論如何做好檔案歸檔管理工作

胡桃

摘 要：檔案歸檔管理是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，其能夠保證電子檔案的完整性，并促進(jìn)檔案資源價(jià)值的最大化發(fā)揮，為社會(huì)生產(chǎn)生活提供可靠的檔案信息資源，滿足社會(huì)群體對(duì)檔案資源的多元需求。本文主要探討現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下檔案歸檔管理的具體措施，僅供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：檔案；歸檔管理；措施

檔案是指在社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的原始記錄，其包含多種形式，并且具有良好的保存價(jià)值。檔案資源具有良好的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長遠(yuǎn)價(jià)值，對(duì)于社會(huì)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。因此在檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)加大力度做好檔案歸檔并加強(qiáng)管理，以保證檔案資源安全，推進(jìn)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展進(jìn)步。

1 檔案科學(xué)化歸檔管理的重要意義

就檔案歸檔管理工作的具體情況來看，以往檔案管理模式下，檔案工作人員往往依賴手工操作對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，此種情況下不僅無法取得理想的檔案歸檔管理效率，甚至?xí)斐扇肆Y源的嚴(yán)重浪費(fèi)，檔案管理安全性不足，嚴(yán)重影響檔案歸檔管理工作質(zhì)量。而隨著信息時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸得到廣泛應(yīng)用，基于信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之上的電子檔案逐漸形成，檔案資料收集、存儲(chǔ)、分類與統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)操作更為便捷，切實(shí)提高了檔案歸檔管理的工作效率。基于計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔管理，促進(jìn)體系化管理的順利實(shí)現(xiàn)，通過檔案信息與載體的分離利用，便于檔案信息與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)關(guān)系，有效提高了檔案歸檔工作質(zhì)量和效率，突破時(shí)間與空間的限制，促進(jìn)檔案資源利用價(jià)值的最大化發(fā)揮，因此檔案科學(xué)化歸檔管理具有重要意義。

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，其在檔案歸檔存儲(chǔ)的方式也發(fā)生明顯轉(zhuǎn)變，以VCD、DVD光碟、大容量移動(dòng)硬盤等作為主要載體的，對(duì)檔案資源進(jìn)行存儲(chǔ)，使得檔案信息資源的讀取和利用更為便捷高效、存儲(chǔ)時(shí)間長且不易損壞，所受外部影響較小，具有良好的穩(wěn)定性。可以說，電子檔案的形成，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在一定程度上拓寬了檔案事業(yè)的發(fā)展空間，推進(jìn)檔案歸檔管理向更高的管理階段邁進(jìn)。

2 當(dāng)前檔案歸檔管理中存在的不足

2.1 文書檔案的管理水平難以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求

長期以來，文書處理和檔案管理由不同的部門負(fù)責(zé)，影響了文書檔案的管理效率，削弱了檔案的信息服務(wù)功能。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)不斷地被開發(fā)和利用，各單位對(duì)文書檔案的歸檔管理要求更高了。管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平。

2.2 文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

一些文書檔案管理人員，對(duì)檔案分類、立卷等技能掌握不夠熟練，導(dǎo)致文書檔案收集范圍不明確、立卷不符合規(guī)范等問題。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。

2.3 保密意識(shí)淡薄

在日常工作中，由于受“無密可保”、“有密難保”、“保密無用”等思想的影響，對(duì)檔案保密重要性的認(rèn)識(shí)不夠，一定程度上影響了檔案的保密工作。

3 新形勢(shì)下做好檔案歸檔管理的具體策略

3.1 采用辦公自動(dòng)化

隨著計(jì)算機(jī)在社會(huì)生產(chǎn)生活中的廣泛應(yīng)用，社會(huì)群體工作質(zhì)量與效率明顯提升，檔案歸檔管理工作也不例外，為切實(shí)提高社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下檔案歸檔管理工作效率，應(yīng)當(dāng)積極采用辦公自動(dòng)化，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加以合理應(yīng)用，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，規(guī)范存儲(chǔ)至辦公信息數(shù)據(jù)庫中，安排專門的檔案人員進(jìn)行管理，令檔案信息供檔案人員與技術(shù)人員共享，從而全面提高檔案歸檔管理有效性。在檔案歸檔管理工作中，通過辦公自動(dòng)化的方式能夠簡化檔案查詢環(huán)節(jié)，并有效解決了檔案存儲(chǔ)的空間，提高檔案歸檔工作效率，從而為檔案管理工作的科學(xué)化開展打下良好的基礎(chǔ)。

3.2 及時(shí)歸檔管理

在檔案歸檔管理工作中，為保證檔案信息資源安全，及時(shí)做好歸檔工作，檔案管理各部門、各實(shí)體以及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在檔案管理過程中及時(shí)做好歸檔工作，尤其是在資料形成過程中應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)檔案資源進(jìn)行收集和整理，及時(shí)鑒定并移交。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)充分行駛自身職責(zé)，定期對(duì)檔案收集與整理工作進(jìn)行檢查與監(jiān)督，在發(fā)現(xiàn)問題的第一實(shí)踐進(jìn)行妥善處理，以保證檔案歸檔管理的規(guī)范性和可靠性。

3.3 加強(qiáng)涉密檔案的管理

為保證檔案歸檔管理的有效性，保證檔案資源安全，應(yīng)當(dāng)積極采取有效措施對(duì)涉密檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，切實(shí)降低檔案資源的安全隱患。這就要求檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)將檔案保密制度嚴(yán)格落實(shí)到實(shí)際工作中，安排專門人員負(fù)責(zé)檔案歸檔中的涉密檔案，并實(shí)行責(zé)任制度，強(qiáng)化檔案管理人員的崗位意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，從而切實(shí)保證涉密檔案安全，提高檔案歸檔管理的有效性。也就是說在檔案歸檔管理過程中應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握《檔案法》、《保密法》等相關(guān)法律并認(rèn)真貫徹執(zhí)行相關(guān)法規(guī)，加強(qiáng)檔案歸檔管理，規(guī)范檔案移交、銷毀等環(huán)節(jié)，切實(shí)保證涉密檔案的安全性。

涉密檔案應(yīng)單獨(dú)裝訂保存，嚴(yán)禁與非密級(jí)檔案材料進(jìn)行混卷裝訂，避免造成檔案在利用中出現(xiàn)涉密擴(kuò)散問題。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得隨意閱覽、復(fù)制、傳真和摘錄涉密檔案內(nèi)容，更不得私自撕拆、涂改。保密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)核對(duì)、檢查、維護(hù)，確保安全。

3.4 采用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理文書檔案

要注意檔案保管設(shè)備的技術(shù)性安全，特別是設(shè)備不能鏈接到互聯(lián)網(wǎng)上，防止信息被竊取或丟失。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)中存在太多的不穩(wěn)定因素，解決這個(gè)問題目前沒有太好的方法，我們現(xiàn)階段采取的最安全的管理方式就是獨(dú)立進(jìn)行管理。

3.5 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

從檔案發(fā)展的方向看，要提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，必須掌握現(xiàn)代化技術(shù)，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案維護(hù)、介入檔案的形成與儲(chǔ)存，確保電子檔案的安全和完整，促進(jìn)電子檔案走上規(guī)范化有序管理。檔案管理者必須掌握科技信息技術(shù)，并熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)和其他電子設(shè)備進(jìn)行電子檔案的使用、維護(hù)、管理，否則管理人員根本無法從事電子檔案的形成和保管工作，也無法參與電子文件管理、檢索系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)。維護(hù)電子檔案的完整與安全，同各種危害電子檔案的因素如計(jì)算機(jī)病毒、盜竊、篡改等行為作斗爭(zhēng)。

結(jié)束語

總而言之，隨著現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，社會(huì)活動(dòng)更加復(fù)雜化與多樣化，檔案歸檔管理的難度也明顯加大。為保證檔案歸檔管理工作質(zhì)量，促進(jìn)檔案資源利用價(jià)值的最大化發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況積極完善檔案歸檔管理相關(guān)制度，規(guī)范檔案歸檔諸多環(huán)節(jié)，提高檔案立卷質(zhì)量，從而確保檔案資源能夠?yàn)楝F(xiàn)代社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，并推進(jìn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]侯婧.談企業(yè)電子檔案的歸檔管理[J].檔案管理，2015（5）：91-92.

[2]趙冬梅.談企業(yè)電子檔案的歸檔與管理[J].秘書之友，2010（4）：34-35.

[3]尚麗君.談加強(qiáng)電力工程設(shè)計(jì)電子檔案的歸檔管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2013（6）：54-54.