探討人才交流中心文書檔案管理的新方式

李 南

黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區人才中心，黑龍江 齊齊哈爾 161021

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探討人才交流中心文書檔案管理的新方式

李 南

黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區人才中心，黑龍江 齊齊哈爾 161021

人才交流中心是企業與求職者連接的一個平臺，它是人才儲備與企業招聘的管理機構，人才交流中心存有大量各種各類的檔案，檔案管理水平的高低，體現了人才交流中心的整體管理能力，同時也對中心日常工作的開展打下了基礎。檔案管理中，文書檔案是整個檔案管理中非常重要的組成部分，它是檔案管理的基礎性工作，文書檔案管理水平的高低，關系到人才交流中心檔案資料管理的整體完整性。本文主要從人才交流中心文書檔案管理工作中存在的問題進行了分析，對采取的新舉措進行了探討和研究。

人才交流中心；文書檔案；存在的問題；新舉措

一、人才交流中心文書檔案的認識與重要性

人才交流中心文書檔案管理是檔案管理中不可缺少的重要組成部分，文書檔案管理的好壞是衡量人才交流中心檔案管理工作質量優劣的標準之一。文書檔案記載著人才交流中心從事各種日常的管理活動，例如，會議、決定、指示、信函、命令、批復以及通知等等。目前在科學技術以及經濟迅速發展的今天，社會各界對人才的需求越來越大，使得人才交流中心作為連接人才和招聘企業的橋梁，在其中起到的作用也越來越重要了，因此，人才交流中心為了順應時代的發展，需要不斷加強內部的管理水平，文書檔案的管理也上了一個新的臺階。加強文書檔案管理工作，就要有效發揮文書檔案管理的實際效用，保證其完整性和可操作性，為查閱調取打下基礎，也為人才交流中心的發展起到了關鍵性的作用。

二、文書檔案管理的特點

(一)記載、保存的特點

文書檔案管理的目的，主要就是為了對文書資料進行收集、保存、記載，方便查閱調取。文書檔案的管理工作一般情況下是以對會議、人事、信函、書報、各種文件、物品等作為管理對象。管理的方式主要是通過紙張或者電子文檔等形式將管理對象記錄完整，并將其按照各種類別進行匯總、分類的過程。在記載和保存時，要特別注意保證資料的真實、完整和安全。文書檔案的目的就是記載相關資料，讓借閱人能夠隨時查閱，發揮文書檔案的作用。

(二)文書工作是關鍵

文書檔案是否能管理好，關鍵在于文書工作是否做到位了，文書工作貫穿于文書檔案管理的始終，主要包括收集登錄、催辦、整理、立卷、歸檔等。文書工作是文書檔案管理的關鍵也是基礎。可以說檔案的來源就在于文書，文書將人才交流中心所涉及到的資料和活動，形成可以保存的文件，并整理立卷，定期歸檔。

(三)文書檔案的多樣性

文書檔案記錄了人才交流中心各種活動的真實性，涉及的范圍很廣泛，例如黨群黨建、行政管理、會議紀要、決策決定、批復請示、通知公告等等，體現出其多樣性。

三、人才交流中心文書檔案存在的問題

(一)對文書檔案重視程度不夠

目前，仍有少部分人才交流中心認為文書檔案管理工作就是把本單位管理工作中所形成的各種資料進行匯總、分類的過程，這種理解是非常片面的，這種想法沒有真正認識到文書檔案的目的性。造成文書檔案管理重視程度不足，管理中輕描淡寫，沒有真正做到有效的管理，文書檔案管理沒有發揮出應有的作用。

(二)文書檔案利用程度不深

文書檔案管理工作的主要功能在于其具有記錄保存功能和查閱借鑒功能，而關鍵在于如何實現準確的查閱借鑒，合理有效的利用文書檔案，這就需要人才交流中心能夠利用所記錄保存的資料，進行匯總、分類與整理、歸檔，為以后人才管理提供方便和幫助。但，現階段許多人才交流中心的文書檔案管理只是在于記錄和保存階段，沒有將其真正利用到工作中去。

(三)文書檔案缺乏保密性管理

我國的許多人才交流中心文書檔案的保存形式多以紙張和電子文檔的形式進行保存歸檔，這樣的保存形式缺乏保密性，保密工作是檔案管理的重要工作之一，一旦出現泄密，會給國家、單位以及個人造成一定損失，有時影響巨大?，F階段許多人才交流中心檔案管理缺乏保密性，出現大量內部信息的外流，損壞了企業、個人的切身利益。

四、人才交流中心文書檔案管理的新方式

隨著時代的進步和發展，對人才需求的不斷增加，給人才交流中心各種資料的歸檔管理提出了更高的要求，如何加強文書檔案管理，創新管理思路和方式，是檔案管理人員應當重視的問題。以下提出一些對文書檔案管理新的認識和管理方式：

(一)加強對文書管理的重視力度

人才交流中心有關文書部門應當以當今先進的文書檔案管理模式為指導，以發展的眼光，努力轉變管理思路，認真學習先進文書檔案管理的方法、目的和意義。從思想上逐步轉變對文書檔案管理錯誤的觀念，采用新鮮的管理思路加強對文書檔案的管理。這就要求人才交流中心檔案管理部門加強對文書檔案管理的重視力度，為文書檔案管理加大資金的投入，引進先進的檔案硬件設施，選擇有經驗、有能力的文書管理人員從事檔案管理工作，從而更加有效的確保人才交流中心檔案工作的正常開展。

(二)提升文書檔案管理的利用

文書檔案管理的關鍵在于如何更好的去查閱、調取和利用，為人才交流中心管理工作提供依據和保障。這就需要文書檔案管理人員一方面要能夠對檔案做好記載、保存，另一方面，需要建立科學的歸檔立檔管理流程和相關制度，對文書資料得到快速、有效、完整的應用，提高檔案的利用效率。

(三)加強文書檔案管理人才的培養

隨著科學技術的不斷發展，有效的推動了檔案管理思路和技術的發展，這就給文書檔案管理人員的技術能力和業務水平提出了更高的要求。文書檔案管理理念不斷更新，也需要文書管理人員的思路不斷進行更新和學習。一方面掌握文書檔案管理的新思路，另一方面也要努力學習其他相關的檔案管理技術和思路，不斷豐富自身的業務知識，此外，人才交流中心要為文書管理人員提供在職培訓的機會，進行定期學習，為文書管理人員灌輸文書檔案管理的先進理念。使其能更好的應用到文書檔案管理工作中去。

五、總結

人才交流中心文書檔案管理工作是檔案管理工作中十分重要的一個環節，也是衡量該部門檔案管理能力的重要標準之一，但是目前我國許多人才交流中心在文書檔案管理中仍然存在重視程度不夠、利用效率不高以及保密程度不嚴等問題，這就需要有關部門加強重視，提高利用率，提升管理人員素質水平等手段，加強文書檔案管理工作，使其更好的為用人單位和人才服務。

[1]成豐.論在文書檔案管理中的問題和對策[J].經營管理者，2015，3(5)：132-134.

[2]侯明，白宇紅.談文書檔案管理的現有問題及對策[J].辦公室業務，2016，5(6)：235-236.

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