更新觀念，做好新時期高校檔案管理工作

時艷紅+康艷玲

【摘要】高等教育的改革與發展，勢必會對高校檔案管理工作造成一定的影響，此時管理者應該積極的拓展檔案管理新理念，轉變管理方向，落實檔案信息化建設等工作內容。本文作者在解析當前高校檔案管理工作困境的基礎上，提出了一些與做好高校檔案管理工作的新思路、新對策。

【關鍵詞】新時期 高校 檔案管理 創新觀念 提高效率

眾所周知，高校檔案管理工作可以被視為一項基礎性、系統化工程，作為高校管理體系不可缺少的環節，能夠將高校辦學質量、教育改革方向以及科研成果等信息呈現出來，同時也能夠對人事、房產等糾紛進行有效的處理。新時期下，高等教育事業快速、持續的發展，為了提高檔案管理工作的效率，管理者必須有居安思危的意識，在實踐中創新觀念。

一、分析新時期給高校檔案管理工作帶來的挑戰

1.管理工作理念面對的挑戰

傳統的、封閉化的發展觀念要做出調整，絕不能將大而全或小而全作為檔案事業追求的動力，對檔案資源規劃模式進行改進，使微觀規劃代替宏觀規劃，；同時高校檔案管理工作人員之間不能處于相對獨立的狀態，樹立協作精神，以達到對自身潛能有效開發的目標，努力建設檔案資源共享體制與信息化管理機制；此外，新時期下，高校檔案工作服務觀念務必要發生轉型，徹底的拋棄重藏輕用的這一理念，使高校檔案管理工作受到廣大師生的肯定，利用率的提高也會使其自身價值大幅度的提升；

2.管理工作方法與手段面臨的挑戰

所謂的新時期就是信息化時代，信息技術的廣泛應用勢必會對傳統的檔案管理方式與手段造成沖擊，如果在對檔案資料開展簽發、歸檔、鑒定等工作環節依然采用手工操作的方法，那么可以肯定的是這一落后的檔案管理方法與手段在滿足新時期檔案資源保管、處理、應用等方面存在較大的難度；另外如果不能及時的對高校檔案管理方法與手段進行創新優化，勢必會造成檔案資源閑置或者浪費現象的出現。總之，新時期下對高校檔案管理工作提出較高的標準，要求管理者能夠有效的應用計算機與網絡完成對檔案資源傳輸的工作項目，優化高校檔案資源服務水平的同時提高其利用效率。

二、創新觀念，提升新時期下高校檔案管理工作的效率

1對檔案管理工作在高校管理體系中所占的地位給予肯定的態度，是理念創新的基礎

高校檔案能有效的將本校教學事業發展的概況以及科研創新成果記載下來，在推廣知識運用范疇方面提供了極為巨大的動力，在促進知識創新發展的條件下，使高校落實可持續發展的目標。當然，檔案館也是高校各項科研成果以及科技發展的匯合場所。由此可見，高校檔案管理工作所彰顯的實效性是不可比擬的，它必須引起校領導高度的重視；

為了使管理理念達到更新的目標可以從以下幾方面落實：一是樹立科學的競爭觀念，此時要求檔案管理部門實施競爭體制，將崗位職責、績效以及社會效益三者有機的整合，充分開發管理者的潛能，并提升他們的技能水平；二是有效的創建進取發展觀，這是高校檔案管理者管理理念更新的重要表現形式之一，也是對傳統管理方式的調整，高校領導者應該注意的是，當進取發展觀建立健全之時，對檔案管理者意念進行培養與強化，使管理者更具創造力，為創新型潛力的開發做鋪墊的同時，高校檔案管理工作踐行創新發展的路線；

2.落實檔案信息化建設工作以滿足現代社會發展的需求

首先，高校管理者要重視對檔案資源的建設工作，這是因為檔案資源是檔案事業進展的前提條件也是根本保障，這一工作的落實能夠對新時期下高校檔案工作的完整性與精確度提供保障，若檔案資源建設具有合理性，那么高校檔案館工作效率必然會大幅度的提升；繼而，要加速對檔案的數字化與信息查找的網絡化建設工作，此時高校可以將現有校園網絡設置成檔案信息化建設平臺，在多樣化網絡資源的輔佐下切實的提升廣大師生對計算機操控的技能，最終落實提高檔案管理工作效率的目標，網絡的傳播性與廣泛性為對外交流活動的開展奠定基礎；高校檔案管理工作信息化，可以使紙質的檔案材料升級為電子文件，長期的存儲于網絡系統中，此時檔案資料查詢人員就可以借助移交的方式對網絡中存儲的載體進行精準的傳遞，或者是在電子公文傳輸系統的配合下從互聯網上直接傳送。總之建設健全高校檔案管理信息化體系，使檔案管理人員在極短的時間內就可以完成對大批量檔案資料的采集與整理工作，落實館藏資源數字化的目標，那么數字化與網絡化并存于高校檔案管理工作中，降低人力資源消耗量的同時，確保檔案資源的安全性。

三、完善高校檔案管理工作的提議

首先，建立健全高校檔案管理工作體制是基礎，這主要是因為檔案管理工作涉及的范圍較大，管理者只有貫徹落實規范化的管理流程，才能確保檔案資源的安全性與完整度，為檔案管理工作的數字化與網絡化的實現提供支持；

其次，重視優秀管理人才的開發與培養工作，是高校檔案管理事業高效發展的保障。檔案工作政治性、服務性、高技能性以及保密性，要求檔案管理者不僅僅要具備較高的職業素質，同時還要有優良的職業道德與高尚的敬業奉獻精神，以去最大限度的延長高校檔案資源使用的年限；此外電子文件、電子檔案對管理者的素質提出更高端的標準，檔案管理者能夠熟練的掌握計算機技術，同時具備深厚的檔案學基礎理論，對檔案管理工作開展的程序了如指掌，只有這樣才能使自身的管理理念達到更新的效果，同時能夠為高校檔案管理信息化建設工作填磚加瓦，當然創造出更新穎、更前端的檔案管理方式與手段也是無可非議的事實。

結束語：總而言之，在新時期中，高校應該注重檔案管理工作，在優質檔案管理團隊的輔助下，盡快的落實檔案資源信息化管理的目標，同時在信息化實踐中，管理者不斷地摸索新的管理渠道，站在全新的視域下，以新的思維方式從各個方位、各個層次對高校檔案信息資源進行開發，不斷地優化對信息資源整合的管理方式與手段。高校檔案管理工作是一項偉大的、系統化的事業，最大限度的提高檔案管理工作的效率，達到資源共享的目標是任重道遠的，因此，高校檔案管理者應該樹立勇于創新的信念、積極進取與百折不饒的精神，刻苦專研不斷強化自身的業務技能與服務意識，為高校檔案管理事業的發展貢獻力量。

參考文獻：

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