數字化檔案信息利用模式研究

江鴻

［摘要］檔案信息數字化是信息時代加強檔案工作的必備手段，也是檔案管理工作者需要認真研究和實踐的一項重要任務，本文從檔案信息數字化的優勢出發，探討了數字化檔案信息的利用模式，以及在實際中的應用。

［關鍵詞］數字化；信息技術；檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.096

［中圖分類號］G270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-02

檔案管理信息化就是要利用計算機網絡和數據庫信息技術手段實現館藏各類檔案的數字化，將網絡化辦公條件下的電子文檔管理網絡一體化，通過辦公網絡，逐漸完成各種檔案資源的數字化轉換，并使用文檔一體化的管理軟件來完成電子文件的歸檔工作。檔案信息化的建設包括的范圍比較廣泛，一般包括檔案信息數字化建設、標準化建設、人才隊伍建設、安全建設等方面。下面筆者從這幾個方面入手，談談如何推進檔案信息化的建設。

1 數字化檔案信息利用的優勢

檔案作為信息資源的一種，對單位內的活動進行真實的記錄和還原，是單位重要的資產，對任何組織和單位的發展都有非常重要的意義。當前，管理模式從庫房管理向資源管理的跨越，適應了當前社會發展的要求，也是檔案管理現代化的必經之路和提高檔案為社會服務水平的必由之路。相對于傳統檔案而言，數字化的檔案具有更大的優越性，主要包括以下幾個方面。

1.1 開放性

傳統檔案管理模式是建立在各級檔案館的基礎之上，受到來自時空的很大限制，給使用者檔案信息的搜集和利用造成了巨大的阻礙，效率和積極性受到較大程度的限制。但在網絡和通訊技術不斷發展的今天，各級檔案管理模式有了很大程度的轉變，且檔案信息的使用者不再受時空的限制，可以隨時對檔案館所開放檔案信息進行利用。此外，信息系統的操作實現了7×24小時的在線服務，不僅使用戶可以不受時間的限制，更精簡了檔案管理工作的團隊，減輕了在職人員的工作壓力，對用戶和檔案管理單位來說是雙贏的。

1.2 靈活性

世界發展至今，檔案的載體已經經歷了從甲骨、泥板、竹簡、絲絹以及紙質等材質的轉變，當下最先進的莫過于磁盤、光盤，甚至“云空間”等載體。數字化的建設可以幫助各級檔案館實現對網絡、計算機、通訊和“云技術”的整合，可以使檔案館的服務器和數據庫進行交流，用戶在權限內可以實現任意時間和任意終端的檔案信息的利用，加快了信息檔案的傳播速度，擴大了信息檔案的傳播范圍。一份數字化的檔案不再是一個固定的整體，而是一個集合，可以為用戶的檢索、瀏覽、查閱提供更優質的服務。

1.3 交互性

傳統檔案受限于存儲載體，導致其在交互性上難以滿足用戶的需求。而數字化技術所特有的優勢可以幫助用戶隨時的根據自身的需求向系統發出指令，系統會立即響應并對合乎權限的要求調出相關檔案。同時，在各級檔案館的檔案信息被整合之后，用戶所能查閱的檔案信息會更加豐富，在任意的時間和地點都可以借用相應的終端來連接檔案信息管理系統并進行“溝通交流”，包括文字、圖片以及影像等資源都可以被用戶簡捷的查閱。

1.4 復用性

具有物質形態的載體往往會在用戶使用之后造成老化的痕跡，例如：紙質檔案，磁帶、光盤檔案等高頻的使用往往會對檔案造成不可逆的損害。然而，在數字化的檔案中卻不會存在這樣的問題，無論該檔案的信息被調用、復印或顯示多少次，都不會影響信息的完整性，正當的利用活動不會對數字化檔案信息的壽命產生一絲一毫的傷害，其復用性高。

1.5 安全性

數字化檔案信息在錄入檔案館之后，不僅僅存在于該館，還可以在“云”儲存及其他服務器上進行備份，無論發生各種自然災害或其他突發性事件都不會影響檔案信息的保存和利用，極大的減小了檔案的損失性，提高了檔案的安全性。

2 數字化檔案信息利用模式發展的策略

檔案館的工作形式早已存在，在過去的時間里，已經形成了一套頗具規則的管理模式和習慣，這也使傳統的檔案利用服務方式主要以檔案的閱覽、外借、復制、實物陳列展覽等服務方式為主，缺乏創新，不利于提升整個社會檔案的利用水平和效率。而隨著社會和經濟的高速發展，對檔案的利用需求不斷加大，這也給檔案工作的發展和進步提供了外在的驅動作用，因此，檔案館需要在服務觀念、內容及模式上進行與時俱進的改善。

2.1 革新服務理念

檔案信息的價值體現在使用服務上。長期以來的檔案館工作都是以檔案的歸集和保管為主，對服務并沒有引起重視，往往需要用戶自己去尋找所需利用的檔案信息，服務的范圍受到極大的限制。這不僅忽略了作為一個服務型單位最重要的“以人為本”的服務理念，還忽略了對檔案使用者的現狀及未來的需求趨勢進行調查、了解及研究的主動性、前瞻性，因此，使檔案館的服務工作處于被動的局面，沒有轉變為主動服務、超前服務。新時期的檔案管理工作形式和管理模式必須由末端收集向前端控制轉變，檔案管理人員必須深化對檔案工作性質、作用及地位的認識，主動提升自身工作的能力、水平，積極提高自身服務工作的參與度，完善檔案信息的服務體系，只有這樣才能找準自身工作在我國深化改革和市場經濟發展中的切入點和作用，以適應時代的發展。

2.2 積極探索數字化建設中檔案服務的模式和建設工作

數字檔案館建設是一個龐大、復雜的系統工程，不僅要構建檔案管理系統，還要建設相應的基礎配套設施、統一的規則標準、信息資源庫共享平臺和安全保障體系等，這樣才能奠定檔案信息利用的數字化、檔案信息的共享化及服務利用的網絡化等功能的基礎。近年來，隨著檔案信息數字化技術從無到有且不斷地應用，各系統、單位條塊分割嚴重，沒有形成標準統一的數據庫系統和信息共享機制。檔案管理系統與協同辦公系統（OA）、企業資源計劃系統（ERP）、產品數據管理系統（PDM）等前端業務系統的集成和各單位數字檔案館之間的互聯互通是今后必須解決的問題，這也在一定程度上制約了信息處理的有效性、及時性和系統性。

隨著檔案信息數字化的不斷推進，檔案網站已經成為當下檔案館提升開放性和擴大服務范圍的重要平臺，各種便攜式智能客戶端的快速涌現，使之成為檔案工作中更為有效、更具生命力的服務方式。各級檔案館還可以設置相應的官方微信，構建微信公眾號，及移動終端適用的APP軟件，并結合該技術和模式，積極提供相應的智能終端服務。

2.3 完善檔案管理團隊的人才結構，加強梯隊建設

檔案館相關的從業人員是整個檔案管理工作的具體實施者，其能力的高低和素質的水平都會對檔案信息利用工作的效率、質量和水平產生直接的影響。隨著檔案信息數字化的普及，檔案館工作人員不僅需要掌握檔案管理專業知識，懂得文書檔案，科技檔案，城市建設相關的一些專業類別的檔案，還要掌握計算機軟硬件、數字通信、網絡架構等技術。因此，各級檔案館首先要加強現有的管理人員的專業知識、能力水平的培養，每年定期開展專業技能培訓、輪訓，使檔案管理的一些新規定、新規范、新要求可以得到及時的落實；其次，要根據年齡層次，培養后備的技術骨干力量，特別是檔案數據庫管理、檔案信息檢索等重要崗位的工作人員，還可以與專業的培訓機構合作等形式，以適應信息化時代發展的要求；最后，還可以通過人才引進，引進一些急需的既懂檔案管理又具備計算機信息技術、網絡技術的復合型人才，切實加強檔案館的技術力量。

2.4 加強檔案的安全建設

檔案信息的數字化、網絡化，給人們的工作、生活、學習帶來便捷、高效的同時，也帶來了一定的麻煩和不安全的因素。數字化檔案信息資源的特殊性使檔案信息資源存在被篡改、偽造、竊取及截取等安全隱患，因此，檔案信息化后出現的安全保密技術、信息的訪問形式與安全控制等問題需要及時解決。第一，要提高檔案工作者的安全意識，人為的避免外界不安全因素引起的安全問題。第二，要限制檔案信息公布的范圍。根據信息的安全級別進行嚴格的鑒定，涉及個人隱私、商業機密、國家利益的只能放在局域網中，與互聯網隔斷，或只在網絡上公布其目錄并設置訪問權限。第三，要完善檔案信息安全的制度和規范。根據國家的《計算機系統安全保護條例》和《國家保密法》，嚴格規范檔案管理的各個流程，建立嚴格的檔案信息安全管理制度和監督制度；配強、配足安全設施設備，構筑牢固的安全防范體系。

3 結語

檔案信息利用的數字化建立在計算機和網絡信息技術的基礎上，對數字化的檔案信息進行高效的管理和運營，是一種先進的技術管理模式，也是當下國際檔案信息管理發展的趨勢，其不僅適應了現代社會在社會和經濟發展中對檔案信息的需求，也符合了檔案管理中對效率和成本的控制要求，還給我國今后的檔案信息利用和管理模式提供了重要的指引作用。

主要參考文獻

［1］申永峰.檔案信息資源開發利用管理模式的創新［J］.蘭臺內外,2015(6).

［2］朱進.檔案數字化管理模式在高校檔案管理中的重要作用［J］.檔案天地,2016(1).