做好貫標認證工作　全面提高檔案質量

文/南京水利科學研究院 王維平

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做好貫標認證工作全面提高檔案質量

文/南京水利科學研究院 王維平

【摘要】本文根據該院宣貫ISO9001標準和認證的實踐，論述檔案部門做好貫標認證工作的認識和體會。

【關鍵詞】ISO9001；認證工作；檔案質量；體會

ISO9000系列國際標準的核心是質量管理和質量保證標準。我院在1999年開始宣傳貫徹ISO9001國際標準，2001年3月通過質量體系認證。現根據我院宣貫ISO9001標準和認證的實踐，談一下檔案部門做好貫標認證工作的一點體會。

一、貫徹ISO9001標準是發展的必然趨勢

上世紀90年代以來，隨著我國社會主義市場經濟的建立和國際貿易的發展，市場競爭越來越激烈，建立起經過認證的符合ISO9000系列標準的質量體質是進入國際市場的必備條件。我院是一個面向國內外的綜合性水利科研機構，主要從事基礎理論、應用基礎研究和高新技術開發，承擔水利、交通、能源等領域中具有前瞻性、基礎性和關鍵性的科學研究任務，在國際上具有較高知名度。ISO9001是設計開發、生產、安裝和服務的質量保證模式，是質量認證標準的三種模式之一，貫徹ISO9001標準是我院秉承“勤奮、嚴謹、求實、創新”的科研精神，堅持“科學、規范、誠信、卓越”的質量方針，適應社會主義市場經濟，增強國際競爭能力，提高管理水平的需要。由此可見，貫徹ISO9001標準，取得質量體系認證是我院發展的必然趨勢。

二、檔案部門在貫標中的職責

檔案部門在貫標中的主要職責，一是：文件和資料控制；二是檔案控制。

“文件和資料控制”是ISO9001標準中的一個重要要素，也是要求必須形成的程序文件。該程序文件對貫標單位文件和資料的控制范圍、批準發布、登記分發、更改回收、作廢處理、歸檔管理等問題作出明確規定，以確保與質量體系有關的文件和資料處于受控狀態，保證質量體系運行中的各個場所使用有效的版本，同時也是科研質量追溯的主要依據、文件和資料最終形成檔案的基礎。對其進行有效的控制，可以提高檔案的質量、發揮檔案的作用。

“檔案控制”包括歸檔控制、反饋控制。“歸檔”是文件材料向檔案過渡的質變過程，這個過程包括兩部分工作，一是對文件材料的審查、鑒定和挑選。二是對文件材料的整理、加工，提供檢索利用。“反饋控制”是以檔案的實際質量為依據，對歸檔工作進行調整。它有兩個途徑：一是從檔案利用中發現問題，例如：檔案中數據的完整性、準確性、系統性問題，往往是通過利用環節才能發現，檔案或文件的價值往往也是通過利用才能了解。二是通過對歸檔工作進行自查以及上級部門的抽查發現問題。通過對檔案的控制，使檔案質量的整體水平有一個大的提高，具有一定的現實價值和歷史意義

三、檔案部門如何做好檔案貫標

貫標ISO9001標準的核心，是根據ISO9001標準及其所列的要求，結合本單位實際，制定系列的質量手冊和質量體系程序文件。我院共編寫質量體系文件26個，其中質量手冊1個，程序文件25個，除應共同遵守的手冊外，涉及檔案管理程序文件主要有《記錄控制程序》、作業文件有《科技檔案管理暫行辦法》《文書檔案管理辦法》（試行）、《電子檔案管理暫行辦法》等。

如何編寫好這些質量體系文件，使質量體系文件既要依據質量體系的狀況，又要符合檔案管理的標準、規范。我們的體會是：要做到傳統管理與貫標相結合。在傳統的檔案管理工作中有許多行之有效的管理方法，他們是以往工作經驗的積累和總結，在過去的工作中曾發揮過重要的作用。貫標不排斥原有的好的管理辦法，相反要對原有的實踐證明有效的管理制度要加以借鑒、吸收或改造，為我所用。《科技檔案管理暫行辦法》和《文書檔案管理辦法》正是根據貫標的要求，在原有的基礎上編制而成，同時對一些原有的與質量活動有關的又不需要改動的制度規定。

四、應注意的問題及體會

（一）檔案部門領導成為貫標“行家”有利于體系文件的運行。要貫徹好質量體系文件首先要掌握標準文件的內容，明確文件的要求，因此，學習掌握文件是質量體系文件運行的基礎。檔案部門領導通過學習取得內審員資格，成為貫標“行家”，能解決部門貫標過程中遇到的各種難題，并對涉及部門之間的問題能夠加以協調解決，同時能抓好對檔案人員質量體系文件的學習，貫徹好質量體系文件。

（二）文件質量體系管理方法與檔案管理原則相一致。質量管理強調的是以供方為中心，領導作用、全員參與、分層負責、過程控制、系統管理、持續改進、重記錄、互利的供方關系等。而檔案工作實行統一領導、分級管理原則，控制檔案質量有“三納入”制度，即把科技文件材料的形成、積累和歸檔納入科技工作程序，納入工作計劃、納入科技人員職責。和“四同步”措施，即下達計劃任務與提出科研文件材料要求同步；檢查計劃進度與檢查科技文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收鑒定科技文件材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。這些都與質量管理方法相一致。

（三）適應新形勢，提高檔案質量。我國已加入世貿組織，貫標認證工作顯得尤為重要，它可以促進我院加強管理，增強國際競爭能力。作為檔案部門要適應新的形勢，不斷改進管理方式，將檔案工作的內容納入各有關單位的職責、制度和程序中，對文件和資料從一開始形成就加以有效控制，形成完整、準確、系統的檔案，配合其它部門作好貫標認證工作，全面提高檔案質量水平，在提高科研質量和參與激烈市場競爭中，為我院的發展壯大盡自己的一份力量。