試析流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策

白琳麗

【摘要】現(xiàn)在我國的流動人員比較多，檔案的管理也就比較復雜，但是這些流動人員對自身檔案并不重視，導致了在退休之后才想到要找到自己的檔案，有些人員甚至不知道在辦理退休的過程中還需要檔案，因此為了找到自己的檔案甚至要跑遍全市所有的檔案代理機構，但是有些人即使是大費周章也沒有找到自己的檔案，也就導致無法辦理退休。本文就是對流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策進行闡述，為相關的研究提供借鑒。

【關鍵詞】流動人員；人事檔案；現(xiàn)狀；對策

我國的流動人口十分多，，尤其是在比較發(fā)達發(fā)的城市，這些城市中人口的流動性極大，針對流動人員的人事檔案管理目前還面臨著很多的問題，尤其是流動人員自身對檔案的重要性并不理解，這樣就導致了退休的過程中遇到重重的阻礙，而且檔案的管理也會出現(xiàn)嚴重的問題，在人社部門會經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，影響著人員的正常退休。因此一定要重視流動人員人事檔案的管理。

一、流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠

在進行流動檔案管理的過程中，存在著個人個或者是機構對人事檔案管理的重視程度不夠的現(xiàn)象，這樣就導致了流動人員的人事檔案管理存在著諸多的漏洞，相關的法規(guī)規(guī)定，一定要嚴禁個人來保管他人的人事檔案。但是在實際的管理中，經(jīng)常存在著下崗職工自己拿著檔案到人社部門來咨詢相關的政策，這些檔案沒有進行蓋章和包封，究其原因，有些下崗職工的檔案是在當年下崗的時候，自己從單位取出，無處可放就放在了家里。有些檔案是從代理結構借出來的，使用完畢還要將自身的檔案歸還，但是檔案代理機構的這些檔案也存在著沒有蓋章和包封的現(xiàn)象。現(xiàn)在流動人員的人事檔案管理存在著諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，主要包括檔案丟失、檔案袋子破損、檔案收集整理和轉移不規(guī)范、內容也不真實，以上的這些情況是經(jīng)常發(fā)生的，也是管理的重點。

（二）管理體制比較混亂

現(xiàn)在有很多的勞務代理機構、人才服務機構和職介機構都要進行人事檔案的管理，有些機構自身就屬于人社部門，有些機構是企業(yè)，這樣檔案在一定的程度上就變?yōu)榱松唐罚€有些檔案機構將檔案當做了是牟利的工具。有些企業(yè)和機構并不具備檔案管理的資格，存在著越權或者是違規(guī)管理的現(xiàn)象，在這樣的情況下，就極容易導致人事檔案管理的秩序發(fā)生混亂，對檔案的安全性和真實性也有著一定的威脅。現(xiàn)在的人事檔案在管理的過程中，會經(jīng)常遇到以下的狀況：某下崗靈活就業(yè)人員按照相關的規(guī)定將退休手續(xù)的流程辦理好之后，但是人社部門卻接到了舉報。經(jīng)過調查知道此人員在下崗期間有著服刑的經(jīng)歷，但是法院的判決書并沒有送到相關的人事檔案管理部門。這樣的狀況會經(jīng)常遇到，顯示了流動人員人事檔案管理存在的一系列漏洞。

（三）管理不規(guī)范

在進行流動人員人事檔案管理的過程中，一定要重視人事檔案管理的規(guī)范性，但是現(xiàn)在有很多的檔案機構并沒有專業(yè)的檔案管理人員進行檔案管理，也沒有相應的配套措施，也就導致了檔案管理處于一種只收錢、零收集的工作狀態(tài)，使人事檔案在管理的過程中存在著內容不完整的現(xiàn)象，沒有將檔案進行正確的收集，弄虛作假的現(xiàn)象是比較普遍的。檔案管理機構也沒有進行裝訂管理，有些檔案袋已經(jīng)破損，檔案資料隨時都能夠從檔案袋中漏出，這樣檔案資料就會缺失。

現(xiàn)在國家已經(jīng)出臺了干部檔案工作條例，這一條例已經(jīng)對管理人員的培養(yǎng)和選拔做出了相關的規(guī)定：每一千個檔案就要配置一名專職的干部。但是據(jù)調查，目前我市一些檔案代理機構，多數(shù)都是一個人負責管理幾千份檔案，有的機構甚至是一個人負責管理上萬份檔案。并且，這些檔案代理機構，任用的檔案管理人員未經(jīng)過專門培訓，黨員干部極少，多數(shù)人員對檔案管理的相關政策和具體要求并不了解，對檔案管理業(yè)務不太熟悉。繁瑣的工作，巨大的工作量，再加上檔案管理人員配置不足，導致檔案管理工作未能嚴格按照要求規(guī)范操作。

二、具體對策

（一）加強宣傳力度

加強《中華人民共和國檔案法》的宣傳，提高人民對人事檔案重要性的認識，采取多種形式在電視、廣播、報紙等新聞媒體上做一些正規(guī)的播報，或者是在大街小巷發(fā)放一些法律知識傳單。如果能結合生活中的實例，把案例以故事的形式展現(xiàn)出來，效果則大大不同。目前各電視臺許多法治欄目很受老百姓歡迎，但是與檔案相關的卻寥寥無幾。如果能借助這些欄目，把具體案例呈現(xiàn)出來，或者把發(fā)放法律條文形式的傳單，改為以實際案例改編的漫畫故事，這樣新穎的宣傳形式，肯定會給人們留下深刻的印象。

（二）完善管理制度

各級政府組織、人事部門應針對現(xiàn)狀及時出臺相關政策，指導流動人員人事檔案管理工作。對各類檔案代理機構的業(yè)務指導部門是誰，法定責任是什么，誰來監(jiān)督管理，怎么處罰等問題作出明確規(guī)定，并將流動人員檔案管理工作的具體操作、獎懲制度細化。應賦予人社部門下屬的人才中介機構對人事檔案的唯一管理權。并且這些部門應與工商等部門聯(lián)合起來，對沒有權限私自保管檔案的單位或超范圍管理檔案的人才服務中心機構進行嚴肅查處。還應通過與公安聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)信息共享，以此規(guī)避判決書等資料無法送往檔案管理機構的漏洞。

（三）規(guī)范檔案管理機構

檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，集服務性與保密性于一體。加強檔案管理工作，一是要整頓檔案管理機構，明確管理職責，劃清管理權限，界定法律責任，實行監(jiān)管制度。二是要加強檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員素質。從檔案管理人員的選擇上入手，嚴格按照相關要求選拔任用檔案管理人員；定期組織學習培訓，不斷提高他們的能力；培養(yǎng)他們勤奮學習、愛崗敬業(yè)、求真務實、甘于奉獻的精神；鼓勵他們提出合理化的建議；把他們培養(yǎng)成具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”人才，使他們能為流動人員人事檔案管理事業(yè)建功立業(yè)。

（四）建立檔案管理的新型模式

隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的改革，加快產生了人事代理制度，流動人員的人事檔案管理、工資核算等工作任務由人才交流中心管理，而不是由用人單位管理，這是一種新的用人機制，這就決定了人事檔案管理實行了新型管理模式，它改變了以往人事檔案管理的封閉化、分散各部門管理的現(xiàn)狀，而是向社會化、公開化的方向發(fā)展，這種管理模式的好處是可以保證檔案的完整齊全，這種集中統(tǒng)一管理的方式規(guī)范了管理工作，管理標準也很統(tǒng)一，方便社會對于人事檔案的廣泛利用，既省時又省力。

三、結論

人事檔案管理工作在現(xiàn)今社會發(fā)展進程中占有具足輕重的地位，我們需要高度重視此工作，并根據(jù)檔案管理工作中存在的不足落實好上述提出的幾點措施和建議，從而不斷完善我國的流動人口檔案管理工作。

參考文獻

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