高校學(xué)籍管理與信息化管理系統(tǒng)的適應(yīng)性研究

黃書(shū)樓，沈大強(qiáng)，梁 微，黃瑞捷

（1.廣西大學(xué) 教務(wù)處，南寧 530004；2.廣西壯族自治區(qū)教育廳 學(xué)生處，南寧 530021）

高校學(xué)籍管理與信息化管理系統(tǒng)的適應(yīng)性研究

黃書(shū)樓1，沈大強(qiáng)1，梁 微1，黃瑞捷2

（1.廣西大學(xué) 教務(wù)處，南寧 530004；2.廣西壯族自治區(qū)教育廳 學(xué)生處，南寧 530021）

本文首先對(duì)當(dāng)前高校學(xué)籍管理與各個(gè)高校教務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)接存在的一系列現(xiàn)狀進(jìn)行解析，進(jìn)一步將問(wèn)題細(xì)分為兩大模塊：人員管理和管理系統(tǒng)升級(jí)，之后筆者根據(jù)理論調(diào)查與工作經(jīng)驗(yàn)提出相應(yīng)的解決方案。最后，通過(guò)研究解析能夠一定程度地提高當(dāng)前高校學(xué)籍管理的可操作性、準(zhǔn)確性和高效性。

學(xué)籍管理；人員管理；信息化；管理系統(tǒng)

本文主要就高校學(xué)籍管理信息化的特性進(jìn)行歸納分析，從而找出相應(yīng)的解決方案。研究者通過(guò)多年的學(xué)籍管理工作以及與多個(gè)高校管理人員交流學(xué)習(xí)工作總結(jié)發(fā)現(xiàn)，學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)主要包括以下幾種特性。①數(shù)據(jù)量巨大。就一個(gè)普通一年招生3 000名學(xué)生的高校來(lái)講，本科四年就有12 000名在校生，再算上已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生，作為管理者每天可能要面對(duì)好幾萬(wàn)學(xué)生數(shù)據(jù)包，而每個(gè)數(shù)據(jù)包都會(huì)包含幾十個(gè)字段，只要有1‰的數(shù)據(jù)需要查詢、修改或維護(hù)，那么就會(huì)花費(fèi)管理者大量的時(shí)間。②數(shù)據(jù)重復(fù)性高。高校學(xué)生數(shù)據(jù)貫穿著學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，涉及到繳費(fèi)、選課、住宿、檔案等業(yè)務(wù)操作部門(mén)，數(shù)據(jù)不斷的推送和管理過(guò)程中就有大量的重復(fù)、冗余產(chǎn)生。③數(shù)據(jù)復(fù)雜性大。因?yàn)閷W(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)包括學(xué)生個(gè)人基本信息、學(xué)籍狀態(tài)異動(dòng)、學(xué)業(yè)修讀情況等信息，其復(fù)雜性可想而知。④數(shù)據(jù)安全性要求高。學(xué)籍管理信息涉及學(xué)生個(gè)人信息及個(gè)人隱私，對(duì)應(yīng)的課程成績(jī)等檔案信息都是對(duì)系統(tǒng)安全提出了很高要求。

基于學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)以上特性，本文將從兩個(gè)方面進(jìn)行分析研究：管理工作者如何做好調(diào)整以更好地適應(yīng)信息化管理系統(tǒng)的要求；信息管理系統(tǒng)如何升級(jí)調(diào)整才能更完美地配合管理工作者的需求。

1　人員管理

1.1 信息化對(duì)管理人員提出更高要求

隨著信息技術(shù)的引入，學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)將不再以紙質(zhì)卡片、文本存檔這種簡(jiǎn)單的方式存在。學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)基本實(shí)現(xiàn)電子化在各個(gè)部門(mén)中流轉(zhuǎn)，只要操作得當(dāng)，其將給管理者帶來(lái)準(zhǔn)確、高速的理想效果。然而，并不是所有管理工作者都能很好地適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變，特別是當(dāng)前高校有經(jīng)驗(yàn)的管理者，基本都是經(jīng)歷過(guò)紙質(zhì)文檔時(shí)代的洗禮，但不得不說(shuō)部分人員在新的信息技術(shù)使用方面還有一定欠缺。因此，為適應(yīng)信息化的要求，就要對(duì)管理者提出如下要求。

第一，主動(dòng)提高信息技術(shù)實(shí)操能力，特別是基本的計(jì)算機(jī)操作。隨著信息技術(shù)的不斷深入，相關(guān)管理軟件也越來(lái)越多，管理人員要在日常工作過(guò)程中不斷學(xué)習(xí)、使用，才能掌握這些辦公軟件的基本操作及技巧。這將有利于系統(tǒng)管理信息化操作進(jìn)程的推進(jìn)，更有效地提高辦公效率。

第二，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)交流。高校里面大量的二級(jí)學(xué)籍管理工作的工作性質(zhì)、內(nèi)容十分相近，有經(jīng)驗(yàn)或者有技術(shù)的管理者在工作之余經(jīng)常把自己的工作技巧總結(jié)記錄下來(lái)，院校一級(jí)的管理負(fù)責(zé)部門(mén)定時(shí)、定期的組織交流活動(dòng)，通過(guò)座談會(huì)等形式讓大家交流溝通，同時(shí)做好記錄。上級(jí)學(xué)籍管理部分還可以通過(guò)建立交流群的方式，遇到問(wèn)題及時(shí)提出交流，有經(jīng)驗(yàn)的老師提供方法，在交流中相互提高。如果學(xué)籍管理隊(duì)伍一旦發(fā)生人員變動(dòng)，這些總結(jié)工作將讓新接手人員更好、更快地上手。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)較強(qiáng)的工作人員可以將自己開(kāi)發(fā)的實(shí)用小軟件、小命令分享出來(lái)，幫助大家提高工作效率。

第三，建設(shè)一個(gè)穩(wěn)定的二級(jí)學(xué)籍管理人員隊(duì)伍。學(xué)籍管理是一個(gè)重復(fù)、繁瑣的工作，有經(jīng)驗(yàn)的管理者往往比有技術(shù)的新管理者更有價(jià)值。學(xué)籍工作涉及大量的規(guī)章制度和常規(guī)內(nèi)容，有經(jīng)驗(yàn)的工作人員在年復(fù)一年的重復(fù)工作中遇到了大量相似的問(wèn)題并積累了簡(jiǎn)單有效的解決方法，高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)給予充分重視，加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)，提高應(yīng)有待遇穩(wěn)定人員，最好能夠做到梯度培養(yǎng)。

1.2 做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)確入口把關(guān)

學(xué)籍管理將分為兩大塊：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和變動(dòng)數(shù)據(jù)。對(duì)于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，院校級(jí)管理者應(yīng)該核實(shí)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性后，從招生部門(mén)錄取數(shù)據(jù)中提取必要字段。因?yàn)樯婕皵?shù)據(jù)后續(xù)操作，必須保證數(shù)據(jù)與教育部學(xué)信網(wǎng)上學(xué)生的數(shù)據(jù)保持一致。對(duì)于涉及變動(dòng)的數(shù)據(jù)如學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)院警示等數(shù)據(jù)，應(yīng)該由院系管理者核查后由學(xué)生本人確定提交院校管理者處理，院校處理后應(yīng)立即反饋給學(xué)生，并給予學(xué)生一定時(shí)間進(jìn)行確認(rèn)。

1.3 學(xué)籍管理與其他業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)調(diào)合作

學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)并不是獨(dú)立存在的，其涉及高校管理特別是教學(xué)管理的方方面面，要保證學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，確保學(xué)籍管理工作順利進(jìn)行，學(xué)籍管理工作者就必須做好與其他業(yè)務(wù)部門(mén)的協(xié)調(diào)管理工作。學(xué)籍管理是高校教學(xué)的一個(gè)重要組成部分，但是其更重要的是與教學(xué)管理其他科室的聯(lián)系，學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)是學(xué)生在大學(xué)學(xué)習(xí)過(guò)程中最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)，很多教學(xué)活動(dòng)都必須以此數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)展開(kāi)，如學(xué)生選課、成績(jī)錄入、獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定等。同時(shí)，其他教學(xué)數(shù)據(jù)也影響著學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的變化，學(xué)生學(xué)習(xí)壓力過(guò)大申請(qǐng)休、退學(xué)，學(xué)生因違紀(jì)處分導(dǎo)致不能獲得學(xué)位授予資格等，只有及時(shí)溝通才能做到實(shí)時(shí)更新學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，了解學(xué)生的最新動(dòng)態(tài)。此外，現(xiàn)有高校基本都是學(xué)工和教務(wù)分開(kāi)辦公，在日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)雙方協(xié)調(diào)不足而導(dǎo)致學(xué)生信息收集不完整，特別是涉及學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)時(shí)，雙方職責(zé)不清導(dǎo)致無(wú)法準(zhǔn)確掌握學(xué)生的最新學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)，等到發(fā)現(xiàn)學(xué)生成績(jī)異常時(shí)就會(huì)耗費(fèi)管理人員大量時(shí)間和精力去追查。因此，學(xué)籍管理者必須做好各方面的協(xié)調(diào)工作，一旦遇到多部門(mén)交叉的問(wèn)題，應(yīng)主動(dòng)溝通，提高工作效率，同時(shí)避免錯(cuò)誤出現(xiàn)。

人員管理是學(xué)籍信息化管理最基礎(chǔ)的一環(huán)，如果這個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)有處理好，即使引進(jìn)再好的管理系統(tǒng)也沒(méi)有用。反之，管理人員素質(zhì)全面提高了，信息化的推進(jìn)將事半功倍。

2　管理系統(tǒng)升級(jí)

2.1 做好重要字段修改安全提醒

在日常學(xué)籍管理工作中，最讓學(xué)籍管理者揪心的是，一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)不小心被錯(cuò)誤修改了，特別是有些數(shù)據(jù)提交修改了以后想要再改回來(lái)就要經(jīng)過(guò)大量繁瑣的程序，因此管理系統(tǒng)應(yīng)該對(duì)重要字段、關(guān)鍵數(shù)據(jù)的修改進(jìn)行提示，盡量避免忙中出錯(cuò)，特別是有些如姓名、學(xué)號(hào)等內(nèi)容相近容易產(chǎn)生誤操作的信息應(yīng)該予以重點(diǎn)提示。以畢業(yè)審核為例，院系管理者審核完畢提交數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)該對(duì)作為關(guān)鍵審核字段的姓名、學(xué)號(hào)相似的數(shù)據(jù)進(jìn)行提示，讓操作者花時(shí)間進(jìn)行二次確認(rèn)，確認(rèn)無(wú)誤后再提交，這樣才能避免數(shù)據(jù)匯總后產(chǎn)生不必要的錯(cuò)誤。另外，要做好一些基本數(shù)據(jù)字段的保護(hù)，像學(xué)號(hào)、姓名、考生號(hào)、身份證號(hào)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都需要具有最高管理權(quán)限操作者才能進(jìn)行修改操作，而且修改后應(yīng)該有原始數(shù)據(jù)和更新數(shù)據(jù)的記錄，否則發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤想改回來(lái)就很困難。最后，對(duì)于院校管理者的批量操作應(yīng)該有個(gè)明確的引導(dǎo)過(guò)程，先對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)字段進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后再進(jìn)行下一步操作，不能為了方便直接一步到位，其造成的錯(cuò)誤將要花費(fèi)管理者更多時(shí)間來(lái)矯正。

2.2 更人性化的智能操作

各個(gè)學(xué)校人員情況參差不齊，沒(méi)有辦法要求各二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理人員都具備較強(qiáng)的電腦操作能力，或者較好地學(xué)習(xí)能力。學(xué)籍管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)計(jì)出更友好的界面，讓管理者能夠簡(jiǎn)單明了地進(jìn)行操作，其主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容。

2.2.1 不同管理者應(yīng)有不同操作界面

每個(gè)級(jí)別操作者都應(yīng)該有相應(yīng)界面，由系統(tǒng)開(kāi)發(fā)者和院校管理者協(xié)調(diào)后將其主要操作模塊進(jìn)行分類固化，而一些二級(jí)管理者在不刪除必要功能的基礎(chǔ)上可以根據(jù)自己的習(xí)慣和需要增加自己個(gè)性化設(shè)計(jì)。

2.2.2 加入引導(dǎo)功能

管理系統(tǒng)應(yīng)該具備應(yīng)有的引導(dǎo)功能，不管是熟練操作者還是初次使用者都能根據(jù)提示一步步完成操作。明確標(biāo)示一些重要的學(xué)籍處理功能，對(duì)相應(yīng)操作進(jìn)行一一提示，避免遺落重要信息。

2.2.3 數(shù)據(jù)規(guī)范與自動(dòng)匹配并存

學(xué)籍管理數(shù)據(jù)量大且準(zhǔn)確度要求較高，管理人員在平時(shí)處理過(guò)程中尋找相關(guān)數(shù)據(jù)或者批量處理數(shù)據(jù)時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)范性與原數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性相矛盾，導(dǎo)致處理過(guò)程十分繁雜。通過(guò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)先進(jìn)行自動(dòng)匹配后，管理人員再進(jìn)一步操作將節(jié)省大量精力，同時(shí)也能避免錯(cuò)誤產(chǎn)生。

2.3 實(shí)現(xiàn)全面貫通的網(wǎng)上操作服務(wù)

真正的學(xué)籍管理信息化，應(yīng)該能夠做到從學(xué)生提交申請(qǐng)到學(xué)校管理者審批都能在網(wǎng)上進(jìn)行，不管所在高校是二級(jí)管理還是舊式管理模式，管理系統(tǒng)都應(yīng)實(shí)現(xiàn)全面的網(wǎng)上操作，學(xué)生不需要拿著材料在各個(gè)部門(mén)之間奔走，管理者也不用一個(gè)個(gè)核對(duì)其紙質(zhì)材料與系統(tǒng)數(shù)據(jù)。下面以一名學(xué)生申請(qǐng)退學(xué)為例介紹一下系統(tǒng)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)的功能。

①學(xué)生端口，學(xué)生能夠在管理系統(tǒng)提出退學(xué)申請(qǐng)，提供相應(yīng)材料電子版打包推送給院系管理者。②院系管理者將收到系統(tǒng)提示，最好能夠通過(guò)手機(jī)等通訊工具實(shí)現(xiàn)重要文件提醒，使管理者及時(shí)接收并處理信息。管理者收到材料后，對(duì)學(xué)生提交申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，符合要求的即可將才材料轉(zhuǎn)交院系領(lǐng)導(dǎo)審閱，院系領(lǐng)導(dǎo)二次審核無(wú)誤后提交學(xué)校處理。③學(xué)校層面最后核實(shí)學(xué)生相關(guān)材料無(wú)誤后，將退學(xué)結(jié)果以系統(tǒng)報(bào)表模板進(jìn)行公示，公示結(jié)果后將文件轉(zhuǎn)發(fā)相應(yīng)職能部門(mén)。④職能部門(mén)接受退學(xué)文件后，后勤部門(mén)清算其住宿等相關(guān)收費(fèi)后提交財(cái)務(wù)部門(mén)，如果有欠費(fèi)情況，則由財(cái)務(wù)部門(mén)通知學(xué)生繳清費(fèi)用，經(jīng)過(guò)一系列流轉(zhuǎn)，如果學(xué)生沒(méi)有其他問(wèn)題即可完成電子離校手續(xù)操作，提交學(xué)籍管理部門(mén)處理。⑤學(xué)籍管理部門(mén)接受最后結(jié)果后，打印學(xué)生肄業(yè)證書(shū)，同時(shí)在學(xué)信網(wǎng)上注銷學(xué)生相應(yīng)信息，完成操作將文件轉(zhuǎn)存檔案部門(mén)。

學(xué)生可以在自己的客戶端上實(shí)時(shí)查看文件流轉(zhuǎn)情況，除了必要的繳清學(xué)費(fèi)、交還學(xué)生證和領(lǐng)取肄業(yè)證書(shū)等操作需要親自到相應(yīng)窗口處理外，其他步驟均能在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。能有效提高辦事效率，部門(mén)負(fù)責(zé)人不管在什么地方，只要有網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行審批操作，大大節(jié)約辦事時(shí)間。同樣，學(xué)籍異動(dòng)的其他操作也與此類似，根據(jù)不同需要在不同職能部門(mén)之間流轉(zhuǎn)。

2.4 增加管理系統(tǒng)的輔助功能

根據(jù)各個(gè)高校的不同需求，管理系統(tǒng)還應(yīng)適當(dāng)增加一些功能模塊，方便學(xué)生操作，例如：①增加學(xué)生自主打印在校生成績(jī)系統(tǒng)。高校可以提供外設(shè)機(jī)器，學(xué)生使用自己客戶端賬號(hào)直接打印具有對(duì)外效力的在校中外文成績(jī)單。②畢業(yè)生學(xué)歷信息查詢。已畢業(yè)學(xué)生的畢業(yè)信息可以在學(xué)校對(duì)外網(wǎng)站查詢，用人單位只要提供畢業(yè)生的身份證號(hào)和畢業(yè)證號(hào)即可自主核查學(xué)生在校成績(jī)、獲獎(jiǎng)信息等情況。③學(xué)生家長(zhǎng)查詢子女在校情況功能。學(xué)生家長(zhǎng)只要將子女信息輸入系統(tǒng)，提供自己聯(lián)系方式，系統(tǒng)就能將該學(xué)生的當(dāng)前學(xué)習(xí)情況反饋給家長(zhǎng)，讓家長(zhǎng)能夠?qū)崟r(shí)關(guān)注學(xué)生的最新動(dòng)態(tài)，同時(shí)也能督促學(xué)生更好地在校學(xué)習(xí)。通過(guò)信息管理系統(tǒng)的輔助功能，學(xué)籍管理將會(huì)更加方便更人性化，滿足各方面的不同需求。④增加系統(tǒng)移動(dòng)客戶端功能。隨著手機(jī)和平板電腦的使用，移動(dòng)辦公給人們帶來(lái)了極大便利。在保證安全性的前提下，管理系統(tǒng)必須有加載移動(dòng)APP應(yīng)用功能，這樣才能使學(xué)生、教師或者管理者隨時(shí)隨地登陸系統(tǒng)，處理問(wèn)題。

此外，學(xué)籍管理系統(tǒng)最重要的是其安全性能保障問(wèn)題，可以引入類似銀行用戶的安全操作保護(hù)，特別是管理人員賬戶的使用必須確保是本人才能進(jìn)入，建立身份識(shí)別系統(tǒng)，操作者要有相應(yīng)權(quán)限才能進(jìn)入系統(tǒng)。

3　結(jié) 語(yǔ)

學(xué)籍管理與信息化系統(tǒng)的合理協(xié)調(diào)關(guān)系著高校學(xué)生教學(xué)過(guò)程是否能夠順利有序進(jìn)行。信息化管理系統(tǒng)為學(xué)籍管理者提供便利工作的同時(shí)也帶來(lái)了很多挑戰(zhàn)，管理者必須提高自己本身的素養(yǎng)以適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。而學(xué)籍管理者在與管理系統(tǒng)的磨合過(guò)程中，也會(huì)不斷提出自己的想法從而改進(jìn)系統(tǒng)，讓系統(tǒng)不斷適應(yīng)本校個(gè)性化的需求。

主要參考文獻(xiàn)

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廣西教育科學(xué)“十二五規(guī)劃”2014年度廣西高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)與學(xué)籍學(xué)歷管理研究（2014ZXS004）。