基于內(nèi)部控制的企業(yè)采購(gòu)管理問題及對(duì)策分析

于偉娜

(哈爾濱電機(jī)廠有限責(zé)任公司，哈爾濱 150040)

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基于內(nèi)部控制的企業(yè)采購(gòu)管理問題及對(duì)策分析

于偉娜

(哈爾濱電機(jī)廠有限責(zé)任公司，哈爾濱 150040)

對(duì)內(nèi)部控制的企業(yè)采購(gòu)管理中存在的主要問題及其成因展開粗淺分析，提出完善企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制的重要性及具體對(duì)策，以期為促進(jìn)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展提供有益參考。

內(nèi)部控制；企業(yè)采購(gòu)管理；問題；對(duì)策

基于內(nèi)部控制下的企業(yè)采購(gòu)管理工作不僅直接影響企業(yè)的最終利潤(rùn)，還會(huì)在不同層面上影響企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。為了確保企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展，必須針對(duì)內(nèi)部控制下的企業(yè)采購(gòu)管理問題制定相應(yīng)的解決對(duì)策，以期不斷完善企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制體系，有效降低企業(yè)的采購(gòu)成本，增強(qiáng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

1 完善企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制的重要性

1.1 完善的企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制能有效規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的快速發(fā)展，企業(yè)所面臨的市場(chǎng)環(huán)境也越發(fā)復(fù)雜多變，因此，企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)也會(huì)面臨更多的風(fēng)險(xiǎn)。而完善的企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制能夠有效的強(qiáng)化對(duì)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)中每一個(gè)環(huán)節(jié)的控制與監(jiān)督工作，能夠幫助企業(yè)最大限度的規(guī)避外部市場(chǎng)環(huán)境變化所帶來的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 完善的企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制能夠有效防止采購(gòu)腐敗問題

對(duì)任何企業(yè)而言，采購(gòu)活動(dòng)都是占用企業(yè)資金最大的業(yè)務(wù)活動(dòng)，也是所有企業(yè)管理工作中最容易出現(xiàn)腐敗問題的環(huán)節(jié)，所以，采購(gòu)管理始終是企業(yè)管理工作關(guān)注的重點(diǎn)。而完善的企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制恰恰能夠強(qiáng)化對(duì)企業(yè)各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的審批工作，使采購(gòu)活動(dòng)變得更加透明，最大限度地降低腐敗問題的出現(xiàn)。

1.3 完善的企業(yè)內(nèi)部控制能有效提高企業(yè)的采購(gòu)效率

據(jù)不完全數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，可以清楚的看到采購(gòu)成本能占企業(yè)總體運(yùn)行成本的60%左右，因此，在很大程度上企業(yè)采購(gòu)效率會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的管理水平。而完善企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制能夠有效的規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)行為，保證企業(yè)物資供應(yīng)的及時(shí)性，大大的提高企業(yè)的采購(gòu)效率，降低整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行成本，使企業(yè)獲得更大的經(jīng)濟(jì)利益。

2 企業(yè)采購(gòu)管理存在的問題及成因

2.1 企業(yè)采購(gòu)管理存在的具體問題

第一，企業(yè)在采購(gòu)上的預(yù)算超支問題十分嚴(yán)重。現(xiàn)今，不少企業(yè)在采購(gòu)過程中都會(huì)發(fā)生預(yù)算超支問題，且尤為嚴(yán)重。造成這一問題的關(guān)鍵主要是因?yàn)椴簧倨髽I(yè)的生產(chǎn)部門往往都是依據(jù)材料的現(xiàn)有情況實(shí)施采購(gòu)工作的，而一旦采購(gòu)時(shí)的情況與原有情況產(chǎn)生差異，就會(huì)產(chǎn)生預(yù)算超支問題，在大量占用企業(yè)流動(dòng)資金的同時(shí)，造成企業(yè)流動(dòng)資金的嚴(yán)重短缺。尤其是采購(gòu)材料如若具有時(shí)效性，下個(gè)季度又無(wú)法繼續(xù)使用，就會(huì)給企業(yè)造成巨大的浪費(fèi)與損失，降低企業(yè)的實(shí)際利潤(rùn)。第二，企業(yè)在采購(gòu)人員的職責(zé)分工上不夠明確。現(xiàn)如今，仍有不少企業(yè)的采購(gòu)人員存在一人身兼數(shù)職的問題，且對(duì)重要的采購(gòu)崗位任職條件并沒有制定明確的規(guī)定，也缺乏應(yīng)有的約束力，進(jìn)而給財(cái)務(wù)舞弊行為制造了便利條件，尤其是不少企業(yè)的采購(gòu)部門現(xiàn)如今已經(jīng)與財(cái)務(wù)部門、儲(chǔ)存部門之間形成了牽制關(guān)系，日常的溝通交流十分欠缺，使得采購(gòu)環(huán)節(jié)極易出現(xiàn)自收自支問題，整個(gè)采購(gòu)管理工作十分混亂。第三，對(duì)采購(gòu)供應(yīng)商缺乏有效的管理。現(xiàn)如今，不少企業(yè)仍缺乏對(duì)采購(gòu)供應(yīng)商的合理管理，以至于供應(yīng)商與采購(gòu)人員為了各自的利益，而出現(xiàn)損害企業(yè)利益的行為。如，在采購(gòu)環(huán)節(jié)中供應(yīng)商與采購(gòu)人員擁有較為親密的關(guān)系，造成采購(gòu)人員并不關(guān)注材料的質(zhì)量，造成了企業(yè)在一定范圍內(nèi)往往只使用某一供應(yīng)商的特定產(chǎn)品；在換購(gòu)環(huán)節(jié)中供應(yīng)商與采購(gòu)人員存在著經(jīng)濟(jì)往來，致使采購(gòu)人員不顧企業(yè)的實(shí)際需求和企業(yè)的切身利益，而是根據(jù)自己所收受的好處選擇供應(yīng)商。對(duì)于其他參與競(jìng)爭(zhēng)的供應(yīng)商則給予不合理、不真實(shí)的評(píng)價(jià)。這些行為嚴(yán)重抑制了企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 企業(yè)發(fā)生采購(gòu)管理問題的具體成因

第一，企業(yè)在從事采購(gòu)活動(dòng)中缺乏完善的采購(gòu)計(jì)劃，造成采購(gòu)預(yù)算超標(biāo)。企業(yè)缺乏完善的采購(gòu)計(jì)劃，即在實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)之前，企業(yè)的生產(chǎn)部門、銷售部門并沒有做好總結(jié)工作，同時(shí)也沒有對(duì)現(xiàn)有市場(chǎng)的材料價(jià)格做好調(diào)查分析，也就無(wú)法做出完善的采購(gòu)計(jì)劃，以至于在采購(gòu)預(yù)算過程中敷衍了事。在這種未知的前提下盲目開展采購(gòu)活動(dòng)，造成企業(yè)所購(gòu)材料各項(xiàng)指標(biāo)的不準(zhǔn)確性，不僅提高了企業(yè)的采購(gòu)成本，也大大的降低了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。第二，企業(yè)在采購(gòu)流程上缺乏有力的監(jiān)管工作。目前，仍有不少企業(yè)高層對(duì)內(nèi)部控制制度的構(gòu)建意識(shí)較為薄弱，并沒有給予監(jiān)督制度的制定以足夠的重視，造成了企業(yè)在整個(gè)采購(gòu)流程中，往往缺乏必要的監(jiān)督、審批機(jī)制，以至于在不同的采購(gòu)環(huán)節(jié)中都存在采購(gòu)人員鉆空子的問題。特別是在采購(gòu)過程中對(duì)于那些具有時(shí)效性的采購(gòu)是否可以繼續(xù)使用，企業(yè)仍缺乏完善的評(píng)定條件。而對(duì)于那些廢棄材料的去向、記載以及審查管理工作又過于簡(jiǎn)單，不夠透明，使得企業(yè)根本無(wú)從得到完整的真實(shí)消息，也就無(wú)法做到有力監(jiān)管。第三，缺乏完善的供應(yīng)商管理制度。目前，還有部分企業(yè)缺乏完善的供應(yīng)商管理制度，并且在供應(yīng)商材料質(zhì)量的考核制度上存在著較大的不足，無(wú)法對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全方位的綜合考量。尤其是在供應(yīng)商審批過程中，沒有對(duì)采購(gòu)人員與供應(yīng)商二者之間的關(guān)系進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，嚴(yán)格把關(guān)，使采購(gòu)活動(dòng)失去了公允性。

3 完善企業(yè)采購(gòu)管理內(nèi)部控制的具體對(duì)策

3.1 完善企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境

為了構(gòu)建一個(gè)良好的內(nèi)部控制環(huán)境，提高企業(yè)每一名員工的內(nèi)部控制意識(shí)，企業(yè)應(yīng)該經(jīng)常組織各種戶外活動(dòng)、講座、宣傳活動(dòng)，以此宣傳內(nèi)部控制的重要性，并且建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，設(shè)立專門的采購(gòu)監(jiān)察小組，目的是為了更好的把控采購(gòu)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，避免采購(gòu)流程中存在漏洞，一旦發(fā)現(xiàn)嚴(yán)懲不貸。同時(shí)，企業(yè)還要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)文化道德意識(shí)的建設(shè)工作，為企業(yè)員工營(yíng)造一個(gè)較為和諧的工作環(huán)境，使企業(yè)員工做好自身的本職工作，最大限度的考慮到企業(yè)的自身利益。

3.2 做好崗位職責(zé)的分工

明確崗位職責(zé)分工是做好企業(yè)采購(gòu)管理工作的重要基礎(chǔ)。為此，企業(yè)應(yīng)該建立嚴(yán)格的崗位管理機(jī)制，尤其是不可越級(jí)實(shí)施管理工作，也不可跨部門實(shí)施管理工作，不可一人身兼數(shù)職。特別是采購(gòu)流程中的各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人必須要加強(qiáng)相應(yīng)的管理工作，采取合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分發(fā)揮出內(nèi)部牽制的最大作用，從而確保采購(gòu)流程的合規(guī)性。此外，需要注意的是采購(gòu)管理部門中的要職人員，其相互之間不可有親密關(guān)系。

3.3 不斷優(yōu)化采購(gòu)目標(biāo)

企業(yè)應(yīng)針對(duì)不同采購(gòu)周期制定出最佳的采購(gòu)目標(biāo)。特別是部分企業(yè)在采購(gòu)那些周期較短且具有時(shí)效性的材料時(shí)，更應(yīng)該根據(jù)往年的采購(gòu)數(shù)據(jù)做好相應(yīng)的總結(jié)、分析，結(jié)合當(dāng)前的社會(huì)因素、市場(chǎng)因素，制定出合理的預(yù)算計(jì)劃，嚴(yán)格控制采購(gòu)的數(shù)量，使企業(yè)的采購(gòu)資金能夠得到最合理的運(yùn)用，達(dá)到企業(yè)利潤(rùn)的最大化的根本目的。此外，在采購(gòu)材料的過程中要多加對(duì)比材料的質(zhì)量，切忌不要發(fā)生一人獨(dú)大的問題。

3.4 構(gòu)建健全的供應(yīng)商管理機(jī)制

企業(yè)在采購(gòu)前應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商本身的實(shí)力、信譽(yù)度等諸多方面的實(shí)際情況進(jìn)行考核，成立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建健全的供應(yīng)商管理機(jī)制，以便于選擇最優(yōu)供應(yīng)商，建立長(zhǎng)期、良好的合作關(guān)系。

4 結(jié)語(yǔ)

目前企業(yè)在采購(gòu)管理上仍存在著許多問題，這些問題不僅會(huì)影響企業(yè)的生產(chǎn)利潤(rùn)和企業(yè)的戰(zhàn)略布局，還會(huì)影響企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的穩(wěn)定發(fā)展。所以，在今后的工作中企業(yè)應(yīng)該基于內(nèi)部控制，為采購(gòu)管理工作建立完善的規(guī)章制度，對(duì)采購(gòu)職權(quán)進(jìn)行合理的分配，強(qiáng)化采購(gòu)內(nèi)部監(jiān)督與考核體系，確保整個(gè)采購(gòu)管理工作的有序開展。

[1] 徐倩倩. 基于內(nèi)部控制的企業(yè)采購(gòu)管理問題及對(duì)策分析[J]. 商場(chǎng)現(xiàn)代化，2016，(04)：56-58.

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Analysis of enterprise purchasing management basedon internal control and its countermeasures

YU Wei-na

(Harbin Electric Factory Co., Ltd., Harbin 150040, China)

This paper analyzes the main problems and causes of the internal control of enterprise procurement management, and puts forward the importance and concrete countermeasures to improve the internal control of enterprise procurement in order to promote the long-term and stable development of enterprises in the fierce market competition.

Internal control; Enterprise procurement management; Problem; Countermeasure

2017-03-25

于偉娜(1980-)，女，本科，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師。

G647

B

1674-8646(2017)11-0024-02