加強人事檔案管理 不斷創新管理模式

高淑霞

【摘要】人事檔案管理工作是人力資源管理工作的一項重要內容。注重人事檔案的安全與保密，不斷完善檔案管理制度，創新檔案管理模式是新時期人事檔案管理人員努力的方向。

【關鍵詞】人事檔案；完善；創新；模式

人事檔案管理工作是一項政治性很強、專業性很強、機密性很強的基礎性工作。準確、齊全、完整的人事檔案能歷史全面地記載一個人的經歷、政治思想、業務能力、工作表現等信息，它是一個人歷史、政績、德才等多方面情況的真實記錄，對于我們正確評價員工，合理選拔使用人才是非常重要的，人事檔案工作無論在過去、現在，還是將來，都是人力資源工作中一項很重要的工作。

一、人事檔案管理現狀及改進

公司將員工檔案按干部檔案、工人檔案、退休人員檔案、死亡人員檔案分類存放，各類檔案數目清晰，排放整齊，并統一更換了檔案盒，按統一格式打印檔案目錄，經過重新整理、編排、裝訂，檔案面貌煥然一新，尤其是檔案目錄的計算機錄入為檔案電子信息化打下了基礎。

二、人事檔案工作的安全與保密

維護檔案的完整與安全是檔案管理工作的目的和基本任務。檔案庫房的科學管理是做好維護檔案安全的基本保障，我們做到了“三室分開”（檔案庫房、閱檔室、檔案管理人員辦公室三室分開）。檔案庫房“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）設施得到很好落實，這為維護檔案的安全提供了物質保障。我們十分注意正確處理檔案保密與利用的關系，堅決執行國家的保密制度，遵循分級管理的原則，保守檔案機密。在檔案的查閱、借閱、檔案材料的收集、鑒別、歸檔等項工作中嚴格按規章制度辦事，確保檔案的安全與保密。

三、不斷完善檔案管理制度，加強對在職人員檔案的管理

我們積極采取措施，不斷完善制度建設，在材料收集、整理、提供利用等各個環節狠下功夫，建立健全了八項制度：查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度，保管保密制度、管理人員職責和送交檔案材料歸檔工作制度并將制度上墻。及時將七種登記簿《歸檔材料登記簿》《查閱檔案登記簿》《借閱檔案登記簿》《退還材料登記薄》《檢查核對檔案情況登記簿》《銷毀材料登記簿》《轉遞檔案登記簿》進行登記，建立了檔案管理臺賬，人事檔案管理的方方面面均可找到痕跡和出處。隨著人員的調入調出，及時進行檔案轉遞，確保庫存數與人員數相吻合，為檔案的科學管理打下了良好基礎。

在加強人事檔案管理方面，我們從以下幾個方面著手，做好基礎工作：

一是檔案材料收集鑒別工作。收集工作是一項基礎性、經常性的工作，我們本著對職工本人負責的精神，堅持實事求是，對不符合規定的、不能收存歸入檔案的材料，堅決拒收，堅持黨性原則，維護人事檔案的真實性。建立健全了收集網絡，對收集上來的材料進行鑒別，做到“取之有理、棄之有據”，對需銷毀的檔案材料做到一份一登記，銷毀事由明確、有鑒別人簽字。

二是人事檔案的整理工作。整理人事檔案的作用是便于保管和提供利用。整理工作一般分為八個步驟：（1）鑒別歸類（2）排列材料（3）技術加工（4）編類分頁（5）登記目錄（6）初審定本（7）裝訂成冊（8）驗收入庫。整理工作做到了歸類正確、編目清楚、裝訂整齊。

三是人事檔案的轉遞工作。轉遞人事檔案主要是檔案的轉出和接收。它是一項嚴肅細致的工作，要做到轉遞及時，手續齊全，查詢有據，安全保密，嚴格按規定進行轉遞并做好登記，留好轉遞存根和提檔函，以備查用，確保萬無一失。

四是人事檔案的提供利用工作。檔案工作的服務性突出在提供利用這一環節上。提供利用方式主要是查閱和借出使用兩種。查閱、借出使用人事檔案必須履行審批程序，明確利用者必須是中共黨員，任何個人不得查閱借閱本人及其直系親屬的檔案。嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不擅自拍攝復制檔案內容。

四、不斷創新檔案管理模式，人事檔案信息電子化

在加強人事檔案管理的同時，我們意識到現在的人事檔案管理模式已不太適應電子化、信息化的發展，要提高管理效率必須不斷創新管理模式。檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢，將計算機應用于檔案管理，無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流都可以應用計算機進行現代化管理，解決具體問題，提高管理效率和管理水平。努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”，使檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。在日常工作中我們邊學邊干，在管理的過程中學習和掌握信息化的有關知識，使檔案現代化與企業信息化有機結合，同步發展。

在人事檔案的電子信息化建設方面，公司開發了人事檔案信息系統，現已投入運行，它包括檔案管理、機構管理、統計報表、綜合管理、系統維護五個模塊，其中檔案管理模塊中不僅囊括了人員的工作單位及部門、檔案編號、姓名等主要信息，還包括了人事檔案管理的目錄及零散材料接收子集、檔案查借閱情況、檔案轉遞子集、檔案整理子集等若干個子集，我們可以在系統內隨時更新人員的檔案目錄、零散材料等信息，通過系統，我們可以直觀地進行檔案信息項的查看、維護、轉遞，使檔案管理一目了然，提高了管理效率。

在信息化建設方面任重道遠，這僅僅是一個起步，我們相信，檔案管理必將改變原有的落后局面，搭上信息時代的高速快車，不斷創新管理模式，提高管理效率。作為檔案管理人員應該努力適應新形勢，在檔案業務上有所創新和突破，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不斷提高人事檔案工作的自身價值，發揮人事檔案應有的作用。