簡述商務英語信函的風格特點

隨著全球經濟一體化的加速，國際間的國際業務關系不斷深入。商務英語在跨國企業和國際經濟活動中的作用也越來越突出。在國際貿易市場中，商務英語信被作為公司與外部世界之間的主要溝通形式之一。它在公司開展業務活動中發揮著重要作用，并且在國際商務活動中越來越頻繁地使用。商務英語信以相對正式的風格寫成，貫穿整個外貿活動。

商務英語信是商務信息的載體，以正式風格寫成，廣泛應用于國際業務，是進行外貿，國際業務的工具。適當的商務英語信件不僅可以促進交易，而且還可以改變或加強合作并維持雙方的貿易關系。在理解不同國家不同文化和習俗的前提下，巧妙運用合作原則和禮貌原則，可以避免國際商務活動中不必要的損失。因此，了解和掌握寫商務英語信函的方法和技能對交易者非常重要。

一、商務英語簡介

隨著市場經濟的趨勢和全球化的深入，中國的對外貿易和經濟合作越來越頻繁，商務英語的使用也在不斷增長。商務英語是一種在商業環境中使用的英語，它是用于特定目的的英語。一方面，商務英語有一個明確的目的，它適用于一些特定領域。另一方面，它具有特殊的內容，并且涉及與特定領域相關的專門內容。商務英語的內容具有強烈的針對性，它的目的是具體的事情，細節，節目和場合，它只涉及一些相關人員。林天虎認為商務英語的理論背景至少應包括應用語言社會語言學，語用學，人力資源管理，跨文化交際和英語教學方法的理論（林天虎，2004）。商務英語的內容涉及外貿業務的所有方面，如商務關系建立，查詢，提供，接受，付款，裝運，保險，投訴，索賠，售后服務，代理等。孫正偉認為，商務英語不僅取決于基本的英語語法，結構和詞匯，而且在一個獨特的語言現象本身和特征內容（孫正偉，2010）。秦莫還指出，商務英語是一個綜合應用研究，它是基于語言學理論，吸收了其他科學研究的精華。

二、商務英語信函簡介

商務英語信函采用英語作為語言，以寫作為表達手段，并將商業活動作為書寫內容。商務英語信函的目的是實現商業活動的目標，它是國際商務活動過程的重要組成部分。商務英語信函是商業信息的載體，與公司的經濟效益有關。李爽說：“廣義來說，商務信函的功能可以說是：1.要求或傳達信息；2.作出或接受要約；3.處理談判事項此外，除了提醒接收人發送人的存在之外沒有其他目的“，體面商務英語信函可以促進交易和擴大對外貿易，同時可以改變和加強雙邊貿易關系，促進進一步合作和交流。徐南指出：“大多數商業信函有七個標準部分，分別是信頭，參考和日期，內部地址，稱呼，正文，免費關閉和簽名；在適當的時候，可以包括以下任何可選部分：注意線，主題行，文件或帳號，封套，副本符號，郵寄符號后記。

根據不同學者的研究，商務英語信函的分類可以從許多不同的角度進行研究。

在這里，作者將說明一些分類角度如下：

（1）根據信的內容進行分類。以下是最常用的：請求信，回信請求，索賠和調整信，信用和收款信，銷售信，雇傭信和社會商務信件等。

（2）也根據給出的信息的性質進行分類。斯圖爾特在對讀者需求的影響方面總結了四種不同的信息：好消息，中性新聞，壞消息和說服信。因此，通常有三大類商務信函，即常規信函（載有好消息和中立新聞，如要求，答復和獲得好意信件的信件）；負面新聞信（帶有壞消息的信件，如拒絕，投訴信）和說服性的信件（帶有說服性意圖的信件，如說服和銷售信件）。

（3）根據業務流程中的各種功能分類。商務信件通常用于商業活動的每個方面。有“商業關系基礎信件”，商業查詢信件，報價單，談判信，訂購信，確認訂單，付款信，發貨和保險信，確認收貨信，索賠信和調整字母等

（4）根據業務目標分類。李傳武將商業信函分為七類：“建立業務關系的信件，信件和報價信，訂單信，投訴信，求償信和申請函。

在國際貿易中，公司需要找到多樣化的貨物供應，并在不同地方開放市場，有必要與其他企業建立貿易關系。他們如何建立關系？關系可以通過廣告，展覽會，訪問，推薦來實現。此外，企業可以使用商務英語信函直接建立貿易關系。然而，在現實世界中，不同的企業在不同的地方，不同的省份，甚至在不同的國家。通過使用商務英語信函建立貿易關系可能是最方便和最具成本效益的。這是企業開展業務的第一步；也是，這是非常重要的一步。

三、商務英語信函的文體特征

我們經常在學習商務英語的過程中對一些模糊的詞語感到困惑，有時因為一些詞語在商務英語中有其特殊的含義，有時是因為我們缺乏商務英語的背景知識。然而，在日常生活和商務英語中，有些詞語可能意義不同禮貌是商務英語信函的重要特征。友好的語氣和文字在促進雙方貿易之間的情感交流和實現信件達成的目標方面發揮了重要作用。粗魯和鈍的表達對于建立貿易關系和保持長期合作極為不利，作家應努力在寫作過程中避免它。此外親密和適當的語調可以使讀者感覺溫暖，然后產生興趣閱讀信。即使寫索賠信和信件拖欠，最好使用委婉語調來表示禮貌。因此，在寫商業信件時，我們應該學會使用委婉語調來表示他人的失敗。也為迅速答復信是一種禮貌，讓客戶等待答復是粗魯的。禮貌可以帶來友誼，相互信任和互助。此外，禮貌使讀者在閱讀信件后感覺良好。

當你確定你想在信中表達什么時，你應該使用最簡單的語句來描述它們，并盡量避免使用一些具有不同意義或不確定意義的術語。同時，你必須注意句子的結構安排，使用一些必要的連詞或短語使句子連貫，句子模式應該簡單直接。商務信函強調簡潔清晰。

在正常情況下，一個段落專注于一個主題。在實際工作中，通常會看到模糊的說法會導致經濟爭端，示例如下：

1.我們每月補充我們的股票。

2.我們補充我們的股票半月。

例句1和2中的句子似乎彼此非常相似，唯一的區別是最后一個字。半月的意義是每月兩次，而雙月度有兩個含義，一個是每月兩次，另一個意思是每兩個月一次。形成這兩個詞的定義，如果我們把這個詞“雙月刊”放在這里可能會導致讀者誤解，他們會對作者的真實含義感到困惑。并且示例2的表達式違反了清晰度原則的要求。

總而言之，商務英語信是一種商務文本，在我們的日常生活中是常見的。商務英語寫字的表達方法是語言，商務英語寫作的反映對象是日常商業活動，商務英語寫作的交換向量是字母的形式，商務英語寫字的目的是社會實踐活動加快業務發展。在日益激烈的商業競爭中，一切都取決于信息交流。近年來，隨著電子商務服務的快速增長和技術的不斷發展，越來越多的人注意到商務英語字母的溝通。總之，如果商業人士想要寫好商務英語信函，除了有良好的英語基礎，他們應該掌握固定的風格和實用寫作的格式。

作者簡介：宋丹（1993.02-），女，漢族，四川省宣漢縣，大學本科，成都理工大學外國語學院。研究方向：英語文化。