核電企業文檔集約化管理體系的構建與應用

集約化管理是現代企業集團提高效率與效益的重要手段，它集中各生產要素進行統一和優化的配置，以獲得可持續發展的能力。文檔集約化管理是從檔案工作的角度出發應用這種管理方法，以期建立科學的檔案管理體系進行檔案管理。核電企業實行文檔集約化管理具有如下意義。第一，根據核安全法規和質量保證制度要求，核電企業檔案工作要“有秩序地建立和保持記錄制定，以證明對核電廠質量有影響的各項活動已按規定要求完成，并已達到和保持所要求的質量”。因此核電企業檔案工作必須要遵從檔案管理的法規、制度和標準，確保文件控制和檔案管理等各項工作有序開展，注重檔案資源的完整性與準確性，為企業發展提供服務。實行文檔集約化管理，能夠有效提升文檔服務能力。第二，核電企業工程在項目建設過程中會產生大量有關核電廠建設的管理文件、技術文件和圖紙等，歸檔后即是核電企業的重要檔案資源。要有效利用龐大的文檔信息資源，需要進行文檔集約化管理。第三，為完成核電項目檔案專項驗收工作，作為業主方的核電企業要與總包方和其他項目方通力合作，提高項目文檔的管理效益。但在工作中，總包方因檔案工作的從屬性而資源投入不足，在設計、施工及設備采購分包過程中不能充分體現業主的文檔管理需求，分包單位不能按照業主方要求嚴格執行檔案管理相關法律、法規的問題普遍存在。實行文檔集約化管理，能夠有效解決上述問題。

筆者所在的漳州能源公司作為一家綜合性的核電企業，處于項目前期、工程建設、生產運行三個階段并存狀態。為滿足多項目資料從文件到檔案的全面控制和管理、保障各項目能得到文檔全方位服務支持、利于展開文檔知識管理以應用于不同項目階段，構建文檔集約化管理體系進行管理的需求十分迫切。筆者以漳州能源公司為例，探討核電企業文檔集約化管理體系的構建與應用。

1　文檔集約化管理體系的構建

1.1　建立文檔集約化管理機構

當前核電企業信息文檔管理機構的職責主要是文件控制與檔案管理，而面對大量技術文件、工程文件、生產文件的開發利用及數據中心數據的整合、分析、應用工作則難有作為、少有涉及，這些工作往往只在專業部門內部開展。但由于各專業部門掌握的信息和文檔資料是零碎的、不成體系的，又得不到跨部門的信息支持，有時分析出的結論是片面的。

按照“統籌規劃、分組管理”的原則，建立一個以專業文檔管理機構為核心、各部門參與的矩陣式文檔管理組織架構，使其集文檔管理和知識管理為一體且得到應用部門支持，將是實現文檔集約化管理的保證。專業的文檔管理機構由工程文件管理、工程檔案管理、知識集成管理、信息管理（數據中心）4個部分組成，文件管理和檔案管理部分支持知識集成管理部分，數據中心和知識集成部分協同發展、相互配合，為專業技術部門提供服務，并根據專業部門的反饋及時改進和提升。

建立文檔集約化管理機構，信息文檔管理體系建設基礎階段和知識管理應用階段均能得到專業部門的參與和反饋，信息文檔管理機構專業的信息與文檔管理與專業部門詳細的信息采集和輸出要求由此結合起來，工作效率大大提升。此外文檔集約化管理機構作為知識資產集約化管理的組織者，是推動檔案及其應用轉化為企業知識產權的決策者和指導者，也是創建企業知識資產的執行者，關系著核電企業的經濟效益和核心競爭力，在核電項目管理鏈條中處于重要地位。

1.2　制定文檔集約化管理制度

根據核電工程建造質量保證大綱的規定，漳州能源公司建立健全了項目文檔集約化管理組織體系，制定了文檔集約化管理制度，包括法規標準、質量保證大綱、項目文檔管理流程和制度、承包商文檔工作程序與崗位操作手冊，形成文檔集約化程序體系，制定出項目各類文件的編碼規則，建立起各類文件的標準模板，并明確規定了文件從產生到歸檔等環節的各項工作，保證了文檔管理工作的規范性。

1.3　構建文檔集約化管理平臺

文檔集約化管理系統構建的關鍵是管理平臺的建設，這需要實現信息資源和管理手段的共享，以及建立有效的信息服務管理體系。漳州能源公司為滿足工程公司同業主之間的數據傳輸需要、保證工程文檔的高效移交，采取數據接口的方式，實現雙方系統的數據交互，并分階段實施接口；采用與總包方建立標準化數據庫和數據接口的方式，促進管理平臺的建設；通過加強人員技能培訓、優化項目管理機制和信息服務體系，提高管理平臺駕馭大型項目的管控能力和服務能力。

2　文檔集約化管理體系的應用

2.1　知識資產的應用

文檔集約化管理能夠加強各項目風險管理的信息溝通和經驗反饋，這將對企業知識資產的積累和應用能力的提高起到十分重要的作用。如漳州能源公司在開展核電項目征地征海工作時，在場址選擇階段組織地方政府對陸、海域的物產和擬征海區養殖資源進行了摸底調查，這樣在征地征海費用賠償談判過程中處于有利地位，控制了搶種搶養部分的賠償規模。根據文檔集約化管理的要求，公司及時收集相關文件材料，并對工作經驗進行總結。這項工作經驗在公司抽水蓄能項目的征地工作中得到應用，根據征地征海工作時形成文件，公司對農、林、塘、墳進行了摸底調查，從規模和費用上制定了談判策略。

2.2　資源合理的整合與流動

漳州能源公司管理體系設置表現為管理體系和管理方法既契合項目特點又有共享性。因為管理體系由同一套管理組織進行適宜性實踐，所以在不同項目中應用結果具有可比性，其各類管理信息分析結果具有實際意義，可指導工作進行策略性調整。而通過文檔集約化管理進行資源優化配置，可以提高各項目管理體系的有效性，實現資源合理的整合與流動。

2.3　聯合文檔管理模式的實現

聯合文檔管理模式指項目業主方文檔部門與總包方文檔部門聯合，由業主方與總包方文檔人員參加的文件與檔案全過程控制的文檔管理活動。聯合文檔管理中心使項目各主要參與方、各管理內容和各管理階段有機結合起來，實現各項目組織機構、項目資源、項目目標、項目責任與企業利益的一體化，進而實現項目各參與方之間的有效溝通與信息共享。構建文檔集約化管理體系，能夠實現聯合文檔管理模式。

2.4　技術與人才的共享

文檔集約化管理實現了技術及人才共享效應。漳州能源公司以核電項目作為主業，集中人力資源完善管理體系，并借鑒核電管理經驗完善生產管理文件。相對于核電項目，風電項目、抽水蓄能項目因項目較小，配置的員工少，有經驗的管理人員更少，且技術門類不全，但經過文檔集約化管理，風、蓄項目可以較好地借鑒核電項目的生產、管理程序與經驗，其采購、后勤管理等工作可納入同一管理單元進行一體化管理，在急需短缺技術工種時或維修、運行領域需要技術支援時，可以得到核電項目相關領域人員的及時支援。漳州能源公司通過文檔集約化管理，理順了信息流，實現了信息共享與資源集約化配置，從而實現技術與人才的共享。

3　幾點思考

當前核電企業文檔集約化管理工作處于起步階段，工作模式需要作進一步探索。為提高文檔集約化工作的有效性，應在以下幾點持續發力：第一，在戰略上重視文檔集約化管理工作，策劃好工作規劃及實施途經，確定數據采集、整合、分析、應用的方法；第二，進一步完善文檔集約化管理機構，賦予更明晰的職責，配置更豐富的資源；第三，開展信息化工作時，應重視數據應用的實用性，并設置具有分析和綜合功能的模塊，經整合可直觀指導相關工作開展；第四，重視文檔和數據庫二次開發工作，建立開發成果實用機制，配置專門的知識資產管理人員。

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