事業單位檔案管理中現代化方式的利用研究

文/濱州市婦幼保健院 劉麗麗

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事業單位檔案管理中現代化方式的利用研究

文/濱州市婦幼保健院 劉麗麗

【摘要】檔案管理工作，是事業單位工作的重要內容。將現代化元素引入事業單位的檔案管理工作中，通過計算機與網絡技術去充實檔案管理工作，有利于提高檔案管理工作的自動化水平。關注社會發展的新形勢，改革事業單位的檔案管理工作，有利于檔案管理工作的進步。

【關鍵詞】新形勢；事業單位；檔案管理；現代化；優化

一、事業單位檔案管理中應用現代化方式的意義

首先，利用傳統的方式開展事業單位的檔案管理工作，不僅要加大管理人員的工作量，還會因為檔案種類與內容的繁多而出現工作效率不足與質量不高的問題。在進行檔案的建檔、查詢以及檢索的過程中，傳統的工作模式都會影響效率。完全人工化的檔案管理工作在質量上并不利于事業的發展。

其次，傳統的檔案管理模式所針對的是傳統的紙質檔案，紙質檔案所占的保存空間較大，并且在查詢上具有諸多不便，無論是檔案的歸類還是收集，都較為麻煩，加長了檔案管理的周期。

利用現代化方式開展檔案管理工作，在提高工作效率的同時，也減小了檔案管理工作人員的工作負擔，有利于工作質量的提升。現代化管理讓事業單位的檔案管理工作實現了無紙化，有利于檔案的管理與查底，也有利于檔案資料的便捷使用。因此，于事業單位檔案管理工作中應用現代化方式，有利于促進單位管理工作的升級。

二、事業單位檔案管理中應用現代化方式的途徑

現代化方式在事業單位檔案管理工作中的應用途徑不只一種，將現代化方式落實到檔案管理工作中的每一個環節，才能促進檔案管理工作現代化。

（一）應用于檔案檢索與目錄管理中。在檔案管理工作中，檔案目錄的建立是十分重要的。在計算機快速發展的今天，檔案管理者不需要再手寫檔案，可以利用計算機進行打印。目前，市面上已經開發出針對檔案管理工作的專業工作軟件，這些軟件可以針對檔案目錄與檔案資料的內容進行有效地分類，制定科學的分類標準，將檔案資料錄入到計算機中，就可以利用軟件進行自動分類與統計。一旦有工作人員想要調用某份檔案，可以通過相關信息的輸入進行檢索。專業軟件會在很短的時間內顯示檔案文件的具體存儲位置以及部分關鍵內容。提高檔案的檢索時間以及做好檔案的分類與保存工作，還需要事業單位的檔案管理工作人員從事業單位的發展需求出發，對檔案目標進行特色化設置，從而讓檔案管理工作為事業單位的發展提供動力。

（二）應用于檔案庫房管理中。在計算機技術不斷更新的今天，事業單位檔案庫房管理中也應當加入計算機這個新的成員。檔案管理人員可以利用同時加強現代化庫房管理系統的建立，利用計算機設備對檔案庫房進行全方位、實時性地監控。與此同時，更要對檔案庫房的空調設備以及空氣濕度控制設備進行監控，一旦庫房的環境條件達不到檔案保存的標準，則需要進行報警。計算機的智能化特點，有利于檔案管理工作的智能化。將計算機利用于檔案庫房管理工作中，是促進事業單位檔案管理工作現代化的重要手段。

（三）應用于檔案管理輔助業務中。檔案管理工作的內容較為豐富，許多輔助性的業務存在于檔案管理工作中。檔案的收集與整理工作、鑒定與保管、利用與統計分析，都是檔案管理業務。在檔案管理工作的整個過程中，不僅涉及這些管理類的工作，還有檔案信息的處理工作。檔案管理過程中，會產生許多檔案信息，利用計算機對這些信息進行處理，有利于檔案輔助工作質量的提高，更能給檔案管理人員帶來較多的便利。目前，在檔案管理工作中應用較為廣泛的就是檔案管理軟件，這些軟件可以針對檔案的借閱與歸還進行有效地統計，促進檔案存儲與利用工作效率的提高。

（四）應用于檔案形式轉變中。目前，電子文件已經成為檔案的主要形式，在進行檔案的保存時，檔案管理者需要將紙質文件轉變成為電子檔案。將現代化方式應用于檔案形式的轉化中，有利于檔案管理效率的提高。

首先，檔案管理者需要加強檔案數據庫的建立，利用現代化數據庫的結構促進檔案形式的規范化與標準化。其次，要對多媒體技術的優勢加以利用，通過靜態圖片、音頻與視頻等內容的整合，促進檔案的一體化管理，提升檔案管理工作的統一度。光盤，也是檔案管理工作的重要現代化工具之一。光盤的讀寫速度較快，且具有較大的容量，檔案管理者可以將檔案原始文件放入其中，方便保存，不僅節省了文件的保存空間，更有利于文件的安全。在檔案管理工作中，要特別注意將具有較大價值的紙質檔案轉換為電子形式，存檔于計算機，方便進行查詢。最后，計算機設備的使用要進行授權限制，只有相關工作人員才可以進入檔案系統查找與調用檔案，以此來保證檔案的安全性。

三、結語

綜上所述，事業單位的檔案管理工作仍然有許多可以提高的方面，正確分析現代化檔案管理方式的優勢，了解其在事業單位檔案管理工作中的切入點，有利于進行檔案管理工作的優化。社會發展的新形勢，給事業單位的檔案管理工作提出了更高的要求。無論是事業單位的領導者，還是檔案管理工作人員，都要建立現代化的工作觀念，利用創新的方法進行檔案管理工作改革，從而促進檔案管理手段的優化。

【參考文獻】

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