關(guān)于財務檔案管理信息化建設(shè)的思考

王文杰

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

關(guān)于財務檔案管理信息化建設(shè)的思考

王文杰

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

通過對財務檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容進行分析，提出了財務檔案管理信息化建設(shè)與應用的軟硬件環(huán)境要求，并從文件層次構(gòu)建及網(wǎng)絡(luò)化服務方面提出對財務檔案信息化建設(shè)的看法。

財務檔案；管理；信息化建設(shè)

1 財務檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

1.1 財務檔案信息化的范圍

對財務管理的日常業(yè)務憑證應做到及時歸檔；對財務管理中涉及的各類合同和協(xié)議應隨時歸檔；對項目文件和購置的設(shè)備應及時登記并錄入信息庫歸檔。財務的電子文件包括背景和內(nèi)容信息，元數(shù)據(jù)等等，電子文件的歸檔應做到定期進行。電子文件的歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔指通過網(wǎng)絡(luò)將財務管理檔案的數(shù)據(jù)傳輸?shù)綑n案管理部門，物理歸檔則指將財務管理檔案數(shù)據(jù)下載到存儲介質(zhì)，再將存儲介質(zhì)移交給檔案管理部門。為防止電子文件損毀，保證財力檔案電子文件長期完整，同一數(shù)據(jù)應做到邏輯歸檔和物理歸檔。

1.2 財務檔案信息化的要求

用于財務檔案歸檔的文件要求完整、系統(tǒng)、準確。其存儲介質(zhì)應便于長期保存，保存介質(zhì)必須是全新，避免因重復使用而感染病毒。為做到財務檔案的完整性，凡有視頻音像的文件應同時附上文字說明，并一起歸檔。原則上，進行保存的電子檔案為一式一份，但是值得注意的是，為避免借用損壞，對一些重要的財務檔案的電子文件可以制作成一式兩份甚至一式多份，以確保電子檔案不會因頻繁借用而導致?lián)p壞。同時，檔案部門對于借用的財務檔案電子文件，還要及時進行檢查，如發(fā)現(xiàn)存儲介質(zhì)損壞，要及時進行重新備份。

1.3 財務檔案信息化后的保管

財務檔案的電子文件可以參照紙質(zhì)檔案的分類進行管理。具體操作上，包含以下幾個方面：一是按照財務管理紙質(zhì)檔案的分類進行分類整理；二是根據(jù)分類情況，把不同類別的財務檔案電子文件存儲到不同的介質(zhì)上面，在介質(zhì)上應用貼上紙質(zhì)說明，注明電子檔案序號、密級和保密期限、介質(zhì)序號、存儲日期、保管期限等信息。用于電子檔案存儲的介質(zhì)應為一次性寫入媒介，以防在檔案存儲后更改內(nèi)容。電子檔案存儲介質(zhì)可以根據(jù)實際情況，制作一式一份或一式多份，對于重要檔案，可以制作成一式三份，一份存檔，一份異地存檔，一份作為借用備份，以確保萬無一失。電子檔案的保管期限可參照紙質(zhì)檔案，到期銷毀時要有登記和相關(guān)信息記載。

2 財務檔案管理信息化建設(shè)與應用

2.1 軟硬件環(huán)境要求

財務檔案管理信息化，要求必須配備相應的計算機硬件系統(tǒng)和適應檔案管理的軟件系統(tǒng)。財務檔案信息化管理系統(tǒng)必須具備收集歸類、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)檢索、權(quán)限設(shè)置、借閱管理、安全保密等功能，并且可以根據(jù)實際管理需要進行功能擴展或刪除。財務檔案信息化管理系統(tǒng)的收集歸類，要根據(jù)紙質(zhì)檔案的分類情況確定，其信息存儲要采取服務器與存儲介質(zhì)相結(jié)合的形式，對服務器上存儲的數(shù)據(jù)可以隨時調(diào)用，以滿足平時的工作需要，如遇特殊情況造成服務器上的數(shù)據(jù)損毀，可以調(diào)用存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)。隨著信息化的普及和不斷深入，我國財務檔案管理信息化的將會越來越普及，伴隨財務信息化數(shù)據(jù)的增多，對存儲空間和介質(zhì)的容量要求也會逐漸增加。在未來，利用“云計算”等方式進行數(shù)據(jù)存儲會將成為多數(shù)企業(yè)和單位的必然選擇。

2.2 文件層次

財務檔案的電子文件分為案卷級和文件級兩個層次。重點在于建設(shè)文件級檔案管理數(shù)據(jù)庫，案卷級檔案管理主要是方便查找和調(diào)用。

2.3 網(wǎng)絡(luò)化服務和要求

財務檔案管理信息化建設(shè)的主要目的之一是為了方便網(wǎng)絡(luò)化服務。檔案管理部門應按照企業(yè)對財務檔案的管理條件設(shè)定財務檔案調(diào)用權(quán)限，并在計算機上時行設(shè)置和落實，對應相關(guān)部門提供網(wǎng)絡(luò)化服務。為達到這一目的，要求具備的條件如下：首先是建立財務檔案信息化管理制度，做好檔案分級管理；其次是設(shè)置不同調(diào)用者的權(quán)限，根據(jù)企業(yè)賦予的管理者權(quán)限，財務檔案管理部門要嚴格保密制度，在網(wǎng)絡(luò)化服務中做到保證只向具備調(diào)用權(quán)限的人員提供檔案信息，具體到操作層面，應該設(shè)置財務檔案文件調(diào)用者的身份驗證、權(quán)限控制，并加裝防火墻等設(shè)備；最后是按照保密制度要求，將涉密的財務檔案與互聯(lián)網(wǎng)進行物理斷開，非涉密的檔案采用防火墻等設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)進行邏輯隔離。另外，還應對財務檔案管理服務器建立可靠的備份恢復系統(tǒng)，數(shù)據(jù)備份要求做到一天一備份，備份的服務器必須是異地服務器，不得僅在原服務器上作備份。對于意外停電、雷擊以及病毒感染等情況導致的數(shù)據(jù)損毀也要有數(shù)據(jù)恢復預案。同時，對于聯(lián)結(jié)互聯(lián)網(wǎng)的財務檔案，要有專門的防護軟件，防止黑客侵入盜取財務檔案信息資料，并進行實時監(jiān)測，對一些比較重要的財務檔案電子信息，要有專門的服務器進行存儲，并配備有計算機專業(yè)人員進行定期維護和檢查。對于用于存儲的磁盤等介質(zhì)，要切實采取措施，進行防火防潮防盜管理，定期對磁盤情況進行檢查，如遇老化等自然原因不能使用，要立即從服務器或其它備份介質(zhì)中提取同行數(shù)據(jù)進行重新備份，并記錄在案。

3 結(jié)語

財務檔案管理信息化在我國已經(jīng)是大勢所趨，企事業(yè)單位在實施這一工作的時候，要根據(jù)財務檔案管理信息化的軟硬件要求，購置相關(guān)設(shè)備，并根據(jù)財務檔案的保密性和重要性要求，制定相關(guān)工作制度，在保證財務檔案電子文件安全的前提下，發(fā)揮電子檔案調(diào)用快捷便利的優(yōu)勢。

主要參考文獻

［1］孔莉.對財務檔案信息化管理建設(shè)的探討［J］.辦公室業(yè)務，2012（9）：47-48.

［2］廖建琴.財務檔案管理信息化建設(shè)的思考［J］.魅力中國，2014（13）：73-73.

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.15.105

G203

A

1673-0194（2016）15-0167-02

2016-05-13