淺論建設(shè)工程檔案管理

文/南平市武夷新區(qū)投資開發(fā)有限公司 張軍娟

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淺論建設(shè)工程檔案管理

文/南平市武夷新區(qū)投資開發(fā)有限公司 張軍娟

【摘要】隨著建設(shè)工程在我國的大力推廣，在建設(shè)工程管理中，建設(shè)工程檔案管理不斷地出現(xiàn)問題，而在這種新形勢(shì)下，建設(shè)工程檔案管理是直接影響建設(shè)工程管理效果的關(guān)鍵因素之一。因此，本文主要就建設(shè)工程檔案管理進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程；檔案；管理

一、前言

隨著近年來我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國建設(shè)工程管理發(fā)展迅猛，建設(shè)工程檔案管理也隨之得到較為全面的實(shí)施建設(shè)工程檔案管理不斷發(fā)展，效率持續(xù)增高，取得了豐碩的成果。筆者在文中結(jié)合建設(shè)工程檔案管理實(shí)際，從其中的缺陷入手，對(duì)建設(shè)工程檔案管理的問題展開分析，提出相應(yīng)的解決策略。

二、建設(shè)工程檔案的定義及其建立的意義

（一）定義。建設(shè)工程的檔案管理是貫通整個(gè)工程全過程的，對(duì)于工程中不同階段的圖表與文字信息進(jìn)行檔案的建立與保管。工程檔案是對(duì)于基建項(xiàng)目管理的重要工作，所以我們必須加強(qiáng)檔案管理的工作，使得施工企業(yè)更好地進(jìn)行施工檔案的管理。

（二）意義。如果我們?cè)谡麄€(gè)的工程管理過程中，沒有健全其建設(shè)工程的檔案，那么會(huì)對(duì)工程的整體工期與施工進(jìn)度造成一定的影響。在進(jìn)行工程檔案的管理時(shí)我們必須對(duì)檔案進(jìn)行有效地管理，不然會(huì)對(duì)其工程造成較大的影響。首先，沒有發(fā)揮出監(jiān)督管理的作用；其次，也不能為工程的質(zhì)量提供具有參考意義的記錄材料。這些情況都對(duì)工程的施工與其建成完工的驗(yàn)收工作產(chǎn)生一定影響，對(duì)其工程質(zhì)量的控制難以達(dá)到預(yù)期效果。

三、建設(shè)工程檔案管理中存在的問題

（一）工作職責(zé)劃分不明確。工程檔案的管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，其檔案管理的過程要求具有條理清晰的內(nèi)容，合理分工的管理方式。由于我們進(jìn)行檔案管理時(shí)人員配備不足，或是沒有科學(xué)地分工等，就直接導(dǎo)致了檔案管理工作人員沒有合理的分工，不清楚其所負(fù)責(zé)的部分職責(zé)。對(duì)于后期出現(xiàn)的問題沒有相關(guān)的責(zé)任人進(jìn)行負(fù)責(zé)。施工企業(yè)進(jìn)行檔案管理時(shí)，其主要的管理人員對(duì)于檔案管理業(yè)務(wù)開展較困難，沒有經(jīng)過檔案管理的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，也不具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)。城建檔案的管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，它不僅需要相關(guān)人員對(duì)于工程中的一些知識(shí)進(jìn)行了解，還需要加強(qiáng)檔案管理知識(shí)。這兩個(gè)方面對(duì)于檔案的管理都很重要，我們對(duì)于內(nèi)部的檔案專管人員，必須進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)于檔案的管理知識(shí)進(jìn)行完善，保證其檔案管理工作的順利開展。

（二）人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊。施工企業(yè)的檔案管理人員，是工程施工過程中對(duì)其所有流程進(jìn)行收集資料的一線人員，他們對(duì)于施工過程資料的收集工作，與后期的檔案管理具有巨大的影響。但是目前施工單位的內(nèi)部人員流動(dòng)廣，沒有一個(gè)專人負(fù)責(zé)檔案的管理，或是其管理人員一人身肩數(shù)職，這就需要施工單位合理分配檔案管理人員，保證其檔案的真實(shí)性，對(duì)于工程施工中的一些工作人員應(yīng)該要求其持證上崗，而施工企業(yè)內(nèi)部的管理人員必須加強(qiáng)其自身的檔案管理能力，必須具備相應(yīng)的資格證，要做到執(zhí)證上崗。企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員，必須具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，在上崗前通過相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理的知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。

（三）資料收集不全。我們對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行管理的時(shí)候，必須考慮其生命周期的因素，我們從工程的規(guī)劃過程中開始，然后是工程的設(shè)計(jì)階段，其次到設(shè)計(jì)的施工，最后是工程的驗(yàn)收階段，工程的檔案管理應(yīng)該是對(duì)工程全過程進(jìn)行管理， 但是目前的狀況是進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案的不完整現(xiàn)象十分嚴(yán)重。其工程前期的相關(guān)資缺失情況較為普遍，我國現(xiàn)在對(duì)于工程檔案資料的管理多是在其工程完工以后才開始進(jìn)行的，其中對(duì)于工程施工中后半斷的法規(guī)與要求沒有相應(yīng)的管理，使得我們的工程檔案管理只能夠在其運(yùn)營階段，而檔案是否得到保留與其項(xiàng)目的運(yùn)贏和維護(hù)企業(yè)相關(guān)，許多人員都會(huì)重拾檔案的施工資料，對(duì)于一些工程準(zhǔn)備階段的材料沒有進(jìn)行相應(yīng)的重拾。

（四）整理不規(guī)范。工程檔案的管理，就是對(duì)一些工程中的零散信息進(jìn)行規(guī)整，然后對(duì)其沒有條理性的文件進(jìn)行歸納管理的過程。對(duì)于工程檔案管理，其管理的質(zhì)量與我們有相當(dāng)大的關(guān)系。在日常的施工過程中，對(duì)于一些檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象必須加以杜絕。必須加強(qiáng)檔案管理人員的意識(shí)，其管理人員必須確保其檔案管理的質(zhì)量，整體過程中對(duì)于檔案管理人員進(jìn)具體化事宜的規(guī)范，保證檔案管理的質(zhì)量，對(duì)于其檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)進(jìn)行培養(yǎng)與監(jiān)督。在其工程完工以后保證其檔案內(nèi)容的完整性與系統(tǒng)性，并且施工企業(yè)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，保證其整理的質(zhì)量。

四、提高建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量的策略與方法

（一）增強(qiáng)檔案責(zé)任意識(shí)。健全建設(shè)工程的檔案管理建設(shè)，對(duì)其進(jìn)行管理水平與質(zhì)量的提高，這與完善的檔案管理體制相關(guān)，我們必須在其工程項(xiàng)目開始啟動(dòng)時(shí)就對(duì)其進(jìn)行管理。對(duì)于不同的工程，我們要建立與工程項(xiàng)目相符的檔案管理流程，促進(jìn)二者的關(guān)系，對(duì)于檔案在管理中具體的職責(zé)，或是其進(jìn)行檔案管理工作的方式都要進(jìn)行提高。必須由相關(guān)的內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案管理，而且公司內(nèi)部對(duì)于管理的主要人員必須實(shí)行責(zé)任制，對(duì)于參與到建筑建設(shè)的具體單位進(jìn)行本單位內(nèi)的檔案管理工作，其檔案管理的工作要與建設(shè)工程同步。而施工企業(yè)必須在企業(yè)內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)企業(yè)施工檔案的管理工作，對(duì)于其崗位的責(zé)任進(jìn)行明確，對(duì)其管理檔案的專業(yè)性進(jìn)行要求，對(duì)檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行提升。

（二）依法督導(dǎo)檔案管理。我們要保證檔案管理在企業(yè)內(nèi)部得到貫徹實(shí)施，那么我們就必須對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督管理。對(duì)于相關(guān)的建設(shè)管理部門，應(yīng)該加強(qiáng)單位的檔案管理，其具體的管理方式應(yīng)該依據(jù)我國的《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》其中的一些具體要求進(jìn)行檔案的管理，對(duì)于工程的建設(shè)單位進(jìn)行督導(dǎo)，使其工程建設(shè)單位的檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。必須保證質(zhì)量，使得工程建設(shè)企業(yè)的檔案管理能夠更加完善。我們對(duì)工程建設(shè)單位的檔案進(jìn)行管理工作時(shí)，對(duì)其工程前期招投標(biāo)文件進(jìn)行檔案管理，對(duì)于一些檔案資料進(jìn)行歸檔。明確檔案管理中的責(zé)任，然后通過強(qiáng)化履約評(píng)價(jià)監(jiān)管。對(duì)于單位內(nèi)的檔案管理必須嚴(yán)格地控制，我們可以在不同的季度，或是建筑工程項(xiàng)目完成后對(duì)單位的檔案管理進(jìn)行控制。

（三）完善檔案工作程序。我們進(jìn)行檔案管理時(shí)必須使用一定的標(biāo)準(zhǔn)，而且其標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是統(tǒng)一的，對(duì)于其檔案管理的流程進(jìn)行控制，從其資料的收集，到對(duì)相關(guān)資料的整理，對(duì)于整理完成后的資料進(jìn)行分類歸檔，最后是將完成后的檔案進(jìn)行移交等，明確不同環(huán)節(jié)的具體要求，對(duì)其操作的流程進(jìn)行合理的安排，并根據(jù)文件材料產(chǎn)生與流轉(zhuǎn)規(guī)律理順文件歸檔渠道，固化歸檔工作流程，我們要保證檔案的管理與其工程的建設(shè)施工是同時(shí)的進(jìn)行的，我們要在進(jìn)行工程施工的檔案管理時(shí)能夠保證其質(zhì)量。我們要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的考核力度，保證工作人員對(duì)于檔案管理時(shí)專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格按照合同中對(duì)于檔案管理的要求進(jìn)行，完成合同中所設(shè)定的檔案管理的目標(biāo)。

（四）加強(qiáng)檔案技能培訓(xùn)。建筑工程是一項(xiàng)較大的工程項(xiàng)目，其中參與的單位較多，而對(duì)于這些單位而言并不都有專業(yè)的檔案管理人員。很多的施工企業(yè)其檔案的管理人就是技術(shù)人員，還有一些企業(yè)是從社會(huì)上臨時(shí)招用檔案管理人員，在這種情況下，我們難以保證工程項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量，所認(rèn)我們要在工程開始的初期，組織所有參建企業(yè)的檔案管理人員到場(chǎng)，我們對(duì)其進(jìn)行相關(guān)檔案管理的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化這些人員的專業(yè)檔案管理知識(shí)。但是這種培訓(xùn)的效果不太明顯，原因是其檔案的管理人員沒有從根本思想上對(duì)于檔案管理轉(zhuǎn)變觀念，也沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，所以檔案人員培訓(xùn)應(yīng)立足于服務(wù)意識(shí)的提高，樹立檔案參與國家建設(shè)、惠及民生的服務(wù)理念，堅(jiān)定平凡崗位可以創(chuàng)造不平凡業(yè)績(jī)的信念，通過提升檔案服務(wù)能力來保障檔案管理質(zhì)量。

五、結(jié)束語

綜上所述，本文提到一些建設(shè)工程檔案管理研究工作的建議，希望可以對(duì)建設(shè)工程檔案管理的發(fā)展提供參考價(jià)值。隨著建設(shè)工程檔案管理的不斷發(fā)展，對(duì)建設(shè)工程檔案管理的研究工作也將成為保障建設(shè)工程管理的重要工作。

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