關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設研究與思考

孟凡華++于佩蘭

【摘要】本文通過對企業(yè)檔案信息化建設的現(xiàn)狀及問題進行分析，闡述了加強企業(yè)檔案信息化建設采取的對策及措施，從而說明了加強檔案信息化建設可以提升企業(yè)現(xiàn)代管理水平和市場競爭能力。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；信息化；建設；現(xiàn)狀；措施

企業(yè)檔案信息化建設是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必要條件，它是以計算機網(wǎng)絡技術(shù)為依托，以數(shù)字信息為主要形式，對企業(yè)檔案資源進行挖掘、整理和開發(fā)利用，經(jīng)過系統(tǒng)操作程序?qū)崿F(xiàn)檔案管理最有效服務于企業(yè)經(jīng)濟運行，從而提升企業(yè)現(xiàn)代管理水平和市場競爭能力的過程。因此，不斷加強企業(yè)檔案信息化建設水平，逐步完善企業(yè)檔案信息管理體系是擺在檔案工作者面前的課題，需要我們認真研究思考。

一、企業(yè)檔案信息化建設工作現(xiàn)狀及問題分析

（一）對企業(yè)檔案信息化建設認識不足。改革開放以來，我國大中型企業(yè)得到了長足發(fā)展，民營企業(yè)迅速興起，且在國民經(jīng)濟建設中作出了巨大的貢獻，但是，檔案發(fā)展水平與經(jīng)濟發(fā)展狀況存在著很大的差距，尤其是檔案信息化建設水平較為落后，部分企業(yè)領(lǐng)導認為檔案數(shù)字化只是將檔案目錄錄入微機，或者是將電子檔案存儲在微機里就實現(xiàn)檔案信息化管理了；檔案管理信息化也不能為企業(yè)直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益等認識上的偏差 ，造成缺乏資金投入，缺少人員編制，這不僅阻礙了企業(yè)檔案信息化建設的進程，還影響了企業(yè)的經(jīng)濟效益。

（二）企業(yè)檔案信息化建設水平落后。隨著檔案信息化建設速度的加快，很多大中型國有、合資、上市企業(yè)等已經(jīng)實現(xiàn)了檔案信息網(wǎng)絡化管理和資源共享，但是還有許多集體、民營企業(yè)等檔案管理水平低，甚至還沒有達到科學規(guī)范管理，企業(yè)檔案管理模式一般還停留在“一人一機一室”式，形成了“檔案沙灘”“信息孤島”等片狀的不利于企業(yè)檔案信息化建設發(fā)展現(xiàn)象。粗放型、封閉型的企業(yè)檔案信息化管理模式，給企業(yè)檔案信息資源共享帶來了很大難度，影響了檔案作用的發(fā)揮。

（三）企業(yè)檔案信息化建設安全意識淡薄。計算機網(wǎng)絡技術(shù)的應用與普及給企業(yè)檔案信息化管理帶來了前所未有的快捷與便利，同時也存在著許多隱患和不足，如：涉密問題，企業(yè)檔案信息安全問題等。由于企業(yè)檔案是企業(yè)進行科研課題研究、生產(chǎn)經(jīng)營、商業(yè)策劃等活動的原始記錄，是企業(yè)發(fā)展的命脈，它涵蓋科研數(shù)據(jù)、產(chǎn)品專利、產(chǎn)品商標以及企業(yè)領(lǐng)導者的規(guī)劃、決策等重要商業(yè)機密信息。如果檔案管理人員安全意識淡薄，計算管理檔案信息系統(tǒng)安全設置和防護措施差，就會使企業(yè)檔案信息泄露丟失，給企業(yè)帶來無法估量的損失。

（四）企業(yè)檔案信息化建設管理人才匱乏。現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化建設不僅需要責任心強、懂檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才，還需要熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復合型人才。長期以來，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，企業(yè)檔案人員“等、靠、要”思想嚴重，不思進取，不加強自身業(yè)務修養(yǎng)；加之領(lǐng)導不夠重視檔案工作，在人員配備上，要么安排年齡偏高員工，不懂現(xiàn)代管理技術(shù)；要么配備新參加工作人員，沒有檔案管理經(jīng)驗，不能適應檔案工作的需要，嚴重阻礙了檔案信息化發(fā)展進程。

二、加強企業(yè)檔案信息化建設工作對策及措施

（一）不斷更新觀念，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。企業(yè)領(lǐng)導者及檔案管理人員要站在企業(yè)改革與發(fā)展的角度，深刻認識企業(yè)檔案信息化建設是企業(yè)實現(xiàn)信息化管理的基礎和重要組成部分，它能更好地為企業(yè)領(lǐng)導決策提供快速、便捷的有價值的檔案信息服務，如企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、生產(chǎn)流程、安全環(huán)保、市場經(jīng)營狀況等信息資料，它能促進企業(yè)的健康發(fā)展。要有大局觀念，與時俱進，要以國家檔案局印發(fā)的《關(guān)于加強企業(yè)檔案信息化建設的意見》為指導，堅持檔案信息化建設與企業(yè)信息化建設同步、技術(shù)與管理并重的原則，制定并實施與企業(yè)發(fā)展相統(tǒng)一的檔案信息化建設規(guī)劃、制度；充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立完善科學適用的紙質(zhì)檔案與電子文件歸檔、整理、保管和開發(fā)利用檔案管理系統(tǒng)，提高檔案為企業(yè)發(fā)展服務的效率，以實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享。

（二）不斷加大投入，加強基礎設施建設。提高企業(yè)檔案信息化管理水平，必須使用現(xiàn)代化的硬件和檔案系統(tǒng)管理軟件設備，重視軟硬件設備的配備，加強基礎設施建設，是實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化傳輸、數(shù)字化管理、檔案資源共享的保障，是信息化的基礎。開展企業(yè)檔案信息化建設必須應用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)和信息技術(shù)，對檔案信息資源進行科學規(guī)范的歸檔、接收、鑒定、整理、保管、利用等管理工作。所以要加大投入，配備與企業(yè)檔案信息化建設相適應的軟硬件設備。同時，要加強企業(yè)內(nèi)各部門之間的協(xié)調(diào)與合作，使用統(tǒng)一的管理軟件、信息化建設標準，運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段實現(xiàn)全文存儲、語言識別、自動編目檢索、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化、計算機輔助立卷歸檔及自動化標引等檔案信息一體化管理。充分利用企業(yè)現(xiàn)有資源，規(guī)范局域網(wǎng)建設，為提高企業(yè)檔案信息化管理水平提供充足有利的條件，促進企業(yè)信息化管理進程。

（三）加強領(lǐng)導，確保企業(yè)檔案信息化建設安全有效。檔案行政管理部門要加強對企業(yè)檔案信息化建設的統(tǒng)一領(lǐng)導，實施有效的指導和監(jiān)督；企業(yè)檔案部門要結(jié)合本單位工作實際情況，制定出嚴格、完善、符合企業(yè)需要的信息化管理制度，建立科學有效的檔案信息化建設安全防范機制；明確檔案信息化建設內(nèi)容和目標任務，并嚴格按照相關(guān)要求有序工作，對檔案管理人員實行責任分工制度，列入目標考核。按照國家關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設的規(guī)范標準，統(tǒng)一著錄項目、統(tǒng)一檢索語言、規(guī)范制作數(shù)據(jù)，確保對檔案數(shù)據(jù)進行準確、全面檢索。由于電子檔案具有不安全、易篡改等特征，檔案人員可采取對電子文件及時歸檔，紙質(zhì)檔案也要同時歸檔的做法，將電子檔案信息與紙質(zhì)檔案資料同時收集存儲；技術(shù)人員要通過加密、設置防火墻、備份數(shù)據(jù)等手段，避免檔案的泄密和數(shù)據(jù)的丟失，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與數(shù)據(jù)信息的安全，確保網(wǎng)絡傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

（四）處理好傳統(tǒng)檔案與信息化建設的關(guān)系。檔案信息化建設是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，可以利用網(wǎng)絡平臺方便快捷地開發(fā)利用檔案信息資源，提高工作效率，避免以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理模式帶來的工作量巨大、步驟繁瑣的缺陷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是企業(yè)檔案信息化建設的基礎?，F(xiàn)在，我國大部分企業(yè)尤其是民營企業(yè)檔案信息化建設水平還很低，還不能完全實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化、自動化管理。現(xiàn)有的大部信息化的檔案數(shù)據(jù)是通過微機錄入、全文掃描、數(shù)據(jù)處理等由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化而來的，只有少部分檔案數(shù)據(jù)是由電子文件歸檔收集來的，況且信息化的檔案易篡改，其檔案信息與載體是可以分離的，想要復制或者更改檔案信息很容易；用于檔案信息化管理的計算機網(wǎng)絡容易遭受病毒侵襲，系統(tǒng)管理軟件容易被破壞，所以說，檔案信息化建設離不開傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，我們只有擁有豐富的傳統(tǒng)的館（室）藏檔案資源，才能更好地開展企業(yè)檔案信息化建設，建立龐大的檔案數(shù)據(jù)庫信息。

（五）加強企業(yè)檔案信息化建設人才培養(yǎng)。企業(yè)檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低會直接影響檔案信息化建設的進程。要想提高企業(yè)檔案信息化管理水平，必須加強新時期檔案管理人才的培養(yǎng)，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人員不僅要具備較高的知識層次、職業(yè)道德、執(zhí)行政策能力，還應熟練掌握計算機應用技術(shù)，擁有使用檔案系統(tǒng)管理軟件進行檔案信息加工、信息整理、信息獲取等能力。檔案管理人員要更新觀念，樹立自學意識，積極參與系統(tǒng)的檔案信息化管理培訓，更新知識結(jié)構(gòu)，提高自身業(yè)務素養(yǎng)。企業(yè)要對檔案管理人員進行優(yōu)化管理，在開發(fā)現(xiàn)有人力資源的基礎上，注重引進信息化管理人才；通過舉辦業(yè)務培訓班、學用并舉、自學等形式，建設一批掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、熟悉檔案管理業(yè)務的復合型人才。

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