中小企業采購內部控制的研究

文/劉倩如

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中小企業采購內部控制的研究

文/劉倩如

摘要：采購成本的高低直接決定著企業總體運行成本的高低并極大的影響企業利潤的獲得，采購物資的效率和質量直接決定著企業生產產品的效率和質量。科學完善的采購業務管理能為企業的平穩運行提供重要保障。本文通過對中小企業在采購過程中存在的問題進行分析，提出完善采購業務內部控制的建議。

關鍵詞：中小企業；采購；內部控制

采購是企業從外部取得生產原料的最重要方式，是企業從事生產經營活動的起點。企業內部控制制度的完善程度直接影響著企業的生存和發展，內部控制的無效是造成大多數企業的經營失敗的重要原因。

目前,許多中小企業采購的內部控制體系都或多或少地存在一些問題，不利于企業采購成本、質量的有效控制和經營效益的提高。規范和完善的采購內部控制體系能有力增強企業采購活動的高效性和廉潔性，控制企業的采購品質和采購成本，提高企業的利潤水平和整體市場競爭能力。本文通過對中小企業在采購過程中存在的問題進行分析，提出完善采購業務內部控制的建議。

一、內部控制存在的問題

（一）采購制度不規范

許多中小企業的采購制度不夠規范，采購活動效率低下，難以及時提供質優價廉的采購物資保證企業活動的高效運轉。比如企業采購崗位的設置沒有嚴格執行不相容職位相分離制度，職能交叉重疊，不利于各職位相互監督；缺乏完善的監督體系，物資采購容易出現利益博弈或道德風險；缺乏有效的績效考核、激勵、監督體系，不利于提高采購人員的積極性；缺乏完善的采購預算, 采購工作缺乏科學性和計劃性。

（二）采購品質不達標

1.忽視采購人員素質管理

企業招聘采購人員時過于關注采購人員工資成本的高低，忽略了對采購專業素養和思想道德素質評估，采購人員綜合素質不高，法律意識淡薄，加上平時缺乏定期的職業技能培訓，不利于采購人員采購能力的提高，不利于采購人員對先進的采購方式的運用和先進的采購技巧的掌握，不利于企業對采購成本和品質的有效控制。

2.成本制約，缺乏專門質檢部門

劣質材料的成本低廉是采購品質不到位的根本性原因。某些企業只注重短期利益，缺乏長遠戰略規劃，采購時過多看重采購物資的價格，對其質量和售后服務則關注較少。缺乏專門的質檢部門和質檢人員，不利于對采購質量的監控。

（三）采購成本高

1.采購批量小，缺乏規模優勢

企業通過批量生產、集中采購形成規模優勢能夠有效降低采購成本。然而中小企業受到生產規模和資金的限制，通常只進行小批量采購。零散的采購沒有歸集起來形成采購規模，不僅會導致較高運輸成本，并且在價格談判時缺乏話語權，很難得到供應商的優惠價格，導致較高的采購成本。

2.采購經驗不足，缺乏詢價技巧

由于采購產品的種類繁多，采購方式多樣，采購人員采購經驗不足，缺乏必要的詢價技巧、專業知識，導致高采購成本。企業缺乏有效管理采購物資和服務的采購的相關基礎設施，使整個采購環節處于被動的狀態，采購成本過高。

（四）采購方式落后，缺乏供應商詢價和管理系統

隨著我國信息化和電子商務的迅速發展，企業的采購方式和途徑更加豐富，但許多中小企業沒有充分利用現代網絡信息平臺的優勢，缺乏供應商詢價和管理系統，對比價采購、電子商務、招標采購等現代采購方式相對運用較少。企業采購手段和途徑單一,多采用傳統的手工操作方式，信息化程度較低，比如電話詢價、親赴廠家，對于網絡中的專業網站、招標公告和行業刊物中可能隱藏的大量優質供應商信息發掘和利用不夠。企業傳統的人工采購方式，表面上節省了軟硬件的投資成本，實際上卻造成了商品采購效率低下，采購周期長，采購成本較高、采購成本難以監管等問題，難以適應激烈的市場競爭環境。［1］

二、完善企業采購業務內部控制的措施

采購是企業運營中最重要的環節，也是最薄弱的環節。［1］企業要想改善目前采購環節出現的各種問題，必須加強采購業務的內部控制，將采購由業務操作型向采購管理型轉變，加強與供應商的合作。

（一）完善采購人員素質控制

內部控制的成效關鍵在于職工的素質的分格程度。［2］企業應完善職工素質控制，改變用人觀念，補充新鮮血液，提高員工職業技能。通過引進符合采購崗位要求的年輕、高素質人才，提高企業采購分析和風險控制能力。通過輪崗制度，讓員工和企業一同發展。定期組織采購人員進行專業培訓，使采購人員能夠更加深入全面的了解企業采購過程用可能遇到的問題，掌握有效的解決措施，學習相關的采購專業知識，使采購人員重視對采購成本的控制，提高對采購風險的敏感度，提高員工的專業技能和商務談判技巧。通過制定科學合理的績效評價體系，加強對采購人員的管理和監督，合理的獎懲體系，調動員工積極性。

（二）規模化采購，降低采購成本

中小企業受到自身市場規模和資金狀況的制約，一般很難實現規模化采購，在采購中常處于劣勢。因此，中小企業可以通過集體聯合以及行業協會平臺的采購方式，集小單為大單，實現批量采購，增強話語權，降低采購成本；其次企業可以通過與供應商直接交易，減少中間環節，擺脫代理商的轉手成本，提高采購效率，縮減流通成本，降低由于多次中轉帶來的采購風險。

（三）構建嚴格規范的采購制度

中小企業應優化采購組織架構、明確崗位職責、梳理流程制度。建立更符合企

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