大數據時代地質檔案管理淺析

文/湖南省地質礦產勘查開發局407隊 姚艷

地勘單位將內容與工作方向進行梳理之后形成地質檔案資料，可以直觀地反映地勘單位的工作成果，可以將勘察過程真實展現出來，所以檔案資料歷史價值極高。在大數據時代，勘察手段、探測技術等發生了一定的變化，推動地質檔案管理方式的更新換代。優化地質檔案管理工作可以使檔案信息更加現代化，其原因在于信息化管理地質檔案，可以有效提升檔案資料的使用率。

一、大數據時代優化地質檔案管理工作的必要性

信息數據的獲取與存儲對地質勘察工作有很大的影響。其一，由于許多地質資料留存的年代較為久遠，且當時科學技術不發達，都用紙張記錄，隨著時間的推移，墨跡被暈染，字跡難以辨認。部分參考資料是獨本，頻繁被人們使用，表面已出現磨損痕跡，這為地質勘察工作帶來了一定的局限性。其二，地勘和工勘是重要的支柱產業，受工作性質影響，相關技術人員與負責人經常出差，不能及時與檔案管理工作人員進行對接，而檔案管理工作具有保密性，因此他人不能代簽與瀏覽。也有個別人員借閱資料未及時歸還的情況，這使得管理工作不能如期進行下去。其三，網絡管理體系不夠完善，由于檔案管理體系沒有為勘察人員提供實質性的幫助，導致檔案資料不能全面錄入數據資源庫內，地勘人員缺少完整、準確的數據庫進行參考。

二、新時代視域下優化地質檔案管理工作的策略

（一）規范化執行檔案管理工作。規范管理檔案可以促進勘察工作升級，使得檔案管理更加有序，不僅可以為地勘單位的勘察工作提供保障，還能有效提升檔案管理的工作效率。對湖南省地礦局四○七隊的實踐工作進行總結，可以從以下幾點進行優化管理：1.檔案管理職能信息化。在開展地質勘察工作時，需要組建檔案管理小組，讓其負責地質檔案管理工作涉及的諸多事宜。該小組需根據定期開展的會議內容進行思考，提出優化意見以改善檔案管理工作中存在的問題。以此為基礎，制訂具有實質性作用的檔案管理工作規劃。2.調整地質檔案管理制度。全方面對地質勘察工作與檔案管理工作進行思考，確保管理制度能符合現實要求，便于檔案管理人員參考。有關單位應切實關注社會發展變化，緊跟社會變化形勢，與時俱進地更新管理制度、調控管理流程，促使地質檔案管理工作與地勘單位交叉業務有機融合，保證勘察效率與管理進度有大的變化。檔案管理制度能規范人員的工作行為，可將其置于公示屏上。3.定期檢查歸檔工作。要使檢查工作趨于常規化，然后根據地質檔案管理存在的問題制定針對性的措施。4.地質檔案管理工作規范化。規范化管理理念，讓員工積極配合地質檔案部門的管理工作，進而提升地質檔案管理工作的效率（詳見表1）。

表1 規范管理地質檔案文檔

地勘檔案 3059 2900 172卷3059工勘檔案 968 950 218卷968實物檔案 399 0 399聲像檔案 207 0 207文書檔案 2537 2514 6卷2245文檔類別 接收數（件） 掃描數（頁）歸檔數（件） 備注

（二）建設地質檔案管理室。大數據時代背景下，需要對地質檔案管理工作與管理室進行升級改造，以此促進檔案管理工作順利開展，這是數據時代的趨勢，也是地勘單位可持續性發展的必然選擇。地質隊對建設檔案管理室投入更多的精力，將有效提升檔案管理工作效率。優化建設檔案管理室的建議如下：第一，在管理室原來布局的基礎上進行重新規劃設計。要擴增檔案管理室使用空間，增加室內面積可以保證新布局更加合理，在一定程度上可以使得新舊檔案分門別類，讓有關人員在局部空間內統一管理所有檔案。第二，根據檔案管理工作的實際需求引入新設施。為助力地質檔案合理存儲，可增加櫥柜、全自動密集架等。室內需要同時引進防磁柜、溫度計、防蟲害等基礎設施，這是保證地質檔案管理室內資料與數據安全的基礎。第三，計算機軟件配置。應在計算機中創建檔案管理系統，把勘察隊監測的所有地質資料導入電腦中，使其轉化為電子版，依據其特點進行分類，并保存于檔案管理系統中；充分運用數據時代的信息技術，可保證檢索檔案資料更便捷，辦公方式更加自動化，進而推動地質檔案管理工作的升級。

（三）精細化管理檔案業務流程。近年來，職能部門針對地質檔案管理工作提出了很多要求。因此，地勘單位在對地質檔案進行分類管理時，必須明確參考要求與實施管理標準，在對工作水準與地質資料進行上報時，必須精細化管理業務流程，以此快速將繁雜的地質資料進行分類。各省市地質隊伍在上報地質資料時，要以某省市某年管理來命名年報，可有效加強檔案管理部門的工作效率。某地質隊在工作實踐中，定期對地質檔案安全管理進行專項檢查，可以及時找到工作過程中可能存在的問題，然后順著業務流程進行精細化管理，擬定有針對性的解決方案。在實踐勘察的過程中，地勘單位可以組建專項檢查小組，讓其對檔案管理工作的業務流程進行精細化排查與篩選，以優化管理步驟，提高地質檔案資料管理流程。同時，還要與有關單位年度排查進行結合，對地質隊的檔案管理過程做專項檢查，以規避安全隱患。與此同時，專項檢查小組還要對測繪中心保存的地質檔案資源進行檢查與校正，以保證數據具有真實可靠性。在完成檢查后，需要對檢查的項目進行分析，對存在的問題展開探討，總結出一條優化檔案管理流程的策略。為使檔案安全管理工作更加規范，檢查人員需綜合考慮檔案專項檢查現狀與實際管理水平，然后提出切實可行的建議。修改業務流程時有一個前提條件，即有關人員需要保證檢查與整改同時進行，一旦出現問題能及時止損，使得檔案管理工作順利開展。檔案管理工作需由安委會進行監督與指導，官方提出的整改意見可使檔案管理方向更加明確，并召開會議，討論整改較大的問題。以此方式可以推動地勘單位檔案管理工作持續向精細化管理方向發展，地質檔案管理工作升級之后可提升勘察單位的整體工作水平。

（四）開發利用地質檔案管理系統。基于當今時代“互聯網+”背景可知，對地質檔案管理工作進行升級很有必要，能推動檔案管理方向發生變革。有關人員若在原始檔案基礎上搭建信息化管理系統，可以保證人員在操作使用時更便捷。建設信息化的地質檔案管理是地勘單位發展的必然要求。某地質隊構建了檔案管理系統，將勘探的有關數據資料進行導入，實現了檔案資料信息化管理。利用地質檔案管理系統將促進檔案管理基礎工作的有效升級，以人事檔案為例，可以優化組卷、填寫、蓋印、切裁、裝訂等多道程序，同時也可以對基建、聲像、實物、會計、設備和圖書資料分別進行分類、整理、編目并錄入電腦保存。亦能使得文書檔案的錄入工作更加順利，便于人員將行政、黨群、業務合同、資質證書和獎狀（牌）等各類資料進行錄入。研發數字檔案管理系統，可以確保地質資料的收、存、用等六大功能充分發揮出來。當檔案管理人員在系統檢索欄中輸入關鍵詞時，系統會根據初始設置的查閱權限進行身份驗證，驗證之后就可以調取檔案資料，為地質檔案管理提供了支持。此外，地質隊還需要與國土資源部門緊密聯系，保障勘測數據及時導入網站與信息服務系統中。國土資源業務網的地質資料信息管理服務系統匯集了全國范圍內的地質信息，所以在構建信息化檔案管理系統時加強聯系，可進一步提升地質檔案的服務水平。

三、結語

大數據時代使檔案管理工作有了全新的進展，而地質勘查行業若優化檔案管理工作，將會為地質資料的存儲、地勘與工勘工作的銜接、網絡管理體系有更好的推動作用。數據時代的先進技術不僅保障了地質檔案的管理質量，還使得檔案的服務種類更豐富、編研工作更順暢。實際上，地質檔案管理工作還有進步空間，若從地質檔案管理的業務流程與管理系統等進行考慮，可使地質檔案業務趨于現代化。