高校教學秘書在教學管理中的協調工作及作用

江曉春

(福建商學院，福州 350012)

高校教學秘書在教學管理中的協調工作及作用

江曉春

(福建商學院，福州 350012)

高校教學秘書工作是教學管理工作的基礎，作為連接教師、學生以及高校教務的橋梁，其作用不可忽視。隨著我國高校教學制度的不斷改革，高校教學管理工作的矛盾不斷凸顯，高校教學秘書協調工作是保障教學活動有效開展的根本。基于此，提出高校教學秘書協調工作的主要內容，分析其主要特征及其職責、作用，并介紹我國高校教學秘書教學管理工作的現狀及其應對措施，以期促進我國高校教育事業的快速發展。

高校教學秘書；教學管理；協調工作；作用

引言

高校教學管理中的教學秘書工作在教學活動中起著承上啟下的作用，其重要性不可忽視。一般來說，教學秘書工作主要職責為輔助教學辦公室開展各系或學院的教學工作。高校教學秘書工作主要包括協助本院系制定各種教學文件、錄入專業培養方案和安排教學工作會議等活動；同時負責按照教務的有關規定辦理調、停課手續和教學場地的申請和安排；會同輔導員做好學生注冊手續和學籍檔案建設；以及學生成績管理、核查工作等。因此，高校教學秘書工作是教學管理中的基層工作，其協調功能可保障教學活動的順利開展。

一、高校教學秘書協調工作的內容

1. 協調學院、辦公室之間的關系

高校教學秘書的工作職責主要體現在其關系協調方面，通過各學院、辦公室關系的協調，積極組織相關領導、教師的交流會議，避免工作人員之間的隔閡影響教學活動的有序開展。根據當前高校管理體制來分析，高校院系工作主要交由書記與專業領導組織開展，由于其思考問題的角度以及工作重點之間的差異性，對同一教學工作的看法也會存在一定差異，在此情況下，高校教學秘書應當及時發揮協調作用，起到信息傳遞作用，保障院領導均明確掌握高校教育工作的基本內容。在實際的學院、辦公室的溝通工作中，教學工作人員應當保障其信息傳遞的真實性以及可靠性，將團隊的團結、和諧作為根本出發點。例如在開展教學管理工作中，教學秘書應當加強與教務、科研、學生等單位之間的交流，保持密切的聯系，并積極了解高校教學計劃，根據實際情況安排教師教學活動[1]。需要提出的是，在教學秘書執行協調工作的過程中十分容易引發矛盾，特別是許多細節需要進一步協調，比如課程安排不符合實際教學要求，教材發放時間存在爭議，甚至存在教師調補課時間、地點沖突等。在此情況下，如果工作或者活動計劃產生變動，教學秘書應當將學院辦公室的實際情況及時上報，爭取各級領導意見的統一，促進教學活動的有效開展。

2. 協調教師、學生之間的關系

開展教學管理工作是為了實現教學活動高效、合理開展的目標，教師在實際的工作過程中，由于其獨立性、自主性較為突出，因此教師難以及時與學院領導交流各自意見，教學秘書應當實時了解教師個人的意見及其思想，做好學院教師與學院領導之間的協調工作，主動將教師思想匯報給學院領導，通過信息的溝通與交流，促進教師同領導之間的和諧關系，營造良好的教育教學環境。另外，教學秘書在實際的工作中應當尊重教師的意見，在安排學生課程、安排期末考試時應及時詢問教師意見，避免教師與秘書之間的意見沖突，一旦發生意見不符的情況應及時溝通，共同尋求解決方法。在實際的教學管理環節中，教學秘書的大部分工作與學生有關聯，為了保障教學工作的有序開展，教學秘書在處理學生工作時應當事先同學生交流，征詢學生意見，比如處理學籍等應當制定具備針對性的處理方案，應當有序協調學生關系，以此提高學生對學校的滿意度以及學習的依從性[2]。

二、教學秘書協調工作的特點及職責

1. 教學秘書協調工作的特點

(1)教學秘書協調工作的復雜性。由于高校教學管理工作涉及多個方面，且具體內容較為復雜。因此，高校教學秘書協調工作具有復雜性的特點。

(2)教學秘書協調工作的原則性。一般來說，高校在實際的教學管理過程中，有關工作均有較為清晰的規定及其制度，這就間接決定教學秘書應當按照高校教學制度執行工作，并通過靈活、高效的形式發揮出教學秘書的協調作用，統一相關工作者意見。

(3)教學秘書協調工作的輔助性。高校教學領導的工作覆蓋面較廣，不僅要處理高校行政工作，同時也要處理高校教學以及科研方面的工作，由于領導工作量相對較大，因此教學秘書的輔助作用更加重要。教學秘書在實際的工作過程中應當積極主動地執行工作任務，真實客觀地反映教學活動中的不足，而不應迎合領導思想，出現假報或者謊報的情況。

(4)教學秘書協調工作的服務性。教學秘書的工作要點即服務，首先服務于領導，輔助領導處理高校教學事務；其次，服務于教師，合理安排教學進度，協調教師辦理調停課手續以及教材分發等事務；最后，服務于學生，要積極與學生溝通交流，了解學生的實際狀況，并積極主動地解決學生疑問[3]。

2. 教學秘書協調工作的職責

高校教學秘書的工作較為分散，工作量相對較大，工作范圍較廣。主要包括以下幾個方面：

(1)協助院系領導組織制定各種教學文件和安排教學工作會議、學生座談會等各種教學活動。做好教學檢查、教學評估和其他教學管理工作。

(2)負責本院系學生注冊手續及學生證辦理，會同輔導員做好學生學籍檔案的建立、變更記錄及日常保管工作。辦理學生休、退、復、轉學手續。

(3)負責將本院系專業培養方案導入教務系統，下達教學任務書，負責領取、下發本單位教師和班級課表。及時、準確核算教師的教學工作量。

(4)按照教務部門有關規定負責辦理調、停課手續和教學場地的申請、安排。

(5)組織安排各類學生考試工作，并做好與考試有關的所有材料的整理、保管、發放。

(6)組織學生進行選課。負責學生出勤情況的匯總工作。

(7)及時了解、匯總統計有關教學情況，做好教學管理中統計報表、基本數據的整理工作；收發教學管理文件、通知安排，并做好資料歸檔、保存工作。

(8)協助教務部門做好學生重修注冊及教材預定工作。

(9)負責本院系畢業生成績整理、核查工作，會同輔導員做好畢(結)業生花名冊的編制和畢(結)業證書發放工作。

(10)協助領導組織好教學、服務工作。協調上下、內外、各部門的工作關系，加強同有關部門的業務聯系。接待、處理教學方面的來訪、來函。

(11)完成領導交辦的其他工作。

三、高校教學秘書在教學管理中的作用

1. 溝通作用

由于高校教學秘書的工作性質較為特殊，決定了教學秘書具有溝通協調的作用，高校教學秘書應當良好協調上下級工作，積極了解教學進展，及時獲取高校各個專業教學中的最新情況，并主動向相關領導反映。作為高校教學秘書必須第一時間了解高校各教學制度，并在日常的教學活動中將高校教學管理的基本理念、高校管理制度等傳達給教師及學生，促進高校的良性發展[4]。同時，高校教學秘書在工作之余應當主動與高校領導建立良好關系，積極同高校領導溝通交流，擴展教學管理工作，尤其是各院系間教學秘書可以相互交流工作經驗，分析其他人員在工作中值得學習的方法，并且耐心聽取教師以及學生的意見與建議，在最短時間內將有效內容反饋給上級教務管理人員。另外，高校教務管理人員也應當輔助各教學秘書，積極參與教學管理工作。主要包括以下幾點：

(1)與教師溝通交流，合理設計各個學院中不同專業課程的開展方案，了解教師工作的實際情況，確保教學活動的有效開展。

(2)在準確制訂課程計劃，安排授課時間后，及時與教材采購單位交流，負責學生教材的制定，保證在正式開課前將教材發放至學生手中。

(3)在學期末主動與各專業相關實習單位或者公司進行溝通，安排學生到相關部門實習，重視學生的社會實踐鍛煉。

(4)與學生建立友好的關系，積極主動了解學生意見，并且反饋給相關領導，及時調整不合理的教學管理方式。

(5)定期走訪了解教師的教學情況、出勤情況，輔助教師協調考試時間，并整理以及保存相關材料。

總之，教學秘書在教務管理工作中的重要性不可忽視，其應當良好發揮聯系、溝通作用，促進教學管理工作的有效開展[5]。

2. 協調作用

高校教學管理工作的關鍵作用主要體現在協調方面，當高校上級主管部門所制訂的教學會議計劃、活動決定等相關事務與學院、辦公室等存在沖突，高校教學秘書應當在最短時間內與活動有關人員協調、了解活動開展的主要目的以及活動開展的時間等，主動發揮其協調作用，根據實際情況制訂合理的計劃，并將當前的困難與矛盾反饋給相關教務管理人員，與上級共同商議有效的解決方式，保障高校各項教學重點活動或者工作的落實以及開展[6]。同時，高校教學秘書應當以學生的實際情況作為出發點，樹立以人為本的處事原則，保障高校各部門之間工作的協調開展，有效發揮其處于教學管理工作中的協調作用。一方面，在高校教學管理的過程中，由于高校各個學院的院長、書記以及教研室主任等，各領導的管理觀念存在差異，受工作經驗以及個人思想的限制，工作中難免出現意見分歧，導致各個領導對于同一事件的決策存在不同，在此情況下，高校教學秘書應當分別與各個領導交流，了解其實際想法，統一工作意見，提高教學管理工作的效率，保障工作決策的最大效益。另一方面，高校教學秘書在實際的協調工作中，應當樹立正確的思想觀念，將有價值的信息反饋給上級領導，在開展協調工作之前，應當首先制訂工作計劃，在實際的工作過程中，應當營造和諧的氛圍，真實地反映各領導想法，將教學工作的有效以及教學管理人員的團結作為協調出發點，以此才能保障高校整體水平的提高[7]。

3. 信息傳遞作用

近年來，我國社會逐漸面向信息化、數據化發展，隨著高校信息管理系統的不斷完善，高校教學管理工作模式同以往相比也有了較大的改觀，具體體現在高校信息量越來越大。隨著信息管理模式的不斷普及，高校教學秘書所需掌握、挖掘以及提供的信息逐漸增多，因此，高校教學秘書在高校教學管理工作中的另一作用即信息傳遞。其一，一般來說，高校各學院、相關辦公室之間存在大量教學管理文件、學生課程資源等，教學秘書及時傳遞這一類信息是避免教師課程安排出現沖突的主要途徑；同時，在有必要的情況下，高校教學秘書應當積極向領導提供教學管理信息，輔助領導開展其日常教學計劃，并及時傳遞高校職能辦公室，如教務處、學生處、科研處等的信息，輔助各個學院制訂教學計劃，保障各項教學制度的貫徹以及落實。在高校教學管理過程中，教學秘書良好發揮其信息傳遞功能能夠促進各院系工作的有序開展。其二，高校教學秘書具有傳遞教師之間以及學生之間信息的責任，一般來說，高校教師在其授課過程中的獨立性較強，缺乏與高校領導之間的思想交流，教學秘書應當充當二者橋梁，積極了解教師實際情況，并及時向領導反映，營造良好的教學環境，及時改善教學過程中的不足。同時，高校教學秘書也負責高校信息的發布，對于學校課程安排、教學計劃以及相關重要事項，教學秘書應當及時發布到教學管理系統中，保障信息的準確性、有效性，提高教學管理水平，使學生能夠更加便捷地查閱信息。

4. 管理作用

高校教學管理工作性質相對復雜，一方面，高校工作環境相對較為自由輕松，另一方面，高校教師工作獨立性較強，導致在許多教學管理工作中容易遇到諸多問題。在處理教學工作時，教學秘書應當不斷訓練自身思考問題的方式，提高個人工作能力，具備心理學、教育學等方面的知識，能夠熟練進行人際交流，擅于處理教學管理中的矛盾。另外，高校教學秘書應當具備管理以及分析事件的能力，能夠熟悉教學工具的運用方式。所以，高校教學秘書應當不斷學習并主動思考，在實際的管理工作中具備發散性、創新性思維，保障高校教學管理工作的有效落實。

結束語

在高校教學管理中，教學秘書的工作系統性較強，覆蓋范圍較廣，其在高校教學管理工作中的角色相對較為特殊，發揮著承上啟下的關鍵作用。隨著我國教學改革工作的不斷推進，高校教學管理工作的不斷強化以及深入，高校對教學秘書提出了新的要求，即高校教學秘書應當在教學管理中良好發揮其溝通、協調、信息傳遞以及管理作用，以此逐漸適應高校的發展，滿足社會的需求，促進我國高校教育事業的進步。

[1]楊希葳.探討高校教學管理中教學秘書的角色定位、工作任務及作用[J].赤峰學院學報：自然科學版,2016,10(10):153—155.

[2]王鳳銀.在實踐中創新:高校教學秘書自我提升途徑新探[J].山東農業工程學院學報,2016,01(15):58.

[3]蔣盛巖.高校院系教學秘書的管理素質與工作創新淺論[J].黑龍江教育：理論與實踐,2016,07(15):243—247.

[4]徐慶佳.教學秘書在高校教學管理工作中的作用與隊伍建設分析[J].中國管理信息化,2016,03(15):59—61.

[5]姚微娜.論教學秘書在高校教學管理工作中的作用[J].中小企業管理與科技(下旬刊),2016,10(25):73.

[6]陸玉發.淺析高校教學管理中的教學秘書[J].第三屆世紀之星創新教育論壇論文集,2016,01(10):145—147.

[7]穆亞榮.高校教學秘書管理角色現狀及發展對策研究[J].陜西教育(高教),2015,02(15):16—19.

〔責任編輯：李海波〕

Coordination and Function of Teaching Secretary in Teaching Management of Colleges and Universities

JIANG Xiao-chun

(Fujian Commercial College, Fuzhou 350012, China)

The work of teaching secretary in colleges and universities is the foundation of teaching management. As a bridge between teachers, students and the educational administration in colleges and universities, its role cannot be ignored. With the reform of teaching system in colleges and universities, the contradiction of teaching management is continuously emerging. Therefore, teaching secretary coordination work is fundamental to guarantee efficient teaching activities to carry out. Based on this, this paper puts forward the main content of the teaching secretary coordination, analyzes its main features and its position, function, and briefly introduces the status of the current teaching management work of teaching secretary and its countermeasures so as to promote the rapid development of education undertakings in colleges and universities.

teaching secretary in colleges and universities; teaching management; coordination work; role

10.3969/j.issn.1008-6714.2017.05.055

2017-04-11

江曉春(1983—)，女，福建福州人，講師，從事教育管理研究。

G473

A

1008-6714(2017)05-0121-03