人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用研究

宋春艷

摘 要： 人事檔案記錄著企業中個人的經歷才德業績、工作表現，是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。

關鍵詞：人事檔案管理 企業 人力資源管理 作用

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）11-0045-01

人事檔案在新的市場形勢下，由于社會治理及企業管理內容和要求的變化，人事檔案的內容也相應發生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級和更新。

一、人事檔案管理對于人力資源管理的重要性

1.人事檔案管理能夠促進企業內部人力資源的科學有效性使用

企業在任用職員的時候往往以人事檔案中的信息作為參考。企業在選擇人才、使用人才、開發人力資源的時候，往往會以人事檔案中的基本信息作為基礎，了解人才的基本信息，同時還可以了解到人才的專業特長、職業技能。人事檔案的科學管理可以是企業在用人和委任職務前充分了解人才，安排合適的任務，讓人力資源得到恰當的使用。科學的人事檔案管理，能讓企業及時發現人才，讓員工在工作崗位上發揮最大的作用，提高企業自身的核心競爭力。

2.有利于人力資源的合理配置

人力資源規劃，也叫人力資源計劃，是組織擁有一定質量和必要數量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，如：新組建項目班子領導及員工之間的合理搭配。人力資源管理部門就可以充分查閱人事檔案，做出相應的決策，從而保證企業決策和人力資源規劃的科學化、合理化，詳盡了解領導及員工的業績、素質、能力等進行綜合分析。

3.利于企業人力資源的需求的科學化和規范化

影響企業人力資源的需求因素主要來自企業的內部，科學有效的人事檔案管理可以讓企業人力資源管理人員了解企業的人力資源情況，確保企業的正常發展和改革。制定科學有效的人力資源管理計劃中，人事檔案可以讓管理者更加明確人力資源的傾向，避免盲目做出預測，避免了不必要的人才流失。這樣人事檔案就對人力資源管理起到了科學和規范化作用。

二、人事檔案利用的現狀和困惑

雖然人事檔案在企業管理中發揮著舉足輕重的作用，但是在現代企業人力資源管理中的應用情況卻不相同。主要表現為以下幾點：

1.企業改革帶來一系列變化，如流動人員增加，外聘技術人員增加，使用期相對較短，而這些人缺少人事檔案，這就給企業識才、留才帶來了不便，反映這部分人的工作能力、業績、培訓方面的材料幾乎空白。

2.人事檔案意識淡薄。我國的人事檔案不注重檔案數據質量，填寫表格時不夠用心，沒有在規定時間內更新材料，材料中的數據不盡一致，重要材料不能及時歸檔，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息，造成反映當事人近期動態情況的材料不全面。

3.人事檔案內容真偽鑒別。近幾年，人事檔案個人信息失真現象出現比較頻繁，面對真假難辨的信息，如：假職稱、假工齡、假學歷等，檔案管理人員只能被動接收信息，往往很難進行有效的鑒定工作。而虛假的信息導致人事部門無法正確對職工做出評價。

4.管理水平的高低。人事檔案管理水平的高低直接影響人事檔案作用的發揮，人事檔案材料齊全，內容充實，整理科學，制度健全，并在提供利用方面，始終保持優質服務狀態，他發揮的效益就顯著。反之，管理不善，材料殘缺，內容老化，零散雜亂，利用事無處查尋，或不能提供一個人的全貌，那么人事檔案的作用只能是潛在因素。所以我們必須努力提高管理水平加速實現管理科學化，手段現代化，以便使人事檔案的作用，能全面為企業發揮其作用。

從事檔案管理的人員既不能獲得企業領導的重視，也不能獲得同職稱的同等待遇，又不能得到應有的價值肯定。所以，在企業機構撤并、人員裁減等工作中，首當其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。

三、人事檔案管理的改進方法

1.加大對人事檔案的投入，增加管理人員的素質

注重對于人事檔案管理中人員的素質，任用有人事管理方面具有專業能力的人才，加大對于人事檔案的投入，配置先進的設備和充足的資金。

2.在企業建立健全的認識檔案管理制度

制度對于人事檔案非常重要，有了健全的制度，人事檔案才具有參考價值。在人事檔案管理中，拋棄傳統的人事檔案管理方法，加入現代豪華的手段，運用外國成熟的人事檔案管理方法，在檔案的收集、鑒別和保存上嚴格執行規章制度，確保檔案的真是可靠性。

3.加強人事檔案的時效性

人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，加強人事檔案的動態性管理，及時收集最新的變化資料，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現在的。

4.合理開發人事檔案信息資源為現代企業服務

人事檔案工作者要從信息資源角度看待人事檔案，人事檔案工作就是人力資源信息管理工作，用信息管理的理論創新人事檔案工作，加強檔案信息的綜合分析研究和深度開發利用，實現人事檔案工作從簡單管理服務向研究開發服務的轉變，把人事檔案管理建設成為干部工作、人力資源工作，人才工作的信息庫和參謀部。同時，人事檔案在信息開發利用中必須保護個人的隱私與權力不受侵犯，該利用的利用，不得濫用或擴散人事檔案中的數據信息。

結束語

隨著時代的發展和社會的進步，企業會越來越注重人事檔案的重要性，而且人事檔案在人力資源管理中起到關鍵的作用。人事檔案管理的好壞決定了人力資源的配置和企業的發展。為了企業的更好發展就要求我們在人事檔案上做足工作，只有這樣企業才能更好地發展。