新形勢下高職院校檔案工作服務(wù)職能提升策略研究

張曉蘭

新形勢下高職院校檔案工作服務(wù)職能提升策略研究

張曉蘭

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，高新技術(shù)的應(yīng)用已滲透至社會發(fā)展的各個層面。傳統(tǒng)的檔案管理因信息化技術(shù)的普及而發(fā)生翻天覆地的變化。檔案管理已不再作為記錄與保存資料的手段，而是更多地向服務(wù)性發(fā)展，提高檔案利用價值成為檔案管理工作的重點。本文通過對高職院校現(xiàn)行檔案管理工作的弊端進行闡述，進而提出提升高職院校檔案管理新策略，以前使高職院校檔案轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，規(guī)范制度建設(shè)，從而更好地發(fā)揮檔案工作的服務(wù)功能。

高職院校 檔案工作 服務(wù)職能 提升

一、前言

傳統(tǒng)觀念中，檔案作為翔實記錄歷史的工具，其主要作用在于完整、真是地保存高職院校辦學(xué)過程中的教學(xué)、管理、科研等信息，是總結(jié)經(jīng)驗、處理問題、完善工作的重要依據(jù)。高校檔案工作歷時多年發(fā)展，其在向檔案信息化管理轉(zhuǎn)變過程中，存在諸多阻力，比如硬件設(shè)施落后、傳統(tǒng)思維禁錮、管理思維陳舊等弊端。而高職院校的特殊性使得存在于高校中的檔案工作弊端沿襲較少，高職院校多由普通高等院校、成人高校、中等職業(yè)學(xué)校通過轉(zhuǎn)變建制而成，經(jīng)過二十多年的飛速發(fā)展，現(xiàn)如今已占據(jù)我國高等教育的半壁江山。高職院校的急速擴張與我國社會經(jīng)濟發(fā)展密切相關(guān)，其發(fā)展伴隨改革開發(fā)的全過程，因此其檔案工作由工具性到服務(wù)性的變革中，所遇阻力極小，但目前高職院校檔案工作仍有許多亟待解決的問題，拓寬視野，轉(zhuǎn)變思路，全面、清晰地任何到檔案工作的重要性，才能有效提升高職院校檔案工作的服務(wù)職能。

二、高職院校檔案工作現(xiàn)狀

（一）對檔案工作的重要性認識不足

高職院校檔案詳實地記錄了高職院校的發(fā)展歷程，完善的檔案工作有助于教學(xué)、科研工作總結(jié)經(jīng)驗，進而完善不足之處。現(xiàn)階段高職院校檔案工作普遍存在有名無實的狀態(tài)，即檔案工作浮于表面，只完成基本信息收集、記錄過程，未能將檔案的價值充分挖掘。出現(xiàn)這一問題的根本原因在于領(lǐng)導(dǎo)層的認知缺陷。高職院校發(fā)展速度飛快，現(xiàn)階段仍處于高速發(fā)展階段，檔案工作對高職院校的高速成長短期內(nèi)無法提供太多幫助，從表面看來，檔案工作對高職院校發(fā)展的推動力不足，這就導(dǎo)致了對檔案工作的重視度嚴(yán)重不足。長此以往，檔案工作滯后會嚴(yán)重阻礙高職院校健康發(fā)展。

（二）檔案工作信息化程度低

信息化技術(shù)在檔案工作中的全面應(yīng)用，是提升檔案工作服務(wù)職能的前提。檔案工作信息化程度提升，分為硬件與軟件兩方面。資金投入力度直接決定硬件的提升，信息化設(shè)備的投入、維護均需資金支持，硬件設(shè)備落后使得檔案工作效率降低，信息的收集、存儲、調(diào)用均會受到影響。軟件設(shè)施則指檔案工作者的整體素質(zhì)，檔案管理專業(yè)人才的匱乏嚴(yán)重制約檔案工作信息化。高職院校從事檔案工作的人員，多為從事傳統(tǒng)檔案管理人員，存在明顯的文化層次低、綜合技能低、管理理念落后、管理手段單一等問題。

（三）檔案工作主動性不足

新形勢下的檔案工作，變傳統(tǒng)檔案工作的工具性為服務(wù)性，同時檔案資料的收集方面，也從傳統(tǒng)的被動收集轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃荧@取。檔案工作的主動性不足，可以從兩方面解讀。其一，檔案資料收集的主動性不足，主要表現(xiàn)在檔案工作中，將被收集的資料固定化、模式化，導(dǎo)致所收集資料的多樣化不足，使得高職院校檔案較為單一，不能全面的記錄高職院校發(fā)展歷程。其二，檔案工作服務(wù)的主動性不足。現(xiàn)階段的檔案服務(wù)，存在明顯的單向性特征，既檔案只服務(wù)于有需求的群體。這就使得檔案的價值不能充分發(fā)揮，應(yīng)轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，轉(zhuǎn)被動服務(wù)為主動服務(wù)，使檔案的內(nèi)在價值得以充分發(fā)揮作用。

三、高職院校檔案工作服務(wù)職能提升

（一）服務(wù)理念提升

服務(wù)理念提升的前提是管理層的重視度與管理者的綜合素質(zhì)。首先要充分認識到高職院校檔案工作的重要性，建立完善的檔案管理部門，建立完善的檔案管理流程，建立先進的信息化體系，從而使檔案工作規(guī)范化。其次要打造具有先進服務(wù)理念的檔案工作團隊，通過對外招聘專業(yè)人才，內(nèi)部培訓(xùn)現(xiàn)有人才相結(jié)合的方式，提高檔案工作者的整體素質(zhì)。檔案工作服務(wù)理念的提升，要依托信息化技術(shù)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，建立合理的檔案工作管理框架，從而使檔案工作正式由工具性向服務(wù)性轉(zhuǎn)變。

（二）服務(wù)質(zhì)量提升

服務(wù)質(zhì)量提升的重點在于檔案工作質(zhì)量的全面提升。首先要充實檔案工作內(nèi)容，主動收集檔案資料，爭取全面翔實的反映高職院校發(fā)展的各個方面，使各個階層都可以及時、快捷、準(zhǔn)確地獲取檔案資料。其次，加快信息化建設(shè)步伐，使檔案資料的收集、利用更加高效。最后，建立區(qū)域信息化資源共享系統(tǒng)，使高職院校間檔案資源得以共享，從而取長補短，在提升自身檔案工作的前提下，全面提高高職院校檔案利用效率。

四、結(jié)語

綜上所述，高職院校檔案工作存在諸多問題，檔案工作由工具性向服務(wù)性轉(zhuǎn)變是高職院校檔案工作今后的重點工作。大力提升高職院校檔案工作服務(wù)職能，充分挖掘與利用檔案資料潛在價值，從而有力地推動高職院校高速健康發(fā)展，為社會經(jīng)濟發(fā)展做出更大貢獻。

［1］黃夢華.如何提升高職院校檔案管理工作的服務(wù)能力和水平［J］.漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2013（03）.

［2］方紅.高職院校檔案工作服務(wù)職能的提升策略［J］.長江工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2015（04）.

［3］馮江博，薛妮.淺談如何提高高職院校檔案管理工作水平［J］.知識經(jīng)濟，2015（13）.

（作者單位：寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院）