關于辦公室參謀助手和統籌協調作用的相關探討

胡敏強（福建省能源服務有限公司，福建 福州350003）

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關于辦公室參謀助手和統籌協調作用的相關探討

胡敏強
（福建省能源服務有限公司，福建 福州350003）

摘要：辦公室是一個單位能夠正?？焖龠\營的保障，它服務于整個機構，其最主要的職責就是參謀助手和對整個單位進行統籌協調。隨著社會的不斷發展，無論是政府單位、高校還是企業機構都在時代發展的潮流中不斷地進行著改革，尤其是處在我國經濟發展的轉型期，企業體制的改革就顯得尤為重要，充分發揮企業辦公室的職責也被各企業提上議程。目前，我國企業辦公室的改革建設還存在一些問題，使得辦公室工作起不到實際作用。本文就我國企業辦公室工作存在的不足之處，提出增強“五種意識”，充分發揮辦公室參謀助手和統籌協調作用的建議。

關鍵詞：辦公室工作；五種意識；職責和作用；問題

一、引言

辦公室是一個單位企業不可或缺的部門，對機構的發展有著重要的意義。隨著時代的變遷，社會的迅猛發展，辦公室工作的改革一直從未停止，在新的時期，新的環境下，辦公室工作的方向也需要不斷地調整。2014年5月，中共中央總書記習近平在中央辦公廳的工作視察中提出了“五個堅持”，這“五個堅持”雖然是對黨和國家各級辦公室提出的，但是這“五個堅持”表達出來的辦公室工作人員應該有的五種意識同樣也適用于其他企業、機構或者團體。

辦公室工作的建設發展雖然在國外已經取得了一定的成就，但是在我國無論是政府單位還是企業集團都仍方興未艾。我國企業辦公室工作還存在許多不足之處，作為辦公室的工作人員必須認識到這些不足之處，并根據中央的指示，不斷增強“五種意識”，解決辦公室工作中的不足之處，充分發揮辦公室參謀助手和統籌協調作用，使其為企業的發展打下堅實的基礎。

二、我國企業辦公室工作存在的不足之處

1、對辦公室工作的內涵及意義認識不到位

我國企業辦公室工作中存在的首要問題是對辦公室工作的內涵以及其意義認識不到位。一些企業特別是中小企業，有很多的辦公室工作人員都是領導者的親屬，任人唯親的現象比較嚴重；還有一些企業為了能節省辦公室的開支，所聘請的一些辦公室工作人員沒有較高的文化水平等，文化水平的低下直接導致辦公室工作的效率低下。大多數企業集團沒有及時地對辦公室工作人員進行培訓，使得辦公室工作人員一直保持著傳統辦公室工作人員的意識，人員意識得不到及時地提升，企業辦公室的工作能力與企業的迅速發展不能相適應。辦公室工作的內涵及意義如果認識不到位，工作人員就不能盡職盡責，企業辦公室傳出信息的時效性和真實性就會大大降低，辦公室參謀助手和統籌協調作用得不到發揮，企業管理就會混亂，很大程度上阻礙了企業發展的進程。

2、辦公室硬件設施與人員配備存在問題

硬件設施是辦公室工作質量得以保證的物質基礎。辦公室的職責有很多，企業辦公室工作種類多達二三十種，企業越大，辦公室工作業務種類也就越多。有的企業中一個辦公室的工作人員往往身兼數職，例如許多企業往往會使一人負責各類文件簽收、審閱、傳達、存檔、落實，負責公司各類報刊的征訂發放工作，這樣可以節省出很多人力資源，但由于人員配備較少，往往使得這些辦公室工作質量和效率低下，在一定程度上也降低了工作人員的工作積極性。還有的企業為了節省物質資源和辦公室設備往往幾種性質不同的辦公室放在一起進行辦公，這樣雖然減少了辦公用地，但是直接導致了辦公室工作及管理的混亂，辦公室統籌協調的作用發揮起來就較為困難，更別說發揮其參謀助手的作用了。

3、辦公室工作相關制度不夠完善

現在許多企業在辦公室規章制度制定上做的不夠好，許多企業使用的辦公室規章制度往往是幾年甚至十年前的，一直沿用，并未根據企業的發展和社會的發展來進行相應的編制和完善，使得辦公室規章制度名不副實。無規矩不成方圓，規章制度的缺乏會導致責任不明，使得工作人員責任意識低下，工作人員就會只顧自己的工作而不從大局出發，相應的辦公室的服務水平和服務能力就會大幅度地降低，從而導致辦公室工作人員對一些分工不清的工作相互推諉，工作積極性大幅度降低，影響了工作的正常進度，同時，工作人員的意識得不到及時創新，工作理念模糊不清，影響著企業文化的同時也阻礙了企業的健康發展。

三、增強“五種意識”，充分發揮辦公室參謀助手和統籌協調作用

1、“五種意識”內涵

辦公室是企業運營的樞紐，所以提升企業辦公室業務能力是企業改革發展的首要任務。在中央不斷號召思想政治建設這一新形勢下，增強“五種意識”來做好辦公室建設工作就顯得尤為重要。根據習近平總書記的講話，作為辦公室工作人員必須要有大局意識、學習意識、責任意識、服務意識和效率意識。大局意識就是要求辦公室工作人員在工作時候要善于從整個企業發展的角度去考慮問題，去處理問題；學習意識，要求各辦公室工作人員不斷學習中央出臺的思想政策，以及身邊有利于辦公室工作順利進行的相關內容，發揚學無止境的精神；責任意識，要求各工作人員要有責任心，對自己的每項工作負責到底；服務意識，要求辦公室工作人員要不斷發揚吃苦耐勞的精神，全心全意為他人服務，為企業服務；效律意識，保證辦公室工作速度快，質量高，從而保證企業各項工作順利開展而提出的。

2、增強“五種意識”的必要性和重要性

“五種意識”對辦公室工作有著重要意義。首先，增強“五種意識”是對工作人員思想政治工作的教育和培養，從而在提升辦公室工作人員素質同時，塑造出良好的企業文化和相應的企業理念。其次，“五種意識”的增強可以更加高效地發揮辦公室的統籌和協調作用，因為大局意識就是從整個企業出發的，這樣就可以保證企業的可持續發展。最后，“五種意識”在辦公室工作中的普及，可以為我國的思想政治建設文化建設奠定堅實基礎。

3、增強“五種意識”的具體措施

（1）加強辦公室人員對“五種意識”的學習。企業要加強辦公室的管理，充分發揮辦公室參謀助手和統籌協調作用，就必須加強辦公室人員對“五種意識”的學習。首先，當地政府部門要加強對當地各企業領導層有關“五種意識”的教育學習，政府部門可以根據中央出臺的相應地政策舉辦教育學習班，并要求各企業相關領導進行學習。其次，企業內部也要加強“五種意識”的學習，尤其是對辦公室的工作人員，企業應該要求將相應的工作內容和要點銘記在心，并且對各工作人員進行定期的考核，對于考核不合格的工作人員進行相應的處罰。最后，提升企業辦公室工作人員的文化素質和工作能力，嚴格地對進入辦公室工作的人員進行審查，堅決杜絕任人唯親和走后門的現象。

（2）完善辦公室硬件設施與人員配備，為增強“五種意識”奠定物質基礎。企業應該根據自身的規模大小和企業的發展方向，合理地對辦公室進行人員和設施的配備調整，確保人盡其才，物盡其用，為增強“五種意識”奠定物質基礎。企業以及辦公室工作人員，要樹立從大局出發的意識，做好辦公室工作的定位，從而進行合理地辦公室建設。只有辦公室的硬件設施跟上，工作人員才能夠有良好的工作環境，才能確保辦公室能夠及時地服務于企業各個部門，辦公室業務的進行就會更加的順暢，從而推動著辦公室統籌協調作用的發揮。同時，硬件設施跟上了，工作人員才會意識到企業對辦公室工作的重視，為后期工作人員增強“五種意識”奠定基礎。

（3）增強“五種意識”，建立健全辦公室工作規章制度。自律意識要求企業以及辦公室工作人員要加強自身建設，在自身建設的同時，外在的規章制度的約束也至關重要。企業要不斷地完善辦公室工作的規章制度，保證辦公室工作規章制度的合法合理化、公正化、程序化以及標準化，使得企業工作人員有章可依，有例可循。另外還要嚴格地執行辦公室工作規章制度，建立明確的獎懲措施，對于在辦公室工作過程中出現問題的工作人員應及時地進行懲處，對于在工作中業績突出且為企業辦公室建設發展做出貢獻的要給予較高的獎勵。完善的規章制度，合理的獎懲機制，才能夠保證企業辦公室工作的流暢性，同時也加強了相關人員的自律意識和責任意識。

（4）從大局出發，明確辦公室工作人員的責任，提高辦公室服務水平。要充分發揮辦公室的作用，在認清“五個意識”的基礎上，制定出合理的規章制度，就需要從大局出發，對辦公室工作人員的職責明確規定，強化責任意識，并且做好相應的監督工作。企業的相關領導部門要定期的進行辦公室工作的檢查，并對一定時間段內的辦公室工作進行總結評價，找出其中的不足之處并及時反饋給企業領導人，以便問題得以及時解決。同樣，在落實責任的時候，要利用好辦公室服務性這一特點，因為辦公室關乎整個企業內部上下級、同事之間的聯系，同時也擔任企業與企業之間進行交流合作的信使，故而工作人員在服務企業時候要靈活機動地處理問題，以便各方之間能夠協調，從而保證企業正常運轉。責任得以落實，辦公室的服務工作質量得以提升，辦公室的職能就能夠凸顯，辦公室工作的高效性和準確性以及統籌協調作用就可以充分發揮出來。

四、結語

辦公室是企業服務的核心，而辦公室作用的發揮是企業辦公室管理工作中舉足輕重的一項。企業集團要想可持續發展，就需要加強辦公室工作人員的素質培養，完善硬件設施，建立健全辦公室工作規章制度，來增強辦公室人員大局意識、政治意識、責任意識、服務意識和自律意識。“五種意識”的增強，可以充分發揮辦公室作用。我國各企業都應該響應黨中央的相關政策，做好辦公室業務，為企業自身發展打下基礎的同時，也為實現中華民族偉大復興這一中國夢做出一定貢獻。

參考文獻

［1］雷振紅：淺談做好辦公室工作的幾點思考［J］．法制與經濟，2014（6）．

［2］郭賢彬：事業單位辦公室工作創新要點［J］．辦公室業務，2015 （24）．

［3］王昌海：增強“五種意識”提升學校辦公室工作水平［J］．勝利油田黨校學報，2014（6）．

（責任編輯：李曉）