試析教學秘書在高職二級學院教學管理工作中的作用

彭曉紅

（江蘇海事職業技術學院信息工程學院，江蘇南京 211170）

隨著信息技術的發展，迫切需要高職院校培養工學結合的高素質人才，以適應經濟社會的發展。教學管理工作是高職院校教學質量管理體系的重要組成部分，是學校的中心工作，要提高教學管理工作，離不開高水平、高素質的教學管理隊伍，教學秘書是教學管理隊伍中的一員，在整個教學管理工作中肩負著重要的任務和職責。

1 教學秘書的工作職責

教學秘書隸屬于高職院校教務處和二級學院的雙重領導，直接參與教學活動的組織、安排[1]。教學秘書的主要工作職責可細分為：協助院領導做好教學計劃的制定和修訂工作；教學任務的統計（包括選修）；協助院領導做好教學任務的落實的排課工作；教學資料 （校歷、教材、教師教學手冊、教研室工作手冊、學生點名冊、學生畢業設計、頂崗實習手冊、聽課記錄、教師課程設計指導記錄本、教師畢業設計指導手冊等等）的發放；日常教學檢查；教學資料（教師教案、備課筆記、考試資料等等）的收集和歸檔；協助院領導做好教學檢查工作 （開學初教學檢查、期中教學檢查、期末教學檢查）；教學通知下達及歸檔；信息學院教學工作會議記錄；督導員；教學反饋工作（學生反饋）；協助院領導編寫、調整信息教學進程；教材的征訂、教材（包括校本教材）建設工作；其他教務布置的相關任務；協助相關部門做好數據平臺采集工作；完成領導安排的其他工作。

2 教學秘書的角色定位

教學管理是學校教學行政人員為完成教學任務、提高教學質量，運用一定的原理和方法，通過一系列特有的管理行為，組織、協調、指揮和控制教學工作，以求實現教學目標的過程，是高等學校教學管理的核心內容[2]。教學秘書肩負著為師生營造良好工作、學習環境使命，包括教學計劃的制定和執行、教師課表的安排與管理、學生考試的安排與管理、教學文件的歸檔、教學質量的監控管理等等，并隨學校管理方式的不同而有所差異和變化，因此，教學秘書充當著多重角色。

2.1 充當管理者的角色

作為學院的一線教學管理人員，教學秘書是完成教學管理任務的具體執行者。教學秘書要根據培養方案要求審核實施各教研室教學計劃和教學任務、制定詳細的教學課表并對教師實施管理任務，安排學生的期末考試，歸檔管理教學資料，對教師公開課申請和督導聽課情況進行管理等等。

2.2 充當服務者的角色

主要為學校、二級學院教學管理部門、教師和學生服務。一方面為教務處和二級學院院長服務，一方面為二級學院各教師教學等服務，另一方面還要為學生考試成績服務。

2.3 充當協調者角色

教學秘書的上（教務處、二級學院）、下（學生）、左右（教師）協調工作，從根本上講是對人（領導者、教師和學生）的協調，保證教學正常秩序，完善教學管理，協調好各部門之間的管理，尤其是協助上級領導的工作。

2.4 充當創新意識的執行者角色

教學秘書在執行各項教學任務的同時不僅要具有先進的教育理念，還要遵循教育教學規律，教育方法、管理制度、管理理念、管理手段、管理環節上要創新，實行高效率管理。

2.5 充當教育工作者角色

教學秘書要對學生進行每天例行教學檢查，包括學生的學業成績考核、畢業設計成績及畢業資格審查等工作，有的還要承接學生專業/基礎課的授課工作，在整個教學過程中廣泛接觸學生，通過教學一線和管理一線務實的工作，細致入微地對學生進行日常教育。

總之，教學秘書是教師和學生以及教務管理之間傳播信息和任務交流的中間橋梁[3]，因此教學秘書要有良好角色的定位，才能保證高效教學管理的有效運行。

3 教學秘書在二級學院教學管理工作中的重要作用

3.1 教學秘書在整個教學管理工作中起橋梁作用

在整個教學管理工作中，教學秘書起著承上啟下的橋梁作用。一方面要將學校教務信息和督導工作信息及時傳達給二級學院的教學管理部門，并將二級學院院長的管理任務及時下達給二級學院的各位任課教師；另一方面，又要將任課教師和學生對教學管理部門和教學任務提出的任何問題反饋給相關領導和部門，便于采取相應措施和對策，及時解決師生面臨的實際問題。

3.2 教學秘書在整個教學管理工作中起參謀作用

二級學院院長在整個教學管理工作中是決策者，教學秘書是執行者，作為領導的耳目，經常獻計獻策，起著參謀的作用。教學秘書在執行教學任務、日常的教學管理、教學資料檔案管理的過程中發現問題及時和負責教學的院長匯報，并提出自己的意見和建議。

3.3 教學秘書在整個教學管理工作中起調控作用

由于工作性質使然，教學秘書和教務處、學生管理部門、各二級學院、各職能部門聯系密切。學生管理部門的學生評獎評優要參考學生成績的上報和學生管理部門的調控工作，教師因病因事請假調代課的場地和班級的調控工作，教師因個人原因對每學期的課表的質疑的調控工作等等。

3.4 教學秘書在整個教學管理工作中起監督作用

學校教學文件的傳達、教學管理制度的執行、教師教學工作量的審核、教師學生課堂紀律的巡查、教師學生每個學期的教學檢查等等都需要教學秘書的監督，教學秘書在上述工作中既要起參與作用又要起監督作用。

4 提升教學秘書素質，提高教學管理工作效率

4.1 要有較高的思想素質

高校教學秘書必須具有較高的思想政治素養，緊緊圍繞學校教學這一中心工作，提供優質教學服務。教學秘書從事的工作比較繁瑣，任何疏漏都可能帶來一些嚴重的后果，這就要求教學秘書恪盡職守，從全局出發考慮問題，正確處理好工作的主動性和被動性關系。

4.2 要有較強的專業知識

院部教學秘書必須了解本學院部各學科、各專業的知識結構。除了本專業的專業知識外，教學秘書還應當具有其他學科的專業的基礎知識，特別是在專業之間不斷相互滲透和相互交叉的情況下，教學秘書要想做好教學管理工作，就必須了解社會科學知識和自然科學知識，這是教務秘書必備的素質。

4.3 要有較高的管理才能

教學秘書應不斷強化自身管理意識，提升自身專業素養，認真做好自己的管理工作，提高自身的管理水平。為了提高管理水平，教學秘書必須掌握管理學、心理學、高等教育學、社會學等理論知識，并用以指導實際工作。除此之外，教學秘書還必須掌握先進的管理方法和技能。

5 結語

教學秘書的工作小角色，大作用，在工作中要找好自己的定位，嚴格要求自己，明白自己的職責要點，努力去做好學校的任務，這是合格的教學秘書應該具備的條件。因此，想要做好這份工作，教學秘書必須具備較高的工作素養和思想素質，努力學習專業知識，提升自己的管理技能，提高服務態度，增強協調意識，規范性的要求自己，養成認真工作規范工作的好習慣，使自己每天都能高效率、認真、理智、嚴謹的去處理好各項繁瑣的工作，為學校教學工作的發展和建設作貢獻，為學生學習和教師教學提供更加舒適、和諧的環境。

[1]龔秀萍.教學秘書在高校二級教學管理中的作用[J].素質教育論壇，2008（2）:20.

[2]劉茗著.當代教學管理[M].教育科學出版社，1997.

[3]何坦野.秘書文化論[M].中國廣播電視出版社，2002.