辦公室文秘人員的能力結(jié)構(gòu)探討

文/長(zhǎng)慶油田第三采油廠 郭文娟

辦公室文秘人員的能力結(jié)構(gòu)探討

文/長(zhǎng)慶油田第三采油廠 郭文娟

辦公室文秘工作是一份要求高、能力強(qiáng)的工作，它要求文秘人員要有較強(qiáng)的寫(xiě)作能力，這種寫(xiě)作涉及范圍很廣，有新聞寫(xiě)作，也有文章寫(xiě)作，還有宣傳稿的寫(xiě)作等等。同時(shí)辦公室文秘人員還必須擁有的一項(xiàng)能力是公關(guān)能力，它要求文秘人員能處理好辦公室工作的各項(xiàng)事情，尤其面對(duì)各種公關(guān)危機(jī)時(shí)的處理能力。本文以辦公室文秘人員為主線，探討文秘人員的能力結(jié)構(gòu)。

辦公室；文秘人員；能力結(jié)構(gòu)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，社會(huì)情況越來(lái)越復(fù)雜，社會(huì)對(duì)辦公室工作文秘人員需求量不斷增加的同時(shí)對(duì)文秘人員的從業(yè)要求也不斷加強(qiáng)。所以，作為一個(gè)辦公室文秘人員，必須提升自己的綜合素質(zhì)，讓自己具備強(qiáng)大的工作能力，只有這樣才能達(dá)到社會(huì)對(duì)辦公室文秘人員的要求，而自己本身也不會(huì)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中處于淘汰邊緣。

一、現(xiàn)階段辦公室文秘人員的社會(huì)需求現(xiàn)狀調(diào)查

前文筆者提到，時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)出現(xiàn)了很大變化，社會(huì)對(duì)于辦公室文秘需求量將不斷增加。從現(xiàn)實(shí)情況看，辦公室文秘人員確實(shí)擁有很強(qiáng)的能力，在完成自己本職工作的同時(shí)還可以為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)部分工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好各項(xiàng)事務(wù)，保證了工作的順利進(jìn)行。辦公室文秘屬于功能型以及綜合型人才，受到很多公司企業(yè)的青睞，不同領(lǐng)域?qū)k公室文秘人員的需求量也不盡相同。

站在整個(gè)社會(huì)的角度考慮，辦公室文秘呈現(xiàn)出需求量不斷增加的現(xiàn)象。然而，站在內(nèi)部來(lái)看，辦公室文秘的職業(yè)崗位出現(xiàn)了很大改變。一般來(lái)講，大型公司內(nèi)部分工比較細(xì)，對(duì)于細(xì)節(jié)工作要求比較嚴(yán)格，辦公室文秘人員在大型公司會(huì)受到很大重視。一些外資企業(yè)和民營(yíng)企業(yè)在辦公室文秘人員的需求量上也不斷增加。此外，事業(yè)單位、國(guó)家機(jī)關(guān)等部門(mén)對(duì)于辦公室文秘人員的需求量有所下降。

二、探討辦公室文秘人員能力結(jié)構(gòu)

辦公室文秘人員工作能力主要表現(xiàn)在基礎(chǔ)能力和結(jié)構(gòu)能力這兩個(gè)方面，這兩種能力可以很立體地反映出現(xiàn)代辦公室文秘人員的能力結(jié)構(gòu)，構(gòu)成了辦公室文秘人員的能力系統(tǒng)。

（一）基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)。包括如下方面：

1.敏銳的觀察能力。有過(guò)辦公室工作經(jīng)驗(yàn)的人都清楚觀察力對(duì)于辦公室文秘人員的重要性。辦公室文秘人員的觀察能力與一般工作人員的觀察能力不同，它主要表現(xiàn)在對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)言語(yǔ)、臉色、行動(dòng)等方面的觀察。對(duì)于辦公室文秘來(lái)講，他們最基本的的工作內(nèi)容其實(shí)就是傳達(dá)信息，負(fù)責(zé)聯(lián)系上下級(jí)，方便人員溝通。正是由于這種工作內(nèi)容的存在，所以辦公室文秘人員要能夠察言觀色，善于觀察并記住身邊的人和事?，F(xiàn)在的領(lǐng)導(dǎo)都是知識(shí)豐富、能力突出的領(lǐng)導(dǎo)，他們看待問(wèn)題處理事情的想法隨時(shí)可能產(chǎn)生變化，進(jìn)而給文秘人員來(lái)個(gè)突襲，文秘人員因?yàn)闇?zhǔn)備不足而工作沒(méi)做好。所以，辦公室文秘人員平常一定要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)多了解，知道領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)心深處的想法，只有這樣才能將被動(dòng)變主動(dòng)，利于工作的進(jìn)行。

2.超強(qiáng)的記憶能力。通常來(lái)講，記憶力指得是人大腦記憶事物的能力，但是對(duì)于辦公室文秘人員來(lái)說(shuō)，僅僅擁有這種記憶力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，他們需要的更多是對(duì)于經(jīng)驗(yàn)的存儲(chǔ)。辦公室文秘人員必須要牢牢記住上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)的每一項(xiàng)重要信息，以防因?yàn)樾畔⒌膫鬟_(dá)失誤而造成工作的失職。超強(qiáng)的記憶能力是辦公室文秘人員必須具備的，對(duì)于突發(fā)事件的處理一定要沉著冷靜，運(yùn)用之前可能處理類(lèi)似突發(fā)情況時(shí)采取的措施進(jìn)行處理，不要讓自己手忙腳亂。同時(shí)，辦公室文秘人員處理繁雜工作的時(shí)候，需要記憶的東西很多，所以，超強(qiáng)的記憶力有助于辦公室文秘人員工作的順利進(jìn)行。

（二）專業(yè)能力結(jié)構(gòu)。包括如下幾個(gè)方面：

1.良好的文字表達(dá)能力。文字表達(dá)能力是辦公室文秘人員進(jìn)行溝通交流的的一種能力，是辦公室文秘人員必須具備的。對(duì)于辦公室文秘人員來(lái)講，他們從事的工作就是經(jīng)常跟文字打交道，例如向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映情況，和同事進(jìn)行工作溝通，涉及到的都是文字方面。所以，辦公室文秘人員一定要具備良好的文字表達(dá)能力，也就是文字寫(xiě)作能力要強(qiáng)，精通寫(xiě)作技巧，擁有較高的寫(xiě)作水平。這就要求辦公室文秘人員在日常工作生活中多積累寫(xiě)作素材，多閱讀一些讀物，并不斷進(jìn)行寫(xiě)作練習(xí)，提高自己的文字表達(dá)能力，進(jìn)而提高自身工作能力。

2.熟練的辦公自動(dòng)化能力。辦公自動(dòng)化主要是辦公室文秘人員能夠熟練操作一些現(xiàn)代化辦公設(shè)備、器材、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)等。一般辦公室最主要的設(shè)備主要有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及傳真機(jī)等，辦公室文秘人員一定要對(duì)基本的辦公設(shè)備熟悉，掌握其操作規(guī)范。而且，隨著時(shí)代的進(jìn)步，現(xiàn)在辦公室辦公很多都實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)、文字、事務(wù)處理一體化。因此，如果辦公室文秘人員沒(méi)有較強(qiáng)的辦公自動(dòng)化能力，那么在他們?nèi)粘５墓ぷ鳟?dāng)中將會(huì)碰到很多困難。反之，具備良好的辦公自動(dòng)化能力有利于他們?nèi)粘９ぷ鞯捻樌M(jìn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

作為一名辦公室文秘從業(yè)者，必須要掌握一些基本的從業(yè)能力，主要是基礎(chǔ)能力和結(jié)構(gòu)能力，擁有這兩種能力是辦公室文秘人員順利工作的基礎(chǔ)，并促進(jìn)辦公室文秘人員綜合素質(zhì)的提高。

[1]呂沁芮.淺談辦公室文秘人員的能力結(jié)構(gòu)[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,12(3):1-1.

[2]周巍巍.探究黨委辦公室文秘人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)[J].企業(yè)文化旬刊,2016,25(7):43-43.

[3]曹闖.提升辦公室秘書(shū)素質(zhì)的對(duì)策探討[J].中小企業(yè)管理與科技旬刊,2014,36(8):2-2.