關于企業檔案信息化建設研究與思考

孟凡華++于佩蘭

【摘要】本文通過對企業檔案信息化建設的現狀及問題進行分析，闡述了加強企業檔案信息化建設采取的對策及措施，從而說明了加強檔案信息化建設可以提升企業現代管理水平和市場競爭能力。

【關鍵詞】企業檔案；信息化；建設；現狀；措施

企業檔案信息化建設是企業管理的重要組成部分，是企業實現現代化管理的必要條件，它是以計算機網絡技術為依托，以數字信息為主要形式，對企業檔案資源進行挖掘、整理和開發利用，經過系統操作程序實現檔案管理最有效服務于企業經濟運行，從而提升企業現代管理水平和市場競爭能力的過程。因此，不斷加強企業檔案信息化建設水平，逐步完善企業檔案信息管理體系是擺在檔案工作者面前的課題，需要我們認真研究思考。

一、企業檔案信息化建設工作現狀及問題分析

（一）對企業檔案信息化建設認識不足。改革開放以來，我國大中型企業得到了長足發展，民營企業迅速興起，且在國民經濟建設中作出了巨大的貢獻，但是，檔案發展水平與經濟發展狀況存在著很大的差距，尤其是檔案信息化建設水平較為落后，部分企業領導認為檔案數字化只是將檔案目錄錄入微機，或者是將電子檔案存儲在微機里就實現檔案信息化管理了；檔案管理信息化也不能為企業直接創造經濟效益等認識上的偏差 ，造成缺乏資金投入，缺少人員編制，這不僅阻礙了企業檔案信息化建設的進程，還影響了企業的經濟效益。

（二）企業檔案信息化建設水平落后。隨著檔案信息化建設速度的加快，很多大中型國有、合資、上市企業等已經實現了檔案信息網絡化管理和資源共享，但是還有許多集體、民營企業等檔案管理水平低，甚至還沒有達到科學規范管理，企業檔案管理模式一般還停留在“一人一機一室”式，形成了“檔案沙灘”“信息孤島”等片狀的不利于企業檔案信息化建設發展現象。粗放型、封閉型的企業檔案信息化管理模式，給企業檔案信息資源共享帶來了很大難度，影響了檔案作用的發揮。

（三）企業檔案信息化建設安全意識淡薄。計算機網絡技術的應用與普及給企業檔案信息化管理帶來了前所未有的快捷與便利，同時也存在著許多隱患和不足，如：涉密問題，企業檔案信息安全問題等。由于企業檔案是企業進行科研課題研究、生產經營、商業策劃等活動的原始記錄，是企業發展的命脈，它涵蓋科研數據、產品專利、產品商標以及企業領導者的規劃、決策等重要商業機密信息。如果檔案管理人員安全意識淡薄，計算管理檔案信息系統安全設置和防護措施差，就會使企業檔案信息泄露丟失，給企業帶來無法估量的損失。

（四）企業檔案信息化建設管理人才匱乏?，F代企業檔案信息化建設不僅需要責任心強、懂檔案管理的專業技術人才，還需要熟練掌握現代信息技術的復合型人才。長期以來，受傳統檔案管理模式的影響，企業檔案人員“等、靠、要”思想嚴重，不思進取，不加強自身業務修養；加之領導不夠重視檔案工作，在人員配備上，要么安排年齡偏高員工，不懂現代管理技術；要么配備新參加工作人員，沒有檔案管理經驗，不能適應檔案工作的需要，嚴重阻礙了檔案信息化發展進程。

二、加強企業檔案信息化建設工作對策及措施

（一）不斷更新觀念，實現企業檔案管理模式的轉變。企業領導者及檔案管理人員要站在企業改革與發展的角度，深刻認識企業檔案信息化建設是企業實現信息化管理的基礎和重要組成部分，它能更好地為企業領導決策提供快速、便捷的有價值的檔案信息服務，如企業發展規劃、生產流程、安全環保、市場經營狀況等信息資料，它能促進企業的健康發展。要有大局觀念，與時俱進，要以國家檔案局印發的《關于加強企業檔案信息化建設的意見》為指導，堅持檔案信息化建設與企業信息化建設同步、技術與管理并重的原則，制定并實施與企業發展相統一的檔案信息化建設規劃、制度；充分利用現代信息技術手段，建立完善科學適用的紙質檔案與電子文件歸檔、整理、保管和開發利用檔案管理系統，提高檔案為企業發展服務的效率，以實現企業檔案信息資源共享。

（二）不斷加大投入，加強基礎設施建設。提高企業檔案信息化管理水平，必須使用現代化的硬件和檔案系統管理軟件設備，重視軟硬件設備的配備，加強基礎設施建設，是實現檔案信息網絡化傳輸、數字化管理、檔案資源共享的保障，是信息化的基礎。開展企業檔案信息化建設必須應用現代網絡技術和信息技術，對檔案信息資源進行科學規范的歸檔、接收、鑒定、整理、保管、利用等管理工作。所以要加大投入，配備與企業檔案信息化建設相適應的軟硬件設備。同時，要加強企業內各部門之間的協調與合作，使用統一的管理軟件、信息化建設標準，運用現代化的技術手段實現全文存儲、語言識別、自動編目檢索、數據轉化、計算機輔助立卷歸檔及自動化標引等檔案信息一體化管理。充分利用企業現有資源，規范局域網建設，為提高企業檔案信息化管理水平提供充足有利的條件，促進企業信息化管理進程。

（三）加強領導，確保企業檔案信息化建設安全有效。檔案行政管理部門要加強對企業檔案信息化建設的統一領導，實施有效的指導和監督；企業檔案部門要結合本單位工作實際情況，制定出嚴格、完善、符合企業需要的信息化管理制度，建立科學有效的檔案信息化建設安全防范機制；明確檔案信息化建設內容和目標任務，并嚴格按照相關要求有序工作，對檔案管理人員實行責任分工制度，列入目標考核。按照國家關于企業檔案信息化建設的規范標準，統一著錄項目、統一檢索語言、規范制作數據，確保對檔案數據進行準確、全面檢索。由于電子檔案具有不安全、易篡改等特征，檔案人員可采取對電子文件及時歸檔，紙質檔案也要同時歸檔的做法，將電子檔案信息與紙質檔案資料同時收集存儲；技術人員要通過加密、設置防火墻、備份數據等手段，避免檔案的泄密和數據的丟失，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與數據信息的安全，確保網絡傳輸及檔案數據庫的安全。

（四）處理好傳統檔案與信息化建設的關系。檔案信息化建設是現代信息技術發展的產物，可以利用網絡平臺方便快捷地開發利用檔案信息資源，提高工作效率，避免以手工操作為主的傳統檔案管理模式帶來的工作量巨大、步驟繁瑣的缺陷。傳統的紙質檔案是企業檔案信息化建設的基礎。現在，我國大部分企業尤其是民營企業檔案信息化建設水平還很低，還不能完全實現檔案信息網絡化、自動化管理。現有的大部信息化的檔案數據是通過微機錄入、全文掃描、數據處理等由傳統的紙質檔案轉化而來的，只有少部分檔案數據是由電子文件歸檔收集來的，況且信息化的檔案易篡改，其檔案信息與載體是可以分離的，想要復制或者更改檔案信息很容易；用于檔案信息化管理的計算機網絡容易遭受病毒侵襲，系統管理軟件容易被破壞，所以說，檔案信息化建設離不開傳統的紙質檔案，我們只有擁有豐富的傳統的館（室）藏檔案資源，才能更好地開展企業檔案信息化建設，建立龐大的檔案數據庫信息。

（五）加強企業檔案信息化建設人才培養。企業檔案管理人員綜合素質的高低會直接影響檔案信息化建設的進程。要想提高企業檔案信息化管理水平，必須加強新時期檔案管理人才的培養，現代企業檔案管理人員不僅要具備較高的知識層次、職業道德、執行政策能力，還應熟練掌握計算機應用技術，擁有使用檔案系統管理軟件進行檔案信息加工、信息整理、信息獲取等能力。檔案管理人員要更新觀念，樹立自學意識，積極參與系統的檔案信息化管理培訓，更新知識結構，提高自身業務素養。企業要對檔案管理人員進行優化管理，在開發現有人力資源的基礎上，注重引進信息化管理人才；通過舉辦業務培訓班、學用并舉、自學等形式，建設一批掌握現代信息技術、熟悉檔案管理業務的復合型人才。

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