教學秘書如何做好工作

文/河南農業職業學院 謝玉明

教學秘書如何做好工作

文/河南農業職業學院 謝玉明

教學秘書作為秘書的一種類型，其主要職責是協助教學單位領導做好輔助管理，同時要為學校、部門領導和廣大師生做好綜合服務，具有輔助性、綜合性、事務性等特征。教學秘書要做好工作，首先要擺正位置、端正心態。其次要深入師生、服務大局。最后要干在實處、走在前列。

教學秘書；服務；協調

筆者自2006年開始擔任某高職院校教學秘書一職，曾先后在系、教務處等教學單位從事教學秘書工作，至今已有十年經歷。期間歷經院系機構調整、主要負責人更換、人才培養水平評估、國家骨干高職院校建設乃至教育部部長到校調研等重大事件，當然更多的是為領導撰寫材料、起草相關文件、參與人才培養方案修訂等輔助工作，也有大量的日常事務，諸如安排教學任務和教學課表、進行教學督導和教學檢查、組織召開教學座談會、編制教學簡報等。

總結起來，可以說，教學秘書的工作，既涉及學校人才培養大事，也與課堂教學過程中的細微環節息息相關，是高校履行人才培養職能的重要內容，教學秘書是教育教學過程中不可或缺的重要角色。因此，教學秘書一定要擺正位置、端正心態，只有這樣，才能真正發揮輔助管理作用，圍繞中心工作作出貢獻；同時，秘書還要經常深入師生進行調研，想問題辦事情從學校大局出發，只有這樣，才能起到綜合服務作用，為教育教學工作順利開展增磚添瓦；此外，秘書還要干在實處、走在前列，在各方面起表率作用，時刻保持良好形象，只有這樣，才能做到工作到位。

一、擺正位置，端正心態

教學秘書是秘書的一種。要當好教學秘書，首先要認清秘書的含義和特點，熟悉教學秘書的主要工作內容。其次，要了解掌握各項業務工作的流程和具體做法，能夠針對工作中常見的問題采取行之有效的措施；關鍵是要做到擺正位置，端正心態。

國家勞動和社會保障部頒發的《秘書職業技能標準》中對“秘書”的定義是：“專門從事辦公室程序性工作、協助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員?！绷暯娇倳浽缭?990年就指出：“秘書是個特殊的職業?！薄懊貢傻氖禽o助性、鋪墊性工作，是領導的助手。秘書的工作性質，決定了它要正確對待名利榮辱，樹立無私奉獻的精神，不斷加強和深化自身的修養?！薄白鳛槊貢藛T，隨時隨地都要加強學習，學習馬列主義、毛澤東思想，學習黨的路線、方針、政策，學習時事，不斷提高自己的理論素養和政治水平?！薄懊貢奶厥庑怨ぷ鳎庥新耦^苦干的精神還是不夠的。就我個人體會，秘書在加強自身修養中，還要特別注意培養良好的工作作風，注意生活小節，即要努力做到不自恃、不自負、不自詡、不自卑、不自以為是等”。教學秘書作為秘書的一種類型，是領導的參謀助手，主要起著輔助管理和綜合服務作用，要主動作為，敢于擔當，為領導分憂解難。

作為教學秘書，經常會遇到許多突發事件。比如剛開學時，老師記不清課表，該上課忘了，學生找不到老師，也沒有任課老師聯系方式，情況反映到教學秘書這里，該怎么辦？是直接向領導匯報，按教學事故處理，還是第一時間通知任課教師趕往教室，抑或自己先安撫學生情緒，這是考驗教學秘書辦事水平的難題。如果認清了秘書所處的位置，這個問題就會迎刃而解。首先要做的是安撫學生情緒，讓學生先在教室自習，然后通知任課教師立刻到教室上課，教師實在到不了現場的就要立即向領導匯報情況，再考慮是否按程序更換教師或者調整上課時間，最后才是處理教師的問題。如果教師能及時趕往教室上課，事后也要向領導匯報此事，以便領導能夠了解事情緣由，同時還要提醒教師按學校相關規章制度進行教學活動，至于是否需要“下不為例”這樣的忠告仍需領導決定后再作表態，切勿為了所謂的人情世故而擅自行事。

此外，教學秘書作為具體事務的執行者和處理人，尤其是在涉及師生利益時，難免會遭人誤解甚至被人非議。這時一定要沉下心去，努力做好工作，用事實“說話”，而不能到處“訴苦”，說自己都是“公道正派，純屬冤枉好人”。面對種種“不理解”和“不公正待遇”，教學秘書要端正心態，耐得住寂寞、經得起考驗。

二、深入師生，服務大局

教學秘書的主要服務對象有所在教學單位的領導、任課教師和學生，此外還涉及到不同院系和不同部門的相關人員。處在溝通上下、協調內外的樞紐位置，教學秘書肩負著教學工作能否順利開展的重大使命。因此，教學秘書一定要經常深入一線，到師生中開展調查研究，聽取他們的心聲、了解他們的困難，及時向領導匯報，從大局出發，提出可行性建議。

2015年12月21日，李克強總理接見全國政府秘書長和辦公廳主任會議 代表時強調：“要觀大勢、謀大局，密切關注改革發展中的新情況、新變化，圍繞破解發展難題和突出矛盾加強調查研究。”對于教學秘書來說，就要認真學習黨和國家的教育方針政策，結合本地區、本單位實際貫徹落實，時刻做到深入師生、服務大局。在具體工作中，教學秘書既要耐心傾聽教師的訴求、收集學生的意見，更要站在學校發展穩定的大局來正確面對工作中出現的問題。因此，教學秘書在處理日常事務中要及時了解把握當前學校的大事要事，緊緊圍繞中心工作，時刻想著高校的人才培養、科學研究、社會服務和文化傳承創新等基本職能。特別是當個別教師以家庭生活為由對工作挑三揀四時，教學秘書就要從大局出發，給他講清是非曲直和輕重緩急，同時要根據實際情況向領導匯報，適時做好協調處理。

教學秘書不一定每學期都要擔任教學任務，進行課堂教學，但要經常深入教學一線和頂崗實習現場，實時掌握師生動態，便于做好服務。有的新入職教師，本著對學生負責的態度，對一些教學資源提出了新要求和建議，意見很好，但是目前學校的發展現狀并不具備實施條件。這時教學秘書就要動之以情，向該教師講清楚學校目前存在的困難，同時要及時給領導匯報情況，將此事列入部門發展規劃和議事日程。在召開教學工作座談會時，學生發言除了對課程設置、課時安排、教師上課情況、實驗實訓條件等提出合理性建議，也會涉及到諸如教室衛生、宿舍管理、水電供應、學生管理等內容，這就需要教學秘書按要求整理相關信息，經領導同意后，反饋給相關部門，為學生成長成才提供幫助。

三、干在實處，走在前列

教學秘書作為教學單位的形象代言人，是任課教師和學生最熟悉的直接“領導”，在廣大師生看來，教學秘書的一言一行，在無形中代表了教學單位領導的意見和態度；同時，教學秘書又是領導身邊最主要的“群眾”，教學秘書所反饋的信息和呈現的狀態，在領導看來，很大程度上代表了群眾的呼聲、體現了民意。因此，教學秘書一定要在工作中干在實處、公道正派，力爭在各項工作中以突出的業績贏得領導認可，以真誠的態度贏得廣大師生的認同。

干在實處，首先體現在落實領導意圖上。秘書的工作一個很大的特點就是輔助性，因此秘書工作是否能落到實處，評價標準就是落實領導意圖是否到位。如果領導安排的工作，你忘了、沒有按時完成、質量不高、打折扣了，這就是辦事不力、落實不到位。只有嚴格按領導批示辦事、按照規定和時間節點辦事，才有可能落實領導意圖。干在實處，還體現在為人真誠老實上，如果師生的反饋意見你壓著不放，領導就有可能獲得信息不夠全面，乃至影響作出決策的科學有效；如果上級文件精神和領導的批示要求你不及時傳達，就有可能影響貫徹落實，甚至造成不穩定因素，影響發展大局。干在實處，關鍵一點是工作作風要扎實。要把主要精神放到貫徹落實上，及時、準確、完整地做好上情下達，讓廣大師生在第一時間了解學校大局和發展愿景，加強其作為學校一員的存在感、認同感、使命感和責任感，凝聚學校改革發展的共識，形成干事創業的良好氛圍，帶領廣大師生扎實推進各項工作。

走在前列，并不是說教學秘書要在行進中“走”在領導前面，而是在籌備事務時，要做好領導的堅強“前哨”，想領導之所想，事前做好準備；在推動工作時，要急師生之所急，做好領導穩定“后院”，為工作順利開展提前做好謀劃。此外，教學秘書還要有優秀的品質，理論水平要高、知識面要寬、工作能力要強、人際關系要好等等。只有這樣，才能干在實處，走在前列，做好工作。

[1]習近平.秘書工作的風范——與地縣辦公室干部談心[J].秘書工作,2014(04).

[2]楊芳.李克強接見全國政府秘書長和辦公廳主任會議全體代表[EB/O L].人民網,2015-12-24.

[3]張同欽.秘書學概論(第二版)[M].北京:中國人民大學出版社,2014.