機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的有效方法分析

文/陜西省渭南市洛惠渠管理局 雷娟

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機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的有效方法分析

文/陜西省渭南市洛惠渠管理局 雷娟

【摘要】機關(guān)事業(yè)單位的成長歷史對事業(yè)單位里的工作人員了解和明確自己的工作內(nèi)容和職責(zé)都有很大的作用。而機關(guān)事業(yè)單位的財務(wù)檔案和人事檔案對機關(guān)事業(yè)單位而言是具有極高保密性的文件。因此，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的有效性對事業(yè)單位來說是一件非常重要的事情。機關(guān)事業(yè)單位只有將檔案管理工作做好，才能更好地處理單位的工作和業(yè)務(wù)，使機關(guān)事業(yè)單位更高效、順利地發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；方法

一、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的不足

（一）檔案管理意識薄弱。機關(guān)事業(yè)單位中的工作人員大多重視本單位的專業(yè)業(yè)務(wù)的開展和綜合業(yè)務(wù)水平的提高，對檔案管理工作缺乏重視，檔案管理制度陳舊、管理人員缺乏專業(yè)性、管理方法落后，對檔案管理工作缺乏足夠的監(jiān)督，對工作中存在的問題缺乏重視。管理人員很難意識到檔案管理工作的重要性，很難以積極的態(tài)度投入到檔案管理工作中，工作過程中會產(chǎn)生低下效率。機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作是機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。

（二）機關(guān)事業(yè)單位中缺乏完善的檔案管理制度開展。機關(guān)事業(yè)單位的管理制度中，大多是關(guān)于人事和業(yè)務(wù)相關(guān)的，其中很少有檔案管理相關(guān)的規(guī)定，甚至有的機關(guān)事業(yè)單位管理制度中沒有檔案管理的相關(guān)規(guī)定。機關(guān)事業(yè)單位工作的開展依據(jù)主要是相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)章制度的缺乏使工作難以及時、有效、全面地開展。檔案管理工作相關(guān)制度的缺乏，使檔案管理工作開展時缺乏依據(jù)和參考，檔案管理人員無法展開工作。

（三）缺乏專業(yè)人才。由于機關(guān)事業(yè)單位人員對檔案管理工作重視不夠，導(dǎo)致機關(guān)事業(yè)單位中沒有足夠的專業(yè)檔案管理人員，很多單位的檔案管理人員沒有檔案管理的專業(yè)知識，因此，很多機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作處于效率低下、程序混亂的非專業(yè)狀態(tài)，甚至處于癱瘓狀態(tài)，使檔案管理成為機關(guān)事業(yè)單位管理工作中的短板。

（四）檔案管理方法落后。由于機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作相關(guān)制度的缺失和相關(guān)專業(yè)人員的缺乏，檔案管理工作缺乏足夠的方法，僅能參考其他工作的工作程序和工作方法開展檔案管理工作，檔案管理方法落后并且不專業(yè)，檔案管理工作的效率極低，阻礙了需要利用檔案的相關(guān)工作的順利進行。

二、提高機關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作效率的有效方法

（一）提高工作的重視程度。機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作的重要性是機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。因此，提高機關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作效率首先要解決的問題就是機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對檔案管理工作重視不足的問題。目前，機關(guān)事業(yè)單位實行考核制度，提高機關(guān)事業(yè)單位相關(guān)人員對檔案管理工作重視程度的最有效的方法就是將檔案管理工作的效率列入機關(guān)事業(yè)單位考核范圍之內(nèi)，并且進行定期考核。

（二）完善檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定。制度的缺乏使工作人員開展相關(guān)工作時缺乏依據(jù)，因此，提高機關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作的工作效率需要不斷完善相關(guān)的管理制度和規(guī)定。檔案管理工作相關(guān)制度缺失的單位，應(yīng)該參考相關(guān)的制度規(guī)定，盡快制定檔案管理工作規(guī)定，并在工作過程中不斷完善。

（三）選取專業(yè)的人員。檔案管理人員是檔案管理的主體，檔案管理人員的專業(yè)性與否直接影響到檔案管理工作的效率。目前，很多高校中設(shè)有檔案管理專業(yè)，因此，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該選取檔案管理的專業(yè)人員作為本單位的檔案管理人員。對于本單位的非專業(yè)的檔案管理人員，應(yīng)進行定期和不定期的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平，使檔案管理工作呈現(xiàn)專業(yè)性。

（四）采用先進的管理方法。隨著各界人士對檔案管理工作的重視，對檔案管理方法的研究也不斷增多，不斷創(chuàng)造出更加適合檔案管理工作中實際需要的管理方法。隨著信息科技的發(fā)展，產(chǎn)生了更多檔案管理的工具，檔案管理工作更加便捷、高效。因此，機關(guān)事業(yè)單位提高檔案管理工作效率需要根據(jù)本單位檔案管理工作的實際需要選擇適合的管理工具和管理方法，并培訓(xùn)相關(guān)的專業(yè)人員，使機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作不斷專業(yè)化，不斷提高檔案管理工作的效率。

【參考文獻】

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