事業(yè)單位檔案工作存在的問題及對策

張曉文

事業(yè)單位檔案工作存在的問題及對策

張曉文

隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，事業(yè)單位檔案管理工作日趨凸顯出一系列問題，我們應該直面這些問題，針對這些問題加以改進，以利用更好地加強事業(yè)單位檔案管理工作。本文從事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題入手，分析事業(yè)單位檔案管理的對策和創(chuàng)新性探索。

事業(yè)單位 檔案管理 工作對策

檔案，真實記錄了一個單位工作方方面面，涉及人事檔案、相關文件資料、宣傳影音資料等，這些都是保證單位協(xié)調(diào)、有序運轉(zhuǎn)的重要保證，事業(yè)單位亦是如此。作為開展工作的基礎性參照，如果缺少檔案，一切工作就不可能在繼承中發(fā)展，在前進中創(chuàng)新。因此，只有有效解決事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，才能滿足時代發(fā)展的要求，有利于事業(yè)單位檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀及存在問題

近年來，事業(yè)單位檔案管理工作逐步走向規(guī)范化管理，事業(yè)單位工作人員的升職與調(diào)動均要以個人檔案為依據(jù)，其真實記錄了個人在不同時期的成長經(jīng)歷與所獲得的獎懲情況。隨著我國事業(yè)單位改革的不斷推進，對檔案管理人員的專業(yè)水平和專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求，目前一些陳舊的檔案管理思路和模式已經(jīng)不適應事業(yè)單位發(fā)展整合的需要，因此，直面檔案管理現(xiàn)狀，反思檔案管理中存在的問題，結(jié)合單位實際尋求切實可行的檔案管理工作方法顯得尤為重要。

（一）事業(yè)單位檔案管理制度相對滯后

制度作為一種激勵手段，相對完善配套并符合工作人員需求的制度，在實際工作中可以起到有效的激勵作用，從而提高工作效率和工作質(zhì)量。事業(yè)單位制度形成以后，便會在較長一段時間內(nèi)保持不變，具有較強的穩(wěn)定性，這是事業(yè)發(fā)展的基礎和保障。近年來，事業(yè)單位檔案管理制度逐步走向規(guī)范化管理的軌道，但在檔案制度的制定和實施等方面仍存在一些制約因素。隨著事業(yè)單位改革的推進，職能和體制的變更，部分事業(yè)單位照搬照抄上級文件和書本的理論來制定管理制度已經(jīng)不適應工作發(fā)展的需要，甚至有些單位只是為了應付相關檢查、為認定等級而制定，缺乏實踐性和可操作性。因此，加強制度建設，是保證一個單位各項工作正常運轉(zhuǎn)的有效保證，是制約工作行為的重要工具，建立完善的檔案工作制度，不僅可以保證事業(yè)單位的發(fā)展，對整個文化社會的健康發(fā)展都具有舉足輕重的重要意義。

（二）事業(yè)單位檔案管理缺乏有效的監(jiān)督

事業(yè)單位的檔案管理部門，往往既是檔案制度的制定部門，又是檔案制度的執(zhí)行部門，在工作中缺乏有效的監(jiān)督，僅僅依靠自覺主動，不能形成良好的約束作用。只是以單位檔案室名義下發(fā)，沒有納入單位崗位責任制和整體管理標準的檔案，沒有一定的檢查和監(jiān)督機制作保障，制度的實施職能考檔案管理人員的自覺自愿，無法實現(xiàn)檔案管理的常態(tài)化運行。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員缺乏檔案意識

長期以來，相當一部門檔案從業(yè)人員對檔案管理工作存在誤區(qū)，以為檔案就是對日常事務性文件進行立卷整理，不是主要的工作，只要保證基本查檔和檢查過關就符合要求，甚至有些部門沒有專職檔案員，兼職檔案員身兼數(shù)職，不能專注于檔案工作，檔案意識弱化，嚴重影響檔案工作的質(zhì)量。從目前從事檔案管理的人員來看，許多事業(yè)單位檔案管理人員的工作緊緊停留在最原始的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本素質(zhì)，沒有掌握先進的現(xiàn)代化操作技能，缺乏創(chuàng)新意識。事實上，事業(yè)單位檔案包含眾多類別，這些類別對干部的選拔、考核、人事調(diào)動都有著至關重要的作用，通過查閱檔案了解干部的階段性信息，對下一步合理安排工作奠定堅實基礎。

（四）事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)匱乏

檔案工作是一項頭緒繁瑣的工作，具有較強的專業(yè)性和連續(xù)性，由于檔案管理人員對檔案工作認識上的欠缺，導致許多事業(yè)單位檔案人員未經(jīng)專業(yè)的檔案管理知識理論的培訓，對檔案工作的重要性，以及對檔案資料的收集、整理、歸檔等業(yè)務不熟悉，對檔案管理工作的具體程序和工作要求了解甚少。而且由于事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)等方面的因素，多數(shù)檔案人員往往身兼數(shù)職，對檔案工作無法投入過多精力，僅僅滿足于將有關資料放入檔案盒便完成了歸檔工作缺乏這方面的專業(yè)知識和能力，導致對檔案工作不重視，嚴重影響檔案管理水平。

二、加強事業(yè)單位檔案管理的方法與策略

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，社會的進步，現(xiàn)代信息技術突飛猛進，事業(yè)單位改革的不斷深化，為檔案管理工作提出了更高的要求，也為檔案工作的開展創(chuàng)造了良好的契機。同時，對以往的檔案管理模式、管理方法都提出了新的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理需要從管理制度、管理模式、人員素養(yǎng)等方面進行全面更新，不斷探索現(xiàn)代化的管理模式，才能跟上新形勢發(fā)展的需要。

（一）完善檔案管理工作制度，改善員工工作環(huán)境

在新時期新階段，事業(yè)單位要結(jié)合工作實際對檔案管理制度與方法進行思考，要從制度入手，建立完善切實可行的檔案資料管理制度，要打破傳統(tǒng)觀念，采用新技術與新方法，使事業(yè)單位檔案管理工作有章可循、有法可依，促進檔案管理工作的健康有序可持續(xù)發(fā)展。此外，檔案工作人員身處比較好的工作環(huán)境中，能夠充分調(diào)動他們工作的積極性與主動性，檔案室必須要培訓相關的基礎設備和各種檔案安全保護措施，例如：檔案柜、溫度計、濕度計、空調(diào)及防火設施，設計保密等級較高的檔案還要配備保險柜、攝像頭等防盜設施。同時，完善的檔案管理環(huán)境有助于對檔案進行整理與保存，因此，事業(yè)單位要從維護檔案材料的安全性和完整性出發(fā)，改善檔案工作人員的辦公環(huán)境和檔案室的硬件配置，使事業(yè)單位檔案工作發(fā)揮最大的社會價值。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式，打破傳統(tǒng)思想觀念

近年來，《新勞動法》的實施和人事制度改革的不斷深入，迫切要求檔案管理人員需要打破傳統(tǒng)的檔案管理思路，加強檔案管理意識。檔案工作分類復雜，以人事檔案為例，全國事業(yè)單位正在逐步推行全員聘用制，檔案管理人員要按照改革發(fā)展的需要，不斷豐富人事檔案的內(nèi)容。例如：職工簽訂的聘用制合同、工作協(xié)議、崗位合同、年終考核表等績效獎懲材料，對職工的動態(tài)管理情況在檔案中要如實記錄，對于進修情況、繼續(xù)教育、專業(yè)技術資格學習情況等新增內(nèi)容要隨時補充，要做到觀念上與時俱進，管理上從嚴把關，工作上嚴謹細致。采用現(xiàn)代化的管理模式和管理手段，充分利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和技術輔助管理，實現(xiàn)將文字、圖片、聲像等資料通過技術處理后轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料，有效達到檔案資料的紙質(zhì)與數(shù)據(jù)資料的并存，以實現(xiàn)檔案資料的資源共享。

（三）加強專業(yè)人員的學習培訓，打造專業(yè)的檔案管理團隊

發(fā)展事業(yè)單位檔案工作，需要打造具有較高思想品德和專業(yè)業(yè)務素質(zhì)的管理團隊，這就需要挑選政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事本單位的檔案管理工作，同時，檔案管理人員還要有廣博的知識和務實的工作作風，精通檔案業(yè)務，熟練掌握檔案工作的方法和規(guī)律，有較強的大局意識和責任觀念，主管部門要經(jīng)常組織檔案人員業(yè)務知識培訓，讓他們及時掌握最新的管理方法和管理技術，從而提高業(yè)務人員的專業(yè)素質(zhì)，提升檔案管理技術水平，為檔案事業(yè)的發(fā)展做貢獻。

總之，檔案管理工作雖然取得一些成績，事業(yè)單位檔案管理仍存在一些需要改善之處，有待于我們?nèi)グl(fā)現(xiàn)，去解決。努力做好檔案管理工作，以創(chuàng)新的思想開拓檔案管理，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出自己的一份貢獻。

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［3］楊公之.檔案信息化建設導論［M］.北京:中國檔案出版社，2001.

［4］劉洪.高職院校檔案工作之管見［J］.科教導刊，2009（09）.

（作者單位：泰安市泰山區(qū)廣播電視臺）

張曉文（1984-），女，漢族，肥城人，助理館員，研究方向：檔案管理。