辦公室文秘人員的能力結構探討

文/長慶油田第三采油廠 郭文娟

辦公室文秘人員的能力結構探討

文/長慶油田第三采油廠 郭文娟

辦公室文秘工作是一份要求高、能力強的工作，它要求文秘人員要有較強的寫作能力，這種寫作涉及范圍很廣，有新聞寫作，也有文章寫作，還有宣傳稿的寫作等等。同時辦公室文秘人員還必須擁有的一項能力是公關能力，它要求文秘人員能處理好辦公室工作的各項事情，尤其面對各種公關危機時的處理能力。本文以辦公室文秘人員為主線，探討文秘人員的能力結構。

辦公室；文秘人員；能力結構

隨著時代的不斷發展，社會情況越來越復雜，社會對辦公室工作文秘人員需求量不斷增加的同時對文秘人員的從業要求也不斷加強。所以，作為一個辦公室文秘人員，必須提升自己的綜合素質，讓自己具備強大的工作能力，只有這樣才能達到社會對辦公室文秘人員的要求，而自己本身也不會在激烈的競爭中處于淘汰邊緣。

一、現階段辦公室文秘人員的社會需求現狀調查

前文筆者提到，時代的發展，社會出現了很大變化，社會對于辦公室文秘需求量將不斷增加。從現實情況看，辦公室文秘人員確實擁有很強的能力，在完成自己本職工作的同時還可以為領導分擔部分工作，協助領導處理好各項事務，保證了工作的順利進行。辦公室文秘屬于功能型以及綜合型人才，受到很多公司企業的青睞，不同領域對辦公室文秘人員的需求量也不盡相同。

站在整個社會的角度考慮，辦公室文秘呈現出需求量不斷增加的現象。然而，站在內部來看，辦公室文秘的職業崗位出現了很大改變。一般來講，大型公司內部分工比較細，對于細節工作要求比較嚴格，辦公室文秘人員在大型公司會受到很大重視。一些外資企業和民營企業在辦公室文秘人員的需求量上也不斷增加。此外，事業單位、國家機關等部門對于辦公室文秘人員的需求量有所下降。

二、探討辦公室文秘人員能力結構

辦公室文秘人員工作能力主要表現在基礎能力和結構能力這兩個方面，這兩種能力可以很立體地反映出現代辦公室文秘人員的能力結構，構成了辦公室文秘人員的能力系統。

（一）基礎能力結構。包括如下方面：

1.敏銳的觀察能力。有過辦公室工作經驗的人都清楚觀察力對于辦公室文秘人員的重要性。辦公室文秘人員的觀察能力與一般工作人員的觀察能力不同，它主要表現在對上級領導言語、臉色、行動等方面的觀察。對于辦公室文秘來講，他們最基本的的工作內容其實就是傳達信息，負責聯系上下級，方便人員溝通。正是由于這種工作內容的存在，所以辦公室文秘人員要能夠察言觀色，善于觀察并記住身邊的人和事。現在的領導都是知識豐富、能力突出的領導，他們看待問題處理事情的想法隨時可能產生變化，進而給文秘人員來個突襲，文秘人員因為準備不足而工作沒做好。所以，辦公室文秘人員平常一定要對領導多了解，知道領導內心深處的想法，只有這樣才能將被動變主動，利于工作的進行。

2.超強的記憶能力。通常來講，記憶力指得是人大腦記憶事物的能力，但是對于辦公室文秘人員來說，僅僅擁有這種記憶力是遠遠不夠的，他們需要的更多是對于經驗的存儲。辦公室文秘人員必須要牢牢記住上級領導傳達的每一項重要信息，以防因為信息的傳達失誤而造成工作的失職。超強的記憶能力是辦公室文秘人員必須具備的，對于突發事件的處理一定要沉著冷靜，運用之前可能處理類似突發情況時采取的措施進行處理，不要讓自己手忙腳亂。同時，辦公室文秘人員處理繁雜工作的時候，需要記憶的東西很多，所以，超強的記憶力有助于辦公室文秘人員工作的順利進行。

（二）專業能力結構。包括如下幾個方面：

1.良好的文字表達能力。文字表達能力是辦公室文秘人員進行溝通交流的的一種能力，是辦公室文秘人員必須具備的。對于辦公室文秘人員來講，他們從事的工作就是經常跟文字打交道，例如向上級領導反映情況，和同事進行工作溝通，涉及到的都是文字方面。所以，辦公室文秘人員一定要具備良好的文字表達能力，也就是文字寫作能力要強，精通寫作技巧，擁有較高的寫作水平。這就要求辦公室文秘人員在日常工作生活中多積累寫作素材，多閱讀一些讀物，并不斷進行寫作練習，提高自己的文字表達能力，進而提高自身工作能力。

2.熟練的辦公自動化能力。辦公自動化主要是辦公室文秘人員能夠熟練操作一些現代化辦公設備、器材、通信技術以及互聯網等。一般辦公室最主要的設備主要有計算機、打印機以及傳真機等，辦公室文秘人員一定要對基本的辦公設備熟悉，掌握其操作規范。而且，隨著時代的進步，現在辦公室辦公很多都實現了數據、文字、事務處理一體化。因此，如果辦公室文秘人員沒有較強的辦公自動化能力，那么在他們日常的工作當中將會碰到很多困難。反之，具備良好的辦公自動化能力有利于他們日常工作的順利進行。

三、結語

作為一名辦公室文秘從業者，必須要掌握一些基本的從業能力，主要是基礎能力和結構能力，擁有這兩種能力是辦公室文秘人員順利工作的基礎，并促進辦公室文秘人員綜合素質的提高。

[1]呂沁芮.淺談辦公室文秘人員的能力結構[J].辦公室業務,2014,12(3):1-1.

[2]周巍巍.探究黨委辦公室文秘人員的業務素養[J].企業文化旬刊,2016,25(7):43-43.

[3]曹闖.提升辦公室秘書素質的對策探討[J].中小企業管理與科技旬刊,2014,36(8):2-2.