高等藝術院校檔案資源建設初探

文/四川音樂學院檔案館 邱迎春

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高等藝術院校檔案資源建設初探

文/四川音樂學院檔案館 邱迎春

【摘要】高等藝術院校檔案資源建設對高校的可持續發展、擴大自身優勢有著重要的推動作用。高等藝術院校檔案內容豐富，種類繁多，主要來源于課堂教學、藝術研究、藝術實踐、藝術文化表演等活動直接形成的對學校和社會具有留存價值的各種文字、音頻、視頻等不同形式、載體的歷史記錄。本人擬從高等藝術院校檔案資源建設中存在的問題這一視角，進行探究，并提出相應的解決途徑。

【關鍵詞】高等院校；檔案；資源建設

一、加強高等藝術院校檔案資源建設的重要性

2016年4月13日，國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》。“十三五”規劃綱要中明確提出了發展目標：到2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，基本建成與全面建成小康社會相適應、有效服務國家治理和“五位一體”建設的檔案事業發展體系。所謂五位一體即“檔案治理法制化”“檔案資源多元化”“檔案利用便捷化”“檔案管理信息化”“檔案管理安全高效化”“檔案隊伍的專業化”。“五位一體”建設為高校檔案館的發展指明了方向和目標。檔案資源的高效管理是實現高校檔案管理現代化的前提條件，同時也是適應高等教育改革發展的需要，高等藝術院校應充分認識檔案資源建設是建立檔案資源體系的基礎，努力創建具有高等藝術院校特色的檔案資源體系。

二、高校檔案資源建設的現狀分析

雖然近年來高等藝術院校檔案館在加強檔案資源建設方面做出了許多努力，但總體而言，仍存在以下問題。

（一）高等藝術院校檔案館業務指導職能弱化。高校檔案館具有雙重職能:既是具體執行學校檔案管理的行政部門，又是永久保管和提供檔案服務的科學文化事業機構。高校檔案館普遍存在業務指導職能相對弱化，一方面由于檔案館在整個學校組織機構中的地位邊緣化；檔案館在參與學校重大事項，以及關鍵活動中的參與度有限。另一方面檔案館工作人員的自身能力素質的局限性；檔案館工作人員的主要構成是以檔案專業為主，計算機以及信息管理專業人員相對較少。在檔案實務工作中主要表現在檔案的收集環節。檔案館一般根據學校的發展以及各立檔單位的職能范圍制定的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，但在實際的檔案收集過程中，立檔單位很少能嚴格按照歸檔范圍收集材料，一般是立檔單位交什么，檔案館就收什么。立檔單位歸檔材料質量的高低主要取決于立檔單位領導的重視程度和兼職檔案員的業務水平。加強檔案館業務指導能力，構建和諧的檔案管理交流體系，處理好監督與指導的關系。

（二）高校檔案資源建設渠道單一。目前，高校檔案部門主要實施《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》來收集檔案資料。一般年終收集當年的檔案材料。筆者認為在日常檔案收集管理中，應該年終與日常收集相結合。與立檔單位日常教學工作相關的例行的歸檔范圍中的檔案材料可以年終收集；對于學校階段性的重大事件、重要的學術活動、有影響力的藝術實踐以及大型演出活動應在事件完成后及時歸檔。一方面有利于材料的收集完整與齊全，便于及時追繳相關檔案材料。另一方面，有利于檔案材料及時入館，在一定程度上有利于建立檔案項目的專題管理。檔案館工作人員應該及時關注學校的發展、注重日常收集與日常專題檔案征集活動相結合。發動學校教師和學生的參與檔案收集活動的積極性。同時要加強與各院系、職能部門協同合作，不斷拓展檔案收集渠道。

（三）高等藝術院校檔案資源建設意識淡漠。檔案意識是指，人們對檔案以及檔案工作的認識程度。高校檔案館一般通過檔案知識展覽以及開展檔案知識系列講座，使廣大教師、學生對檔案以及檔案相關知識有了一定的了解，但對于準確表達檔案利用需求，有效通過檔案資源的查詢輔助教學、科研或者學生進行藝術課題研究方面比較薄弱。檔案工作者應加強檔案知識的宣傳，通過校園網、檔案網站平臺進行宣傳，開展相關的檔案知識競賽、檔案法制系列講座活動，出版檔案編研成果，讓教師及學生從思想上強化檔案意識，特別是在國際檔案日、學校周年慶開展檔案宣傳系列活動，以展覽的方式直觀、生動地再現學校發展歷史進程、教學成果。強化各部門和全校師生“既是檔案的制造者，又是檔案保護者”的法治意識和責任意識，形成人人懂檔案、愛檔案、知檔案、用檔案的良好氛圍。

三、加強高等藝術院校檔案資源建設

（一）上級主管部門和高校領導應給予高度重視。進入十三五以來，四川省將大力發展以音樂產業為龍頭的文化產業，作為西南地區最大的多學科、多層次綜合性藝術院校，我院在促進四川省文化建設、推動四川省音樂產業發展起著積極的引領作用。面對外部良好的歷史發展機遇，學院擬定了“關于音樂產業發展三十條措施”的報告。這是我院

全面提升自身優勢的又一歷史機遇。

檔案工作若能得到上級主管部門以及院領導的重視，必將順利完成。作為上級主管部門和院領導，只有把檔案工作納入自己工作規劃中，才能保這項工作的順利進行。檔案工作所需要的人力、物力、財力等才能快速到位。針對我省大力發展文化產業的歷史契機，我院作為其中重要的參與者，在整個事件活動中會產生豐富、優質的檔案資源。作為檔案工作者有責任和義務利用檔案學理論和知識維護檔案資源的有機聯系，記錄整個事件，記錄在我省文化產業發展中，我院參與事件的歷史記錄，同時也是我院的歷史成長軌跡。

（二）加快高等藝術院校特色檔案資源的整合開發。高等藝術院校特色檔案資源是指學校在從事藝術教學、科研以及創作、藝術表演實踐等活動中形成的，具有學校特色，具有查考利用價值的歷史記錄。以我院為例，根據學校的教學、科研進行專題性區分，將原來的檔案材料按照“藝術實踐”“西南地區樂器研究”“藏羌文化研究”“非物質文化遺產研究”等專題進行分類標注，然后進行相關專題的提取，形成專題檔案。經過優化整合的特色檔案資源不僅反映學校的多元化成果，而且可以有助于豐富館藏內容、改善館藏結構。

（三）開拓檔案資源建設新思路。高等藝術院校檔案部門要樹立“大檔案”意識，以新的思維、新的方法去應對新變化。要把加強和促進檔案信息資源建設作為業務建設的重點。高校檔案部門要與時俱進，積極引進新觀念、采用新技術、不斷開拓檔案資源建設新路。檔案館應加強與圖書館、博物館、信息技術部門及學校其他相關部門合作，共同構建文獻信息資源平臺，形成信息合力。使檔案館、圖書館、博士館相互鏈接，形成龐大的信息資源庫。

四、結束語

高校檔案資源建設是一項系統工程，需要得到組織機構以及主管院領導的關注與支持，高校檔案資源建設任重而道遠，在信息化背景下，檔案館要以開放的姿態，不斷改進檔案信息資源的管理方法，轉變服務理念，讓檔案信息資源發揮更大的效用。

【參考文獻】

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