互聯網時代強化圖書館檔案和文件資料管理的有效途徑

白文紅

［摘要］大數據時代，隨著互聯網技術的發展，數字圖書館建設的開展，圖書館檔案及文件資料的管理工作越來越重要，應提高對其的重視程度。通過完善圖書館檔案及文件資料管理的規章制度，發揮檔案及文件資料的社會價值，完善圖書館的基礎設施，構建信息化、數字化、網絡化的檔案及文件資料管理體系，加強檔案及文件資料管理人員的隊伍建設，強化圖書館檔案和文件資料管理，為數字圖書館的建設提供一定的理論和技術支撐。

［關鍵詞］圖書館；檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.094

［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-02

0 引言

如果說書籍是人類進步的階梯，是人類發展的精神食糧，那么毫無疑問，圖書館即是人類精神食糧的倉庫。圖書館是人們獲取知識、搜集資料、科研教學的重要基地，承擔著重要的社會職能。大數據時代，隨著互聯網技術的發展，數字化圖書館建設的開展，圖書館的檔案及文件資料管理工作，對圖書館的日常運轉、發展創新、戰略規劃具有重大意義。本文結合實際工作經驗，從思想意識、規章制度等方面，給出強化圖書館檔案和文件資料管理的有效途徑。以期為數字化圖書館的建設，提供一定的理論和技術支撐。

1 提高對圖書館檔案及文件資料管理工作的重視程度

意識是行動的指南。要切實強化圖書館檔案及文件資料管理工作，關鍵是要從思想意識上認識并重視檔案及文件資料管理的意義。如何才能讓圖書館領導以及檔案管理工作者加強圖書館檔案管理工作的意識？首先，要從思想上認識到檔案管理工作對整個圖書館事業發展的重要意義。在具體工作中，圖書館可以組織一些小活動，其主題方向主要要圍繞檔案及文件資料管理的意義。只有加強教育、宣傳，才能進一步凸顯出檔案管理的重要性，讓管理者在工作中“小心謹慎”。其次，在工作中，領導應加大對檔案及文件資料管理工作的重視程度：第一，要加大宣傳檔案管理部門的工作，從而調動起檔案管理部門的工作積極性；第二，增加投入，領導應結合圖書館檔案管理的實際情況，設置相應的專門機構、人員，并根據實際情況建設相應的信息化、數字化、網絡化的檔案管理體系。

2 完善圖書館檔案及文件資料管理工作的規章制度

俗話說：“不以規矩，不成方圓”。從工作屬性出發，圖書館檔案及文件資料管理工作具有較強的專業性、較大的復雜性。因為其工作屬性決定了圖書館檔案及文件資料管理工作需要做到分門別類和細致保管。要做到管理工作的高效、正常、有序的運轉，就必須加強管理制度的建設，制定、實施相應的檔案及文件資料管理制度，以此來約束所有的管理工作者。比如說，對信息的收集，應指定相應的工作人員在每一個時間階段，對借閱的書籍信息進行記錄，并一一標注目錄，具體到個人的制度建設，其好處在于各司其職，每位工作人員都能專心的做好自己份內的工作。此外，在具體工作中，應設置專門機構對檔案及文件資料進行保管。雖然隨著大數據時代的到來，很多圖書館都采取數字化保管檔案的措施，但紙質檔案及文件資料也有其存在的意義。在保管檔案資料過程中，最主要的措施應是防火、防潮、防蟲。只有做好防范工作，才能保障檔案及文件資料的完整性，為數字圖書館的發展提供數據支撐。

3 凸顯并發揮檔案及文件資料的社會價值，并完善圖書館的基礎設施

網絡時代，圖書館檔案及文件資料的管理工作，需要與圖書館的日常運轉協調一致，相互呼應。因此，管理工作要重視布局，落實人性化的服務，貫徹以人文本的管理工作的理念。對部分可向社會公開的檔案，要發揮檔案本身的價值。為方便讀者的借閱、檢索、查詢：桌椅的安置應當合理，不應過于擁擠；要重視光線問題，光線不宜過強或過暗；還要重視通風條件，保障空氣的流通；在合適的地方擺放盆栽，美化閱讀環境。圖書館在很大程度上扮演著“資料庫”的重要角色，許多市民、教師、學生來到圖書館，是希望能夠快速的檢索、查詢到自己所需的書籍、資料、文獻。為此，圖書館在布局上必須做到“便利性”。檔案工作需要做到分門別類、條縷清晰，標注也要一目了然。此外，要重視細節問題，例如，圖書館配置的儲物柜，是否方便讀者使用；是否提供有飲用水（含熱水）；是否方便手機、電腦充電；是否有穩定的WiFi可以上網；是否有感應燈方便讀者上下樓梯等。

4 構建信息化檔案及文件資料的管理體系

21世紀的今天，人類已經進入了信息化、網絡化的時代。身處在信息“大爆炸”中的人們，每天都會接收和發送大量的信息，信息的傳遞已變得越來越快捷、方便。圖書館檔案及文件資料的管理工作，需要建設信息化、數字化的檔案管理體系。檔案管理建設信息化管理體系具備諸多的優勢。其一，降低成本。使用信息化管理檔案，可極大的降低工作成本。相比以往需要很大空間、大量紙張、許多資料管理柜組成的檔案資料庫，現在只需要虛擬的網絡空間即可儲存。其二，提高效率。利用信息系統的高端化、智能化能極大的方便檢索工作，提高工作效率。其三，保障完整性。信息化檔案管理可以使用技術手段對檔案資料進行整理、存儲、修正，相比于動手實際操作，具備很高的完整性、規范性。建設信息化檔案管理體系，可總結為以下4個步驟：第一是對檔案及文件資料進行有序的整理；第二是構建數據庫；第三是構建信息網絡；第四是開發檔案及文件資料的大數據。

5 充實檔案及文件資料的數字化資源

互聯網技術的進步，必然會導致人們生產、生活方式的轉變。當代社會，人們的閱讀方式已經發生了重大轉變。以往在公交車上、校園里、公園里，經常可以見到人們手里拿著書本，而現在的人大都是拿著手機、iPad進行閱讀。網絡在線閱讀或移動終端閱讀的形式，已成為不可逆轉的時代潮流。相比于紙質閱讀，“電子閱讀”具有更明顯的優勢地位。例如，方便攜帶、內容豐富（可隨時查閱喜歡的書籍）、模式多變（根據自己的喜好，調整字體的大小、顏色、類型等）。針對這種形勢，圖書館檔案管理工作需要有所轉變，一言以蔽之，要充實、拓展、豐富檔案及文件資料的數字化資源。以內容豐富、信息準確、種類齊全的數字化閱讀資源來滿足大眾的閱讀需求。要完成數字資源的建設，首先，圖書館要為讀者提供硬件支持，提供有線或無線局域網的連接；其次，要不斷擴大、補充、整理數字化信息的資料，達到種類豐富、信息齊全、真實可信的良好狀態；最后，將一些優秀的數字化資源，通過超鏈接的形式，推薦給讀者。

6 提高檔案及文件資料管理人員的素質

先進的管理理念、完善的管理制度、高效的管理方法及齊全的管理設施，這一切固然是管理工作順利開展的重要保障。然而，離開人才這一核心，以上這些優越的條件也就沒有存在的實際意義，或難以發揮出其應有的工作成效。因此，人才培養是關鍵。在圖書館檔案及文件資料管理工作，要進行人才培養，首先，要強化專業技能訓練。檔案管理是一項專業性較強且頗具復雜性的工作，因而對管理人員的專業能力培養也就顯得十分重要。其次，要重視互聯網技術。我國的檔案管理工作要做到長遠發展，必須要與時俱進的提高互聯網技術的運用能力。如聘請高校的檔案管理專家，來進行理論知識的講解、傳授，通過專家講解，可以及時掌握互聯網技術管理的手段、經驗；組織員工參加省、市檔案局的專業培訓，通過培訓，培養工作人員先進的管理理念及對互聯網技術的使用；圖書館還可以組織員工進行交流活動，完善員工的知識結構、計算機操作技能等。

7 結語

在圖書館日常運行的工作中，工作人員，尤其是圖書館的領導應當從思想上重視檔案及文件資料管理工作，其對整個圖書館事業發展的重要意義。檔案及文件資料管理工作，是上級領導對圖書館制定戰略決策的重要依據；同時也是查缺補漏，彌補圖書館日常工作的缺陷的可行方法。在具體工作中，要建設完備的檔案管理制度，分門別類、細致謹慎的整理、收集檔案文件資料。且信息化、數字化的檔案管理體系，不僅能提高工作效率，還能保障檔案資料的完整性，因此需要格外的重視檔案信息化、數字化的建設以及對相關工作人員信息化、互聯網技術技能的培養，進而為數字圖書館的建設，提供理論和技術的支持。

主要參考文獻

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