信息時(shí)代強(qiáng)化高校檔案管理工作的策略分析

劉波

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)新時(shí)期檔案管理工作帶來(lái)了一定的影響，提升了檔案管理的水平，增強(qiáng)了傳統(tǒng)檔案管理的效率，同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。高校檔案作為高校發(fā)展的重要資源，記錄著高校的輝煌歷史和成就，也包含著千萬(wàn)學(xué)子的信息，傳承和發(fā)揚(yáng)著高校的精神，其重要性是不可忽視的。為此，需要加強(qiáng)高校檔案管理，不斷創(chuàng)新管理方式，積極應(yīng)對(duì)信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)，增強(qiáng)檔案管理的綜合水平。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 高校 檔案管理 策略

信息時(shí)代的發(fā)展促進(jìn)了高校檔案管理從實(shí)體化走向信息和實(shí)體結(jié)合的管理模式。現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，有利于突破傳統(tǒng)檔案管理的限制，將計(jì)算機(jī)終端連接起來(lái)，從而形成計(jì)算機(jī)檢索網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。為此，高校檔案管理應(yīng)該有效把握時(shí)代的脈搏，發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案管理方式的全面改革，才能夠促進(jìn)高校檔案管理的持續(xù)發(fā)展。[1]

一、信息時(shí)代對(duì)高校檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

1.電子檔案的安全性受到威脅

電子文件的出現(xiàn)使得電子檔案的管理內(nèi)容發(fā)生了較大的變化，電子檔案具有信息和載體相分離的特性，通過(guò)多媒體技術(shù)的應(yīng)用使得電子檔案信息的存在形成呈現(xiàn)多樣化的狀態(tài)。信息化時(shí)代的電子文檔是相對(duì)獨(dú)立的，內(nèi)容方便修改，并且整體文檔的缺乏固定性，嚴(yán)重影響到電子檔案的原始性和憑證作用。學(xué)校日常檔案管理工作隨意性較大，導(dǎo)致檔案的內(nèi)容和數(shù)據(jù)都無(wú)法得到有效的保障。[2]

2.檔案立卷制度受到?jīng)_擊

信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)我國(guó)高校沿用多年的檔案立卷制度形成沖擊，傳統(tǒng)的案卷級(jí)管理方式發(fā)生了改變，出現(xiàn)了文件級(jí)管理，文件不裁不訂等方式都是為了適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的基本要求。傳統(tǒng)的檔案立卷制管理方式對(duì)高校檔案管理帶來(lái)方便的同時(shí)也阻礙了檔案管理的發(fā)展，由于缺乏統(tǒng)一的管理制度，在信息技術(shù)的探索使用中，各高校的檔案保管工作都是各司其職，導(dǎo)致檔案保管和統(tǒng)計(jì)整理呈現(xiàn)混亂的狀態(tài)。[3]

3.對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求提升

信息時(shí)代的到來(lái)對(duì)高校檔案管理人員提出了更高的要求。由于檔案管理中應(yīng)用到現(xiàn)代化設(shè)備，作為檔案管理人員，首先應(yīng)該具備先進(jìn)的管理技術(shù)。檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升還包括理論水平和實(shí)際工作能力的提升，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的提升等。高校檔案人員僅憑原有的管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)無(wú)法滿足現(xiàn)代化檔案管理的基本要求，也不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展中對(duì)檔案管理人員的基本需要。

二、信息化背景下強(qiáng)化高校檔案管理的策略

1.轉(zhuǎn)變檔案管理理念

檔案管理工作是一門社會(huì)性的學(xué)科，有其自身的理論和發(fā)展規(guī)律，作為檔案管理人員，應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在整個(gè)高校管理工作中的重要性。并且認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)。在管理職能上，由傳統(tǒng)的管理型向著服務(wù)型職能轉(zhuǎn)變，以服務(wù)促進(jìn)管理，以管理促進(jìn)服務(wù)發(fā)展。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)該樹立創(chuàng)新意識(shí)和質(zhì)量管理意識(shí)，增強(qiáng)自身的信息化技術(shù)應(yīng)用水平，采用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案形成的全過(guò)程控制，抓好每一個(gè)檔案制作的環(huán)節(jié)，避免檔案操作中出現(xiàn)錯(cuò)誤信息，從而保證檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2.加大檔案管理模式的優(yōu)化

信息時(shí)代的到來(lái)使得數(shù)字化信息技術(shù)被廣泛的推廣，給社會(huì)各個(gè)方面帶來(lái)了影響。這種背景下，高校檔案管理工作也應(yīng)該不斷加強(qiáng)改革，才能更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。數(shù)字化檔案成為當(dāng)前高校檔案管理工作的發(fā)展要求。加大高校檔案管理模式的優(yōu)化，采用數(shù)字化的檔案管理模式，不僅可以提升高校檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和智能化。采用數(shù)字化的檔案管理模式實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的雙重結(jié)合，使得兩種技術(shù)的優(yōu)勢(shì)得到最大限度的發(fā)揮，有利于增強(qiáng)檔案管理的便捷性和高效性。高校檔案管理中建立數(shù)字化的管理模式，需要加強(qiáng)電子信息技術(shù)的充分利用，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為基礎(chǔ)支撐技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理工作模式的創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化和數(shù)字化的發(fā)展。[4]

3.加強(qiáng)檔案管理體制的完善和創(chuàng)新

信息時(shí)代背景下，高校檔案管理工作應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的管理制度和方法，采用新的檔案管理制度，才能夠真正的做到與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，滿足學(xué)校檔案管理的根本要求。高校領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，組織學(xué)校教師和相關(guān)管理人員開展以創(chuàng)新為主的學(xué)術(shù)活動(dòng)，增強(qiáng)師生的創(chuàng)新意識(shí)，并且鼓勵(lì)檔案管理人員不斷嘗試新的管理方式，從而調(diào)動(dòng)他們加強(qiáng)檔案管理工作的積極性和創(chuàng)造性。此外，在檔案管理體制方面，需要做到明確分工，建立崗位責(zé)任制，確定檔案管理的具體目標(biāo)，采取目標(biāo)管理的方式，加強(qiáng)內(nèi)部管理機(jī)制的完善。高校還可以加強(qiáng)同企業(yè)之間的溝通和交流，引進(jìn)企業(yè)先進(jìn)的檔案管理制度，將其應(yīng)用到高校檔案管理過(guò)程中，增強(qiáng)檔案管理的整體效率。為了增強(qiáng)檔案信息的安全性，需要建立檔案信息防護(hù)機(jī)制，對(duì)檔案信息的借閱進(jìn)行登記，避免信息出現(xiàn)外漏的現(xiàn)象，同時(shí)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防護(hù)管理工作 ，從而保障檔案信息的安全性和檔案管理的規(guī)范性。

結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期高校檔案信息管理應(yīng)該發(fā)揮自身的資源優(yōu)勢(shì)，作為檔案管理人員，需要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際檔案管理狀況，有針對(duì)性的制定檔案管理策略。一個(gè)合格的檔案管理人員還應(yīng)該具備現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能力，增強(qiáng)自身在檔案管理方面的服務(wù)意識(shí)，不斷審時(shí)度勢(shì)，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，做好檔案管理工作流程。同時(shí)，還應(yīng)該轉(zhuǎn)變檔案管理模式和手段，信息技術(shù)在檔案管理工作中被廣泛應(yīng)用，但是文件和檔案的關(guān)節(jié)點(diǎn)問(wèn)題仍然嚴(yán)重的困擾著人們，檔案管理工作尚不能夠生成完整的文件，為此，需要轉(zhuǎn)變管理模式，將文檔的后端管理模式前移，并且對(duì)文檔工作實(shí)施全程控制管理，有利于增強(qiáng)整個(gè)檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)生檔案管理的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]單英. 淺談信息時(shí)代高校檔案管理改革[J]. 遼寧師專學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2015，06：131-132.

[2]商桂君. 信息時(shí)代高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新[J]. 赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2016，10：153-154.

[3]薛英，高紅雁. 信息時(shí)代高校檔案管理安全性研究[J]. 民營(yíng)科技，2012，08：198.

[4]景通. 論信息時(shí)代高校檔案管理注意的問(wèn)題[J]. 科學(xué)中國(guó)人，2016，12：81.