淺談科研經費報銷流程的改進

高峰

摘 要：傳統科研經費報銷流程的繁瑣復雜占用了科研人員的科研時間，科研單位應根據自身單位特點從科研經費管理、內部控制角度、預算規劃安排、簡化報銷程序等方面從新設立適合科研人員的靈活的報銷程序，為科研人員減負，既能夠維護科研人員利益，又能監督科研經費的使用，保證科研經費的安全。

關鍵詞：科研經費 報銷流程 優化改進

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）11-198-02

一、傳統科研經費報銷存在的問題

（一）科研經費管理使用現狀

科研經費是指用于解決特定的科學技術方面問題產生的經費，分為按預算批復管理的縱向經費和按合同約定管理的橫向經費。不論是縱向經費還是橫向經費都必須遵守國家和依托單位相關辦法和規定，合理、規范使用。科研經費探其自身特點，有別于行政經費，不能趨于行政化管理，要結合科研業務自身特點從科研業務本身特性出發管理和監督。近年來，國家科技投入的不斷增大，有力保障了各類科研活動的順利開展，但科研經費在使用和管理上也日趨出現了很多問題和漏洞，嚴重影響了科研經費的使用成效。加強科研經費管理，從機制和管理方法上變革迫在眉睫，而制定切實規范及靈活的報銷審批程序則成為必然之舉。

（二）傳統科研經費報銷流程及存在的問題

科研經費管理必須尊重科研活動的特點與規律，必須有利于激發和保護科研人員的創造力，作為國家財政組成部分的科研經費的支出又必須符合公共財政的使用要求，必須接受政府監管和公眾監督。而傳統科研經費報銷流程不管報銷項目內容統統“胡子眉毛一把抓”處理，不論什么項目，什么內容要么規定全部“先批后審”即科研項目負責人或者單位負責人先審批報銷單再交由財務部門審核付款；要么規定全部“先審后批”，即財務部門審核完報銷單后交由科研項目負責人或者單位負責人審批，之后再交由財務部門付款。兩種方式都缺乏相應業務部門的會簽，業務實質不能如實判斷，對于具有特定性質的科研經費來說勢必會帶來很多問題。

1.從科研經費管理上看。科研經費的使用和科研活動密切相關，有些科研費用報銷適合先批后審，而有些則適合先審后批，因此不能統一處理，一概而論。比如咨詢費和勞務費，科研人員召開科研討論會或驗收會等邀請相關專家評議支付咨詢費，通過簽字單據作為報銷依據；又或科研人員進入偏遠特殊地區進行科學考察，支付給當地農民或牧民搬運或開采或運輸的勞務費，無法開具稅務發票，則只有通過照片、第三方證明、身份證復印件等形式作為支付證明等等，這些若采用先審后批則會計人員無法把握科研業務發生的真實性，只有科研管理部門根據科研工作安排和進展等方面鑒定并衡量確定科研活動的真實存在后，再由財務部門審核，就保證了報銷業務的真實可靠。而又比如差旅費、出國費等費用，就完全適合先審后批的方式，出差補貼的計算，出國費用匯率的計算等都極易出錯，若有財務部門先行審核更改好數額再交由相關領導審批就避免了找相關領導反復簽字的麻煩。

2.從內部控制角度上看。健全的內部控制制度，能夠提高風險防范能力和科研經濟活動管理水平。而合理設置報銷審批各環節，就必須明確權責分工，細化控制流程，然而“先批后審”過分強調了科研主管領導的決策集中權，“先審后批”則又將經濟責任過分依賴于財務人員的判斷，兩種方式都過于片面，不能體現出其他各個部門，各個職能環節對于經濟業務的責任性，都會導致內部控制的缺失。

3.從預算規劃安排上看。由于科研活動自身的特殊性及實際發生的不確定性，科研經費從預算的編制到預算的執行都是科研經費安排的重要依據，而報銷環節更應緊密圍繞預算執行開展，保障科研資金安全，降低財務風險。“先審后批”或“先批后審”都沒能做到全面的稽查控制，沒有專門人員把關，在報銷過程中都很容易放大預算開支范圍，或變更預算內容，任意開支，使預算缺乏束縛力。

4.從優化報銷程序上看。當下科研經費管理條目過多過細，過于復雜的報銷流程對科研人員來說無疑增加了科研以外的負擔，使他們難以把時間精力全部用于科研之上，財務的管理與辦事程序應當為科研服務，為科研人員的科研活動助力，因而優化報銷程序勢在必行。

二、改進后的科研經費報銷審批程序

（一）改進后的科研經費報銷流程圖

（二）改進后的科研經費報銷流程簡述

報銷人準備報銷原始發票及相關附件單據，填寫報銷單→科研課題組審核（若為差旅費/出國費則由審核會計事先審核過再交由科研課題組審核，若為預算內費用根據業務性質由資產條件處/科技處/外事部門相應分別審核，若為預算外費用則不予報銷）→根據報銷費用金額的大小找相應分管財務領導/單位負責人審批→最后財務處審核付款。

改進后的科研經費報銷流程并不是將報銷手續由寬松變到從緊，而是從報銷本質出發，實事求是地還原科研業務本來面目，以最簡練的方式全方位呈現科研業務過程。

三、改進后的科研經費報銷流程的好處

（一）提高了科研經費管理的切實性與靈活性

科研人員根據具體實際報銷業務選擇相應的報銷流程，避免了以往統一程序化的沒必要的環節手續。同時科研業務活動的真實性、合理性由科研課題組事先核實把關，首先就確保了科研報銷的可靠性。同時報銷單據填制的正確率也大為提高，如交通費、差旅費、出國費等由會計人員事先計算準確交由科研人員再去審核簽字則避免了科研人員反復找領導簽字的苦惱，不僅節約了科研人員的報銷時間也提高了會計人員的工作效率。

（二）促進了單位內控體系的完善

改進后的報銷流程融入了會簽審核方式和授權審批方式，體現了全員參與的特點，從報銷的風險點出發，加強控制，科研部門和各職能部門各個節點環環相扣，相互監督，權責分明，降低了財務管理風險，為科研經費的安全和完整保駕護航。

（三）保障了預算規劃的合理性

改進后的報銷流程嚴格將報銷審核程序與預算管理相結合，由科研課題組審核，屬于科研項目預算內的經費支出予以報銷，預算外的費用開支超范圍、超數額不允許報銷，有效保證了費用支出的合規合理性。其次，通過多級部門審核也增強了單位財經紀律觀念、合規用款意識和財務管理水平，加強了單位預算的執行力度及預算執行質量使預算約束力有效體現，營造了單位良好的預算控制管理環境。

（四）促使了報銷程序的簡約化

過于繁瑣的科研經費管理讓科研人員將精力與時間都耗在了無謂的管理程序和要求上，而管理的實質是為科研服務，服務的目的是提高效率，不能讓經費報銷難制約了科研人員科研積極性，精簡掉繁文縟節的程序讓報銷流程更流暢更簡約更容易操作，真正做到管理創新服務創新。

參考文獻：

[1] 儲長應.行政事業單位財務支出報銷審批程序的優化.2011

[2] 梁麗香.談優化事業單位財務報賬審批流程.財會月刊，2012（14）

[3] 劉巧蘭.行政事業單位如何健全內部控制制度.財會月刊，2005（1）

（作者單位：中國科學院南京地理與湖泊研究所 江蘇南京 210000）

（責編：賈偉）