從本科專業認證淺談教學秘書工作效能提升

李明媚　向江

[摘 要]工程教育專業認證是高等教育改革與發展的必然要求。高校教學秘書工作是教學體系中不可缺少的一環。教學秘書要以學生為中心，在專業性、信息化程度、檔案意識、創新意識等方面予以持續性加強。

[關鍵詞]工程教育認證；教學秘書；教學管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.06.199

教學秘書從事的工作是教學管理與教學服務，教學秘書在教學管理中具有參謀助手、協調溝通、上傳下達、檢查監督等重要作用。無論是從學校整體管理工作的需要還是從工程教育專業認證考慮，就如何以認證為契機加強教學秘書工作，應引起重視。本人從本職工作出發，結合工程教育專業認證工作，就如何提升教學秘書工作效能與信息化工作技巧作簡要闡述。

1 教學秘書的日常工作內容

2 專業認證對于教學秘書工作的效能要求

專業認證對于教學管理、試卷畢業設計的教學過程歸檔材料等要求為教學秘書的工作帶來了有益啟示，對教學秘書的綜合素質提出了無形要求。

2.1 教學秘書工作在工程教育認證中的作用

從國內參與認證的專業的教學秘書工作實際來看，教學秘書在工程教育認證工作中發揮作用有限，原因主要有以下幾點：一是工程教育認證強調對專業教學和管理水平的細致考查，部分教學秘書因不是所在學院的專業背景出身，受自身學習背景所限，對專業要求與認證指標分解的理解不能完全到位。二是繁重的教務工作致使教學秘書在時間上很難集中精力提煉歸納教學運行與教學管理的規律并加以提升。三是從專業認證的專家進場來看。專家現場各項材料的考查、翻閱與現場提問，重點體現在專業相關的環節，如畢業設計過程、指標分解、畢業要求、培養方案、課程設置等方面是面上的重點關注點。認證考查中對于教學秘書的作用關注偏少，而實際認證準備環節中，認證自評報告大量的基礎數據搜集、現場材料整理以及日常教學管理的執行落實與規范歸檔，融入了教學秘書的大量心血，這些不容易得到重視。

2.2 教學秘書提升工作效能要點

一是提供培訓與外出交流機會。教學秘書工作十分瑣碎繁雜，一般以每天面對電腦與接聽電話、各類教學通知上傳下達為主，外出培訓技能的機會少。從而導致秘書工作人員視野與理論高度受限。隨著專業認證的需求，適當創造一定的條件，為教學秘書提供外出學習機會，與教學老師一起出去交流學習，在實際工作中可以借鑒運用好的做法，不斷提高管理能力與業務知識水平。同時教學秘書適當參加與專業相關的交流會、研討會。這樣在專業認證的準備工作中，教學秘書對于認證內涵的要求與指標點要求更容易理解到位。

二是注意溝通，爭取學校其他部門的積極配合和大力支持。工程教育專業認證工作不是一個院系能完成，需要學校各職能部門的共同配合。教學秘書日常工作細致煩瑣，需要經常和教務處、各系教學秘書、系領導、系教師和學生打交道，這就要求工作上密切配合、相互支持。要求教學秘書與其他職能部門、服務對象有較強的溝通能力，多協同合作，才能保證工作順利開展。比如排設教學任務，既要按照崗位責任制排設，也有面臨老師出國、休假等特殊情況，需要聽取相關系主任、征求老師意愿的溝通協調過程，如果處理不好就會引起互相埋怨的被動局面。因此教學秘書要與各方積極加強聯系和溝通，以保證各項教學管理工作及時、保質、保量地完成。

三是教學秘書應踐行“以學生為中心”的理念。工程教育專業認證需遵循的基本理念是“成果導向、以學生為中心和持續改進”。以學生為中心要求在教學上以學生為主體和核心。教學秘書應踐行基本理念，工作時刻以學生為本。教學秘書的工作需隨著教學理念的轉變做出調整。以學生為中心，要求教學秘書在辦公室日常坐班中的溝通也好，在QQ群與學生的交流也好，各類涉及學生切身利益的選課、轉專業、保研、辦理學籍手續等方面，能耐心細致面對各類學生需求，具備良好的服務窗口形象。

四是教學秘書應增強檔案意識。教學原始資料最能真實地反映教學運行狀況，也是認證檢查中的一項重點內容，學生各年級的實訓報告、考試試卷、畢業設計等教學過程材料要歸檔完整，這也是目前專業認證形勢下，對于教學秘書的工作考核尺度衡量標準之一。教學秘書應細心收集資料和整理保存好檔案。

五是教學秘書高度信息化的工作技能。教學秘書日常繁雜的事務性工作多，如編排課程表、落實下達教學任務、考評教師教學效果、組織安排考試、學生成績管理等，這些工作的完成都可以借助Excel數據庫強大的表格處理及數據分析統計功能來完成。掌握一些Excel的使用技巧，既能減輕教學秘書的工作量，又能極大地提高工作效率及準確性，達到事半功倍效果。

因此，為了提高教學管理工作的效率和質量，教學秘書在掌握相關的業務知識的同時，還要不斷地學習相關的計算機操作知識，促進教學信息化管理。以下舉例簡要介紹幾種常用的教學秘書工作必備的信息化技能。

2.2.1 建立教學管理相關系統，平臺助力信息化

數據庫技術在信息系統中得到廣泛應用，可以批量快速實現大量的數據信息匯總。如學院可建立專用的針對院內師生使用的教學數據庫平臺，該網絡平臺可以根據不同教學需求內容開設多途徑通道進入，實現教學數據的排序、篩選和分類匯總。在教學秘書實際工作內容模塊中，如院內實訓學生選擇授課分組、畢業設計選題、課程助教互選、導師師生互選、助教考核打分、課程實驗教室預約、課程評估報告、教學大綱上傳、期末考試安排、監考安排分工、各課期末試卷分析等都可以通過平臺來實現操作。

軟件平臺的好處在于強大的后臺處理。舉例：課程助教選擇、確定導師、畢業設計選題等涉及互選性的項目，能通過系統成功實現提前預設條目的各類諸如人數、專業、輪次等既定規則限制等要求，相比之傳統的由秘書手動搜集模式，成倍提高工作效率。這一平臺運用尤其在師生人數眾多的理工科院系，因人數眾多，涉及教學類同一表頭的同類Excel同類數據相對龐大，由教學秘書打開N多個單個的Excel表格進行多次的復制粘貼操作的工作量較大，而通過系統實現后臺自動合并導出同類Excel匯總數據非常便捷快速。

以建立院系教室預約系統為例，節約紙質登記預約教室占用的溝通核對人力成本時間。系統設定好周次，設定預約排除沖突，給定用戶名自行預約登記。如下圖示例。

教室預約系統（采用月視圖、周視圖、日視圖三種清晰可視模式）

2.2.2 保存日常的ExceL基礎數據，輕松管理數據

數據庫技術在信息系統中得到廣泛應用，在Exce1中，可以用數據清單代替數據庫來管理數據。它雖不是專用的數據庫軟件，但同樣能夠編輯記錄，進行數據的排序、篩選和分類匯總，在教學管理中使用非常廣泛。筆者經常需要上報各種統一格式的表格，如教學任務審批表、課時統計表 、考試安排表、學生成績表等，這些表格的樣本有時會以Word形式下發，有時是經過處理（如合并單元格）的Excel表格，只要費些力氣把它們轉換為Excel數據清單，作為一個原始的工作表保存起來，后期可根據工作需要對此原始數據表進行處理后進行快速應用，能夠大大提高工作效率。

應用中要特別注意：一是在數據清單的第一行里創建列標題，列標題使用的各種格式應與其他數據有所區別，列標題名唯一且同列數據的數據類型和格式應完全相同。二是不要有空行和空列，不要合并單元格，每個單元格的內容前后不要輸入空格，這些多余的空格、空行或空列將妨礙Excel對數據清單的檢測和操作。例如：每學期期末教學任務分配好課程后，需要形成教學任務表，新的學期，所有的工作都可以以這個表為基礎，利用電子表格的復制粘貼、排序、篩選等功能，形成教學任務書、編排課表、做課時統計、期末督促教師出題、編排考試安排等，對整個學期的工作都有很大的幫助。

2.2.3 Word的郵件合并功能運用

每個學期的補考、期末考試都有大規模的監考安排工作。考場數多，監考老師也相應非常多。為了使監考工作按步有序地進行，監考通知單發揮著重要作用。當教學秘書面對需要制作幾百份的監考通知單的時候，壓力可見一斑。每一份監考通知單都需要監考老師姓名、監考時間、地點等信息。然而教室是不同的。采用傳統辦法復制粘貼工作量巨大。在這種情況下，可以采用Word的郵件合并功能。首先制作一個監考單的空模板，將監考安排Excel表制作好作為數據源。然后在工具欄里使用郵件合并功能即可輕松制作大批量的監考通知單。同樣的方法也適用于開學第一周教學檢查通知與授課課程通知。

2.2.4 信息通知的現代化手段

在教學管理中，教學秘書的協調與組織能力是確保教學工作正常運轉的前提。教學秘書聯系最緊密的上級部門是教務處，教學秘書要將上級教務處的各項事務及時地下達給系各教研室、各位教師及輔導員。如教學檢查的通知，教學任務落實，調停課的通知，英語四六級考試通知，學生選課通知，補考、期中、期末考試安排等，這些都必須及時地通知到教師和學生。如果通過打電話的方式通知，教學秘書將耗費大量的時間，非常不省時省力。而且口頭電話通知過后也不利于有效的通知雙向反饋的底單留存。基于這種情況，通知和發布信息可以通過QQ群的方式。將院系的教職工加入分組事項的QQ群，重要信息可以發群公告。需要老師們討論決定的事項可以利用群投票功能。同時，QQ群的討論組功能也非常好。可以將黨員老師建立討論組。可以將各個教研室分別建立討論組等。這些功能都非常實用，也大大提高了信息化辦公的效率，各種信息的共享非常及時準確，也節省了教學秘書的大量時間用于做其他更重要的事情。另外，通信軟件的出現也對改進教學秘書的工作方式起了非常重要的作用。采用電腦群發短信的方式通知老師，可以輔助使用一定的短信平臺軟件，其優點是老師們能夠立即收到信息，并且能夠很方便地查看短信，避免記錯通知內容。所以，教學秘書要不斷地了解新事物，更新自己的工作方式，這樣會使得工作效率大幅度提高。

2.2.5 用函數功能實現快速準確的計算和統計

在教學秘書的日常教學及其他管理工作中經常要涉及計算和統計，特別是在成績管理中，我們可利用強大的Excel函數功能，極大地提高計算的速度和準確性，節省大量的時間。我們可用SUM函數求出一個學生的總分，再利用自動填充功能，拖動鼠標，無論有多少學生，他們的總分在幾秒中之內就全部算出來了，既準確又快捷，這是人工計算無論如何不能比擬的。類似的方法還可以用AVERAGE 函數求學生的平均分，用RANK 函數給學生排名次，利用更為復雜的IF（）函數的嵌套完成按學生成績劃分成“優、良、中、及格、不及格”的等級。我們還可以用COUNTIF（）函數統計男女生人數，用COUNTA（）統計參加考試的學生人數等。在教師測評 、教師評學工作中，我們也可以利用Excel函數快速準確地統計與計算測評分數，給我們工作帶來極大方便。

以上是筆者在實際工作中總結學習的一些經驗和技巧，對提高教學秘書工作的效率確有幫助，Excel更高級應用還有很多，還有待于我們做更深的學習。

著力提高教學管理信息化水平，不斷更新現代管理知識和管理理念，以教學管理工作促進教學管理研究，以教學管理研究帶動教學管理工作，是全面迎接專業認證的必然要求。