淺析辦公室信息管理的提升策略

鄒慶

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，各企業(yè)的發(fā)展競爭不再是傳統(tǒng)的質(zhì)量、信用競爭，如何提升自己的信息能力，充分利用信息管理提升企業(yè)核心競爭力，已經(jīng)成為企業(yè)持續(xù)發(fā)展和保持活力的重要衡量指標。為了能更好地適應(yīng)社會需求，辦公室信息發(fā)展對人們提出了新要求，只有將新的信息管理模式有效融入到辦公室的各項工作中才能有效提升工作效率。

關(guān)鍵詞：辦公室工作；信息管理；提升策略；信息參謀；信息收集；信息處理 文獻標識碼：A

中圖分類號：TP802 文章編號：1009-2374（2016）35-0044-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.35.021

我國政策的不斷推陳出新，使得辦公室信息管理發(fā)生了改變。在企業(yè)中信息會出現(xiàn)較多變化，并且還具有管理范圍與信息量較大的特性，這就需要相關(guān)部門不定期對信息進行整理，保障各類信息能夠與信息管理相統(tǒng)一，進而確保所有數(shù)據(jù)的一致性。但是傳統(tǒng)的檔案信息管理的更新速度非常慢，已經(jīng)不再能夠滿足現(xiàn)階段信息管理的需求，所以檔案信息管理應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展的潮流向信息化方面轉(zhuǎn)變。

1 辦公室信息管理的意義

辦公室信息管理主要是指在辦公室管理的全過程中，對相關(guān)信息收集、加工和整理使用信息過程的全稱。辦公室信息管理主要包括信息收集、信息傳輸和信息加工及信息儲存這四大類內(nèi)容。這里的信息收集主要是指原始信息的獲取，而信息傳輸是指利用不同途徑方法對信息進行目的地轉(zhuǎn)移，確保信息能夠及時準確地傳輸?shù)叫枨笳呤种校@樣才能真正地將信息的作用最大化發(fā)揮。而信息加工是指對收集到的信息內(nèi)容和形式再一次重新處理。而信息存儲主要是指對收集到的信息和內(nèi)容進行深加工處理，使這些信息的深層次內(nèi)涵都被顯示出來。只有經(jīng)過以上這些信息處理手段，才能將收集到的原始信息轉(zhuǎn)變成可以被需求者使用的重要信息，從而達到信息適時有效的被利用。同時收集信息的最終目的并不是送到需求者手中就結(jié)束了，大部分的有用信息都需要進行存儲和保存，待日后工作中的再次調(diào)用，這也是信息存儲的最終目的。而且通過信息存儲還能發(fā)現(xiàn)許多規(guī)律性的內(nèi)容，這些規(guī)律性內(nèi)容才能被多次重復(fù)利用。

信息管理是辦公室管理工作的重點，在日常工作管理中扮演著很重要的角色，而信息管理系統(tǒng)則是辦公室信息管理工作開展的基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)所有決策和計劃的實施都需要信息來提供依據(jù)，辦公室管理工作的核心就是信息處理，而信息處理后的反饋環(huán)節(jié)則是衡量辦公室工作有效性的重要指標。所以，在辦公室管理過程中如果能及時收集信息，并對這些信息進行合理使用，對于辦公室管理來講可以創(chuàng)造出很大的效益。

辦公室日常管理工作中特別突出的特點就是綜合性、政治性及服務(wù)性，這些特征使得辦公室信息管理非常重要，它作為辦公室管理工作的核心工作，意義重大。它不僅能夠保證我們企事業(yè)單位貫徹落實黨的各項方針政策，還能提高辦公室工作中的決策性和科學(xué)性，對于企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展起到很重要的促進作用。

2 準確把握信息管理工作新形勢

2.1 信息管理越來越重要

隨著信息化時代的到來，辦公室管理工作的信息管理也越來越重要。全面掌握信息、分析信息，科學(xué)使用信息，已經(jīng)成為各企事業(yè)單位的必修課，也已經(jīng)成為各級領(lǐng)導(dǎo)必須要具備的基本能力。只有下級部門及時準確地為上級部門上傳相關(guān)信息，才能滿足如上要求。傳送信息已經(jīng)不僅是一項工作要求，已經(jīng)上升為一項嚴肅的政治責任和工作紀律。

2.2 信息管理工作面臨越來越多的挑戰(zhàn)

隨著信息多元化的發(fā)展，信息管理工作也面臨越來越多的挑戰(zhàn)，第一個挑戰(zhàn)就是多元化。由于目前人們社會生活方式和思維方式變得多元化，使得信息工作在信息內(nèi)容和信息方式上也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展方向，這樣就給高質(zhì)量信息的收集和獲取帶來很大難度；第二個挑戰(zhàn)就是多樣化。隨著我國經(jīng)濟向越來越多元化的方向發(fā)展，辦公室信息化管理工作面臨多樣化和個樣化的挑戰(zhàn)；第三個挑戰(zhàn)就是多邊化。目前，收集信息的方式方法多種多樣，為了能更好地保持和加強信息管理工作，需要更加努力面對多邊化的信息挑戰(zhàn)；第四個挑戰(zhàn)是專業(yè)化困難。隨著社會經(jīng)濟日益變化，企事業(yè)單位各項決策對于信息的專業(yè)化要求越來越高。

2.3 信息管理工作越來越繁雜

由于目前的信息種類日趨繁雜，信息劃分從動態(tài)到經(jīng)驗、從經(jīng)濟到政治，還有從預(yù)警到反饋，這些變化要求信息管理的種類大量增長，范圍不斷擴大，所以日常工作中的信息工作已經(jīng)不能再局限于傳統(tǒng)的工作動態(tài)上，而是要以“進行時”的狀態(tài)向“將來時”的信息狀態(tài)轉(zhuǎn)變，再加上龐大的信息量難免魚目混雜，良莠難分，由于信息變化速度加快，使得信息化管理工作進入了追求效率的新時代。這些要求對辦公室信息化管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，也帶來了新的機遇和新的發(fā)展空間，此時就需要以創(chuàng)新的思維和高效率的姿態(tài)來迎接這些挑戰(zhàn)。

3 辦公室信息管理工作的要求

3.1 進一步增強信息管理工作的敏銳性

保證信息管理高效的基本要求就是要具有高度的敏銳性，這也是做好辦公室信息化管理的基礎(chǔ)。首先，辦公室信息化管理在日常工作中要緊緊圍繞工作中心，這也是信息決策的核心內(nèi)容，只有切實貼近工作重點才能有效甄別工作信息和選擇，有效提升信息收集和傳輸?shù)男剩黄浯危瑧?yīng)突出對重大事件的信息收集和傳輸。當遇到重大緊急事件時，需要將事件的相關(guān)信息及時向領(lǐng)導(dǎo)上報，使上級部門領(lǐng)導(dǎo)能及時掌握事件進度和相關(guān)信息，才能盡快提出應(yīng)對措施，如果不能及時上傳緊急事件的相關(guān)信息，會使領(lǐng)導(dǎo)失去解決問題的先機，給企事業(yè)單位帶來嚴重的不良影響和后果；最后，要深刻認識到信息工作的重要性，嚴格按信息管理相關(guān)要求進行及時上報和相關(guān)責任追究制度。

3.2 進一步增強信息管理工作的參謀性

信息工作管理的參謀性是辦公室信息管理的核心體現(xiàn)，也是衡量信息重要程度的重要指標。

首先，必須通過收集信息的可靠性做參謀，以此來體現(xiàn)日常工作效率和業(yè)績，對于這類信息的收集和整理必須要做到恰當合理，必須能夠真實反映工作中存在的問題和不足，在尊重客觀事實的基礎(chǔ)上，用真實準確的信息幫助領(lǐng)導(dǎo)掌握相關(guān)情況，從而做到有的放矢地制定解決問題的對策、措施；其次，信息參謀必須有效管用。為了能更好地提高辦公室信息管理，必須把信息管理做到高效管用，為領(lǐng)導(dǎo)做決策提供高效參謀的作用。信息必須緊緊圍繞“關(guān)注點”，向領(lǐng)導(dǎo)匯報的信息必須適用，在日常工作中多收集信息的“閃光點”，盡量收集和上報有特點的重要信息。重點解決那些信息反饋不及時、信息挖掘不徹底、信息上報避重就輕等問題，使辦公室的信息動態(tài)對路有用，綜合信息能做到有深度、有高度，使信息能夠在重大事件決策和發(fā)展布置時起到關(guān)鍵作用；最后，信息參謀必須具有高度思想。在信息管理的過程中，應(yīng)該在日常工作中加大對信息深度的開發(fā)，在信息收集和匯總時要進行全方位的調(diào)研和總結(jié)，最大限度地挖掘信息內(nèi)部的思想性，將信息深度和廣度拓展到一定高度，想做到這點就必須要加強日常信息收集的調(diào)研工作。信息管理工作要抓住工作重點，選準方向全方位進行調(diào)研。

4 結(jié)語

綜上所述，辦公室信息管理工作是不容忽視的工作之重，在信息收集和處理的過程中，信息網(wǎng)絡(luò)是收集、傳遞和加工信息不可缺少的渠道，是信息源與需求者之間的媒介。要按照“全覆蓋、反應(yīng)快”的要求建立起上下銜接、左右聯(lián)動、反應(yīng)迅速的工作網(wǎng)絡(luò)和機制。

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（責任編輯：黃銀芳）