高校檔案信息化建設存在的問題及有效策略

郭玥杝

摘 要 當前在社會信息化高速發展的趨勢下，檔案信息化建設應運而生，這同時也是檔案事業發展的體現。高校檔案資源的科學合理的開發與利用，極大地影響著高校各項工作的有序開展。本文對于現今高校檔案信息化建設中存在的各種問題進行重點研究，并進一步提出了相應的舉措。

關鍵詞 高校檔案 信息化建設 問題 策略

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.10.008

Abstract At present， in the trend of the rapid development of social information， the construction of archival information has emerged， which is also the embodiment of the development of archival undertaking. Scientific and rational development and utilization of archives resources in Colleges and universities， which greatly affect the orderly development of the work in Colleges and universities. This paper focuses on the existing problems in the construction of archives informatization in Colleges and universities， and puts forward the corresponding measures.

Keywords college archives； information construction； problem； strategy

0 引言

高校檔案建設工作是高校各項工作運行的基礎，實現檔案信息化建設，對于高校整體工作的推進具有重大意義。其重點為充分應用當代信息網絡科技，來達成匯集、整合、傳輸、存儲的一體化檔案信息管理，使得高校形成數字化檔案信息。

1 檔案信息具有的重要意義

加強檔案信息化建設，是高校檔案工作的既定目標。第一，檔案信息化是社會科技發展趨勢，高校檔案是隸屬于國家檔案的一個重要組成部分，同時也是社會信息化的重點體現。第二，在高校當中開展檔案信息化建設，可更好地對檔案信息資源進行開發與利用，提升了檔案信息的利用效率與服務質量，使得檔案利用與館藏發揮出最大化的社會效益。第三，高校檔案信息化有助于檔案信息資源的有效保存。由于存儲電子檔案的載體信息容量較大，存儲電子檔案的光盤具有存儲數量巨大、可快速傳輸、檢索查詢便捷等多種特點，提升了保管檔案信息資源能力與服務社會的能力。

2 高校檔案信息化建設顯現的問題

2.1 檔案信息發展滯后

在高校檔案當中所館藏的豐富的檔案與資料是高校當中實用性的信息。在高校的各項工作當中如果需要查詢和利用相關文件與資料，檔案部門應提供確切的資料，推廣與應用多元化的服務形式，為檔案需求者提供快捷、便利的服務，達成信息的高效利用。當前，在現代化檔案管理中，計算機技術已經基本普及，但是在實際應用方面仍然還是比較滯后，難以實現與數字化校園建設同步發展。既體現出了檔案管理發展的滯后，也體現出了在數字化校園建設方面存在著缺憾。在高校檔案信息化建設當中，通常紙質形式的檔案僅能夠對文字類信息進行記錄，而應用電子文件檔案能夠對多樣化的信息進行記錄，還能夠存儲海量的檔案信息，并具有查詢與應用的快速與便捷等特征。因此，檔案信息化建設是檔案工作的信息適時收集、多元化服務的功能升華。隨著高校檔案信息化建設層次的提升，可以快速與便捷地開發利用檔案信息，進一步拓展服務領域，并增強社會效益。

2.2 標準規范體系尚需健全

標準規范建設是對產生與存檔的電子文件、電子檔案信息進行有效識別、精確表述、交互查詢等多種形式。當前由于我國高校檔案信息化建設歸屬于多個行政管理部門，難以進行集中性的歸口管理，因此不能形成規范、統一的管理。在管理電子文件與檔案、共享檔案信息等方面的相關標準亟待規范與統一。另外，在高校當中的各個院系與部門所構建起的工作網絡管理的信息系統，例如招錄新生、教育與教學、人力資源、財務管理等系統相互之間并不具有相關性，這些管理系統功能不盡相同，彼此間不能夠共享數據，因此難以實現信息的網絡化共享。

2.3 檔案管理人員素質有待提高

在檔案信息化建設持續發展方面，高素質的人才團隊也是一個具有決定性的因素。因此應引進和培養高素質人才，現今在較多高校當中缺乏檔案與信息專業的綜合性人才。第一，雖然管理檔案的教職工具備深厚的專業理論知識與豐富的實踐經驗，但是，在應用計算機處理信息方面的能力不強；第二，所引進計算機專業人才，大多不具備實際檔案工作經驗，因此必須經過專業知識與專業技能的培訓才能上崗；第三，高校重點關注教師與科研人員，但對于培養檔案專業人才仍然不夠重視。

2.4 亟待加強數字檔案信息的安全性

由于數字檔案信息是借助網絡來運行，因此必須注重其安全性。以下問題對于數字檔案信息的安全性構成了威脅：第一是預防由網絡傳播的計算機病毒；第二是預防網絡黑客入侵信息資源，這同時也是較難防范的安全問題，因此必須引起高度重視；第三是一些黑客對于信息資源的入侵與攻擊，對于信息資源的安全也構成了威脅；第四是在操作計算機當中出現的部分失誤、計算機系統產生故障等諸多安全問題。

3 應對高校檔案信息化建設的有效策略

3.1 深化對高校檔案信息化建設的認識

第一，要實現現代化的檔案管理，首先高校領導應對此工作高度重視，并給予大力支持。持續推進檔案信息化建設，增強發展動力，逐步實施數字校園建設與檔案信息化建設的共同進步。第二，應進一步加強檔案意識，在檔案信息化建設方面構建起全校共建的統一認識，并在全校加大宣傳力度，來推進此項工作的持續開展。第三，應建立健全檔案信息化的各項管理制度，并做出立足于學校實際情況的策略，例如：檔案保密、檔案存儲、檔案專用室管理制度等一系列的相關制度，來規范化應用檔案。

3.2 完善檔案信息資源管理標準

國家檔案行政管理部門應進一步完善檔案信息化建設的體系的標準化程度，使之能夠更加規范。在高校檔案部門應按照國家檔案信息建設的相關標準，來制定適合高校使用的編碼標準以及數據傳遞標準，并且立足于校園網，使檔案管理系統能夠連接校內的教學、人力資源等管理系統，讓檔案部門能夠借助于高校的官網匯聚各個系統產生的相關數據，并形成全校數字化檔案信息資源的網絡共享，使得檔案信息化獲得高效的應用。另外檔案部門也能夠在檔案管理系統當中設置訪問權限，讓檔案管理者與檔案查詢者都有著各自不同的訪問權限，這樣有助于加強電子檔案分類保管的保密性，從而規避了涉密電子檔案出現泄密的情況發生，能夠使得電子檔案的存儲與管理更加安全。

3.3 促進檔案管理人員的素質的提升

在檔案工作當中，檔案管理人員應積極主動地參與檔案信息化建設，建設起一支專業性較強、實踐經驗豐富的高素質人才團隊，是高校檔案信息化建設的工作重點之一，高校應建立起良好的人才培養機制，致力于打造一支專業性較強、實踐經驗豐富的檔案管理人才團隊。

第一，檔案人員的職業道德建設。檔案工作由于涉及的機密文件和資料較多，所以從業人員必須具備較強的保密意識，應該持續提升自身的政治理論素養，嚴格執行相關的檔案保密的管理制度，對于機密檔案的內容必須嚴格保密。作為一種具有較強服務性的檔案工作，要求工作人員建立起良好的服務意識。提供給用戶優質與貼心的服務。同時檔案工作也是一種細致性工作，要求工作人員在實際工作當中，工作態度認真細致。檔案工作作為一種講求奉獻精神的工作，要求工作人員在實際工作當中做到愛崗奉獻。第二，檔案人員的業務知識培訓。當前的檔案管理已經遞進到了專業化的層次，要求工作人員既要掌握檔案理論專業知識，也應該掌握必要的文字應用能力、數字化應用能力等。因此，檔案管理人員需要加強檔案知識的學習與培訓，有效提升其信息處理能力。第三，培養檔案人員的實際應用能力。檔案工作者既要對于檔案業務進行處理，也要切實掌握相關的多媒體技術與網絡技術來較好地處理信息。

現今的檔案工作的管理者，應提供給用戶網絡數字化檔案的服務，并指導用戶進行檔案檢索與利用，因此必須確實提升自我的網絡知識與專業水平。檔案管理工作應不斷發展創新，在工作當中要有創新發展的思維方式，以科學發展觀來指導具體的檔案工作，促進檔案信息化的進一步發展。

3.4 提升數字檔案信息的安全性

在檔案信息化過程當中所形成的數字信息，應注重其安全性。一為長期性保存。通常而言，檔案利用者僅只是注重于便捷使用檔案數字信息，卻忽視了長期性保存檔案信息。因此，檔案工作者的工作重點有以下三點：一為預防產生檔案數字信息的消失。應與時俱進地學習最新的信息技術，并對存儲方式適時進行研究，尋找運行良好的方式，備份存儲所有的數字信息資料。二為預防由網絡傳播的計算機病毒、預防網絡黑客入侵信息資源。置之于校園局域網以及社會公共大網絡當中，為了加強自身的網絡環境安全，應強化相關管理制度，檔案管理人員上網時應嚴格按照相關制度與規定操作，養成良好的計算機應用習慣。有效防范各種形式的計算機病毒感染以及黑客惡意攻擊。可充分應用多重設密的安全技術，并備份應用備用系統，即使主應用系統失效或產生故障，確保備用系統正常使用。三為設置限制訪問權限。在使用者進行登錄時應驗證使用者的身份，按照檔案的保密層級的不同，來劃分并確定不同用戶的訪問保密層級檔案的權限。

4 結語

總之，作為現今社會科技發展的重點趨勢，信息化技術日益受到廣泛關注，在高校檔案建設過程中，應持續進行深入系統的研究，促進檔案信息化建設的發展與進步。

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