作能力的途徑

文/中國核電工程有限公司田益凡

公文寫作是辦公室秘書的主要工作之一，如何提升公文的寫作能力是作為秘書應當認真思考和研究的問題。本文從公文寫作的基本步驟談一些提高公文寫作能力的體會。

公文寫作；辦公室；秘書

辦公室秘書在日常工作中需要接觸大量的公文寫作任務，如講話稿、工作總結、主持詞、年中（終）工作報告等等，這些文稿往往具有業務范圍廣、主題內容雜、領導要求高、起草難度大等特點。因此，如何寫出既符合要求又能給人以美感的公文材料，是一個優秀秘書的必備技能。除了需要大量的知識積累和長期的寫作錘煉外，也可以通過掌握其思路和流程以提升公文寫作能力。下面就從公文寫作的基本步驟中如何提升寫作能力介紹一下自己的體會。

第一步：接受擬稿任務

這是公文寫作的起點。在這一步中必須明確幾個問題：領導交待任務的實質是什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重點放在哪里？這一步的關鍵是要善于揣摩領導的意圖。因為公文寫作是一種指令性寫作，只要把領導的意圖吃透并充分表達出來，材料就是基本成功的。揣摩領導意圖的方法是聽、記、消化。聽就是在接受任務時集中精力聽領導講意圖；記就是把領導講的東西盡可能原原本本地記下來，以備寫作時查閱；消化就是在聽和記的基礎上，充分理解領導提出的問題和觀點。既要站在全局上去理解，因為領導交付的任務不可能講得很細致、很全面，大都是要點式的；又要參照領導平時的一貫思想去理解，一般情況下，領導提出的問題都是經過長時間的實踐和思考得出的結論。

第二步：廣泛收集材料

這是公文寫作的根據，沒有材料就好比“巧婦難為無米之炊”，公文寫作更是無從下筆。收集材料一是必須考慮表達主題的要求，圍繞主題收集真實、準確、新鮮、典型的能反映事物本質特征的資料。二是明確收集材料的途徑和方法。可以從現有的資料中收集，如單位基本情況、重點工作任務等，以了解有關情況；也可以深入工作的第一線，收集第一手“活”資料，以便反映工作中的動態信息；還可以從國家的政策法規中收集，為擬寫公文尋找更多的權威性依據。

第三步：擬定寫作方案

這是公文寫作成功與否的關鍵，旨在確定一篇公文的主題思想、表達次序、各部分內容之間的銜接配合關系。

主題思想的確定是以“解決什么問題”作為主線拓展思路，以“傳遞什么信息”作為主線提煉主題，以“受眾需求心理”作為導向確立主題。具體來講包含五個方面：一是領導應該講什么？二是文件起草部門希望領導講什么？即有關部門對于這項工作希望通過領導講話傳遞出的工作信號。三是受眾希望聽到什么？受眾對領導的講話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表揚，或是明確思路等。四是領導本人希望講什么？每位領導講話都有一貫的思路、風格及近期關注的重點、強調的要點等。五是上級希望領導講什么？每項工作都應該按照上級領導機關的部署和要求開展，講話中需要科學地傳遞上級的要求。

表達次序是公文寫作布局合理性的重要體現：一是善于提綱挈領，按照公文主題搭建提綱，擬定框架，反復斟酌布局結構的合理性。二是善于歸納整合，在把握公文整體結構的基礎上，按照訴求重要性科學合理劃分文章層級，使受眾能通過標題基本判斷行文邏輯。

各部分內容之間的銜接配合關系通過素材的平衡、恰當的轉折和流暢的過渡來實現，確保各個層級緊密銜接，減少文章的突兀感和生硬感。

第四步：正式起草文稿

這是公文寫作的核心。在起草文稿過程中要把握以下幾個環節:

深度加工。把篩選所得的材料經過加工處理，初步構建公文文本，對照公文提綱和框架結構，通過對信息模塊的合并歸類和填充，實現公文“由骨到肉”的質變。

注重事例。公文寫作要依事而論，在寫作技巧上可借用“以事實說話”的筆法。如果全篇沒有涉及實情的“干貨”，那整篇文章就會淪為大話、空話、套話的堆砌，導致讀者無趣、聽者鬧心。寫材料既要仰望天空，更要腳踏實地，如總結性公文可以通過大量事例的直接引入增強文章說服力。這里要格外關注事例的典型性和真實性，不當的事例引用常常會造成適得其反的效果。

善用數字。恰當選取各種數據能夠增強公文的信息含量和說服力。對數字的選用要注意兩點：一是數據的權威性，要使用權威部門發布的數據，非正式渠道搜集的數據要經過權威機構核實方能使用；二是數據的準確性，重要數據要以專業部門統計口徑為準。

做好會商。當公文內容涉及其他部門職權范圍時，應當主動協商，取得一致意見后才能對外行文；如有分歧，應加強協調直至取得共識，以防政出多門。

強調升華。一般的材料只求四平八穩，優秀材料需要推陳出新、彰顯特色。要實現從“一般”到“優秀”的飛躍，從“有形無神”到“形神兼備”，一要于常規處尋亮點，有效提煉出本單位工作的亮點和突出成就，以實實在在的內容震撼人心；二要于淺顯處見真知，發散思維、升華思想、小中見大，把真知灼見融入到材料中；三要于文字處求新穎，在遣詞造句上下功夫，注重語言的生動性和可讀性，如通過恰當使用排比對仗等句式增強文章的氣勢和韻律，或借用一些約定俗成的古典語言增強公文的典雅和美感。

第五步：仔細加工修改

這是保證公文質量的重要一環。對公文文稿的加工修改，切忌“眉毛胡子一把抓”，要分清主次先后，按照從內容到形式的修改順序。一是檢查主題質量。主要看文稿是否符合領導意圖，表達是否鮮明深刻，是否有新意，與上級部門的指示是否吻合。二是檢查觀點表達。觀點與主題關系極為密切，主題是中心論點，觀點可謂分論點，在保證公文主題準確無誤的前提下，還要確保公文觀點經得起推敲。三是檢查材料應用。對文稿中引用的數字、事例等認真核實，避免材料之間相互沖突，還要特別注意動態信息的變化，不能使用過時的數據說明已經變化的實際情況。四是檢查文稿形式。主要考慮文稿結構是否完整、嚴密、合理，重點內容是否突出，層次是否清楚，過渡轉折是否自然，以及語言表達是否準確、簡練，標點符號是否正確、規范。

提升公文寫作能力是一個需要長期學習、思考和實踐的過程，以上五個步驟只為辦公室秘書提供一個最基本的公文寫作思路或竅門，要想寫作有突破，更上一層樓，仍需在工作之外多讀、多思、多寫。“讀書破萬卷，下筆如有神”，只有多讀，才能胸有成竹，妙筆生花；只有多思，才能綱舉目張，得心應手；只有多寫，才能舉一反三，觸類旁通。

[1]曾銳.初學者的“五步”寫作法.秘書工作，2015（06）.

[2]許華君.公文寫作常見的問題和解決辦法.辦公室業務，2015（04）.

[3]張良杰.論企業公文寫作的五項思維特征.秘書之友，2015（07）.