淺談高校教學檔案管理的特點、問題及對策

何雪華

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淺談高校教學檔案管理的特點、問題及對策

何雪華

【摘 要】教學檔案是教學實踐及教學管理中形成的具有保存價值的文件材料總和。教學檔案管理是高校管理的重要內容，能夠為教育教學及研究、查詢、使用等提供原始材料的支持。

【關鍵詞】檔案管理 特點 問題 對策

一、特點

一是專業化、多樣化的統一。教學及教學管理都具有很強的專業性，且比較系統復雜，故此，教學檔案也是比較專業和復雜的。不僅教學計劃、教案、教材等紙質的教學材料，而且還有音頻、視頻、幻燈片、課件的教學音像資料。不同學校、不同專業、不同課程設置、不同教學內容與方法，且專業性很強，故此，教學檔案管理也具有很強的專業化和復雜化。二是系統化和周期化的統一。教學檔案內容結構具有很強的系統性，教學檔案與教學實踐、管理等各個環節都具有密切的關系，并按照一個特定的時間段進行系統整理歸集，故此，教學檔案管理是系統性與周期性的統一。三是分散化與集中化的統一。教學業務與管理具有各自的分工，很多教學材料都分散于各教學部門，同時，又要求高校檔案部門必須集中保管和使用教學檔案，這就是教學檔案管理的分散化與集中化的統一。

二、主要問題

（一）管理人員素質不高

一是專業人員不多。高校檔案管理人員主要是兼職人員，有的是教學秘書兼任的，有的是聘請的較少家屬。管理隊伍流動性較大，不夠穩定，容易影響高校教學檔案管流動持續性。二是缺乏專業知識技能。對檔案管理人員的日常培訓不到位，沒有形成常態化和長效化機制，導致教學檔案管理工作效果受到一定的影響。

（二）管理制度不完善

一般高校都制定了教學檔案管理制度，但是制度缺乏系統性和完整性，對歸檔、查閱、登記等方面的要求不夠細致和嚴格。

（三）材料收集難度大

教學管理人員缺乏檔案管理意識，日常收集檔案材料不及時，有的只有文字資料，而缺乏音像資料，影響了檔案的完整性。有的教師對檔案工作不夠重視，認為檔案交由檔案管理部門比較麻煩，存在一定的消極思想和抵觸情緒。

（四）管理不夠重視

一方面，領導重視不夠。有的高校領導對教學檔案管理不夠重視，一般抱著可有可無的態度，從而導致教學檔案管理的人財物投入力度不夠。另一方面，有的高校只重視教學科研，而在教學檔案管理方面的投入力度較小，導致檔案管理設施設備條件較差，檔案資源收集整理也不夠及時準確全面，影響了檔案的保管。

三、狠抓高校教學檔案管理

（一）狠抓教育培訓，提高檔案管理素質

一是選好檔案管理人員。高校應積極拓寬檔案管人員進入渠道，把好檔案管理人員入口關，將專業知識技能過硬、管理經驗豐富的優秀人才引入到教學檔案管理工作隊伍中來。特別應提供檔案管理人員的經濟待遇、生活待遇和政治待遇，用優越的待遇吸引人、激勵人。二是加大教育培訓力度。根據檔案管理的實際需要，要科學制定教學檔案管理人員培訓計劃，堅持教育培訓的常態化和長效化，使檔案管理人員的業務能力和綜合素質得到不斷提升。

（二）完善檔案管理制度，建立健全長效機制

一是構建管理責任體系。建立健全教學檔案管理制度，科學制定教學檔案建設規劃，明確檔案管理目標，并要明確教學檔案管理員的責任、權力的具體范圍。將檔案管理責任細化分解給每位教師、教學管理者和檔案管理員，教師要負責將自己教學實踐和教學研究中形成的教學檔案資料及時收集整理，定期交由給檔案管理員。檔案管理員則要做好統一匯總整理和存檔。二是加大檢查考核力度。學校要安排專人對教學檔案管理情況進行定期檢查、評比和考核，促使廣大教師和檔案管理人員的檔案管理意識不斷增強，通過收集整理、分類歸檔等，確保檔案管理規范有序進行。通過抽查檢查，能夠及時發現問題，這樣能夠對檔案工作起到有力地促進作用。

（三）做好資料收集整理，力求完整齊全

一是加強檔案收集。高校應加強對所屬院系檔案工作的指導檢查，檔案室應深入各個教學部門，將教學檔案文件及時收集整理，明確教學文件的歸檔范圍。二是加大宣傳力度。通過宣傳欄、廣播、電視、網絡、微信公眾號、微博等，對教學檔案工作進行廣泛宣傳，讓大教師認識到教學檔案管理工作的重要性和必要性，使他們更加了解、理解和支持檔案管理工作。三是明確規定時間與范圍。對于檔案移交、接收、借閱、登記等方面予以明確，并嚴格落實，使教學檔案管理工作能夠規范有序地進行。四是高度重視教學檔案管理工作。作為高校領導，應該高度重視教學檔案管理工作，將檔案管理工作作為重要工作來抓，切實加大對檔案管理工作的人力物力和財力支持，做好檔案資料的收集、整理及歸檔工作。

四、結語

綜上所述，高校教學檔案管理人員必須高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作放在十分重要的位置，加大對教學檔案管理工作的投入力度，著力狠抓教育培訓，提高檔案管理素質，完善檔案管理制度，建立健全長效機制，做好資料收集整理，力求完整齊全，使教學檔案工作發揮出最積極有效的作用。

參考文獻：

[1]周鳳梅.淺析高校教學檔案管理中存在的問題及對策[J].科技信息(科學教研),2007,35:189,218.

（作者單位：湖南工學院)

基金項目：本文系湖南省普通高等學校教學改革研究項目《基于“卓越計劃”的教師評價體系研究踐》（項目編號：湘教通〔2014〕247號）成果。