淺談高校檔案管理信息化建設

李榕

摘 要：隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，全球化背景下對于我國教育事業(yè)提出了更高的要求，如何能夠在激烈的國際競爭中占據(jù)更大優(yōu)勢，優(yōu)秀人才的輸出是一個十分關(guān)鍵的因素。對于高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，主要是為了提高我國人才軟實力競爭力，而高等院校作為高素質(zhì)人才培養(yǎng)基地，輸送更多優(yōu)秀人才的首要前提就是做好檔案管理工作。高校檔案管理工作作為教育教學活動開展的主要參考依據(jù)，應用信息化技術(shù)輔助工作開展提升檔案管理信息化水平是尤為必要的，有助于提升高校檔案管理信息化建設成效。由此，本文主要就高校檔案管理信息化建設進行分析，結(jié)合實際情況，提出合理的改善措施。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化；檔案服務

高校檔案信息化建設是推動高校數(shù)字化建設的必然選擇，利用信息技術(shù)來收集、整理和分類信息，整合檔案資源，檔案管理效率和質(zhì)量更高。通過檔案管理工作，有助于為社會輸送更多有價值檔案信息，實現(xiàn)更大范圍的資源共享。高校檔案管理工作主要是圍繞信息資源建設，電子文件管理為主要工作內(nèi)容，深入挖掘檔案信息資源，更好的滿足高校長遠發(fā)展需求，朝著更高層次發(fā)展。高校檔案管理信息化，有助于為后續(xù)的教學、科研和后勤工作開展提供支持和保障，對于高校長遠發(fā)展具有深遠的影響。由此看來，加強高校檔案管理信息化建設研究是十分有必要的，對于后續(xù)理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。

1 高校檔案信息化管理必要性

在當前信息時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)和計算機已經(jīng)進入千家萬戶，在無形中改變著人們的生活習慣和思維方式。高校檔案工作信息化建設，已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然選擇。

（一）高校檔案業(yè)務工作發(fā)展需要

高校檔案工作作為傳播文化和文明的事業(yè)機構(gòu)，其中蘊含著高校長期以來的辦學理念和文化沉淀[1]。作為信息收集和保管的部門，高校檔案部門在文化積累中具有十分重要的作用，伴隨著高校體制改革工作的不斷深化，檔案門類隨之增加，出現(xiàn)了一系列新的檔案類別，內(nèi)容變的復雜多樣；與此同時，電子政務的實施，促使辦公自動化水平得到了顯著提升，檔案已經(jīng)從以往單一的紙質(zhì)載體發(fā)展成為磁盤、光盤和移動硬盤等多種載體檔案，也正是由于檔案資源容量的增加，盡管能夠長期存儲，但是伴隨而來的不穩(wěn)定因素也變得愈加突出。

（二）檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)發(fā)展需要

高校在發(fā)展中，對于檔案信息需求度也在不斷提升，同時也對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和責任意識提出了更高的要求，尤其是在信息技術(shù)不斷應用在檔案管理工作背景下，辦公自動化推動了檔案管理信息化建設。電子文件的出現(xiàn)，可以更好的滿足社會對檔案管理新載體需求，相應的也需要檔案管理人員自身的知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)能力進一步優(yōu)化和提升[2]。

（三）檔案信息資源的利用需要

信息時代背景下，檔案管理信息化建設受到了社會各界的廣泛關(guān)注，也正是這種關(guān)注程度的提升，社會對檔案信息依賴程度獲得了前所未有的增長，尤其是經(jīng)過信息化處理和加工的檔案信息。對于檔案部門而言，檔案管理信息化建設是一項長期的工作，同時也是檔案工作的一次質(zhì)的飛躍，對于人類文明發(fā)展具有十分突出的促進作用。電子檔案以其體積小、密度存儲以及傳輸速度快的優(yōu)勢，可以將人類文明長久的留存和傳承。信息化建設，對于檔案部門而言，不僅是發(fā)展，還是一次挑戰(zhàn)，只有積極向上，迎合時代發(fā)展需要，爭取主動權(quán)，才能獲得更為可觀的成效[3]。

2 高校檔案管理信息化建設問題

（一）資金投入大，集資能力弱

檔案管理信息化建設中，一個突出的制約問題就是資金問題。高校檔案管理信息化建設，需要大量的資金予以購置計算機、路由器和掃描儀等設備，在高校內(nèi)部開通局域網(wǎng)，連接外部網(wǎng)絡，以及加強網(wǎng)絡信息傳輸安全防護工作等等，這些工作均需要大量的資金支持。

（二）建設任務沉重，工作成效低

檔案信息化建設中，首先需要借助信息化設備實現(xiàn)檔案資源的數(shù)據(jù)化處理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為電子文件；利用文檔處理軟件來整理文檔，便于后續(xù)使用；建立網(wǎng)上平臺，實現(xiàn)遠程服務；做好數(shù)據(jù)備份和加密工作，防止黑客攻擊和誤操作，保障信息安全；隨著電子信息技術(shù)的更新?lián)Q代，對電子文件升級處理。等等這些，均是檔案管理信息化建設內(nèi)容，十分繁瑣和復雜，尤其是在檔案信息化建設前，采用紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理方式，工作量更大[4]。

（三）人員素質(zhì)偏低，隊伍建設要求高

檔案信息化對于檔案人員自身的專業(yè)素質(zhì)和職責素養(yǎng)要求較高，除了掌握充分的檔案管理專業(yè)知識和技能以外，還需要熟練掌握計算機操作技能，具備檔案、計算機雙重管理能力，但是由于受到傳統(tǒng)用人體制影響，導致難以吸收到優(yōu)秀的檔案管理人才，加之待遇水平偏低，人才流失率較大。

3 高校檔案管理信息化建設對策

（一）加強檔案信息化基礎設施建設

檔案信息化建設應該作為高校總體工作規(guī)劃中，加強檔案信息化基礎設施建設是尤為關(guān)鍵的，提高高校檔案館計算機和信息技術(shù)的應用水平，充分發(fā)揮檔案館原有作用。加強內(nèi)部局域網(wǎng)建設，實現(xiàn)高校內(nèi)部各個部門之間的資源共享，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料遠程歸檔，促使檔案工作更加數(shù)字化、自動化和智能化開展，提升檔案管理成效。此外。為了確保高效檔案資料安全，應該充分利用防火墻技術(shù)，對于外來敏感操作隔離在外，對于不同賬號給予不同的等級權(quán)限，用戶只可以瀏覽自己等級權(quán)限內(nèi)的檔案信息，這樣可以有效避免檔案資料的丟失和惡意篡改，及時追查來源。

（二）檔案信息資源建設

高校檔案管理信息化建設應該充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，有重點、有計劃的開展檔案信息化建設工作[5]。首先，高校內(nèi)部各個部門應該將資料文件按照檔案部門要求錄入到檔案管理系統(tǒng)中，這樣不僅可以降低檔案部門的管理工作強度和壓力，還可以保證檔案資料及時歸檔，確保檔案資料的完整性，便于后續(xù)人員查詢檔案資料，了解到檔案信息資源共享進程。其次，檔案部門可以通過組織人員錄入資料，將以往紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件，根據(jù)電子檔案存儲和利用方法，對高校內(nèi)部電子文件收集。鑒定、錄入和歸檔工作提供指導和幫助，深入挖掘檔案資料潛在價值，促使檔案資料更加安全、完整和真實。此外，可以推行電子文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制，盡管這樣工作強度較大，但是可以避免檔案資料的丟失，促使檔案資料逐漸朝著數(shù)字化方向發(fā)展。系統(tǒng)應該具備備份功能，對于上傳的檔案資料及時上傳和備份到網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中，這樣即便是學校內(nèi)部網(wǎng)絡被攻破，也不會造成檔案資料的完全丟失，提供雙重保障。

（三）檔案管理應用系統(tǒng)建設

高校檔案管理信息化建設中，應該堅持規(guī)范、實用和先進原則，在滿足工作需要的同時，順應信息技術(shù)快速發(fā)展的趨勢，促使檔案管理工作中能夠充分運用先進軟件開展工作，提升檔案管理工作成效和應用水平，實現(xiàn)檔案信息資源大范圍共享。此外，還應該加強檔案信息系統(tǒng)建設工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫，收錄高校內(nèi)部檔案信息資源，充分發(fā)揮系統(tǒng)作用，大力宣傳檔案工作，提升檔案信息服務質(zhì)量，在網(wǎng)上提供更加優(yōu)質(zhì)的查詢和使用服務。

4 結(jié)論

綜上所述，高校檔案管理工作直接關(guān)乎教學、科研和管理工作開展，為了能夠提升檔案管理工作質(zhì)量，應用信息技術(shù)，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和領導重視程度，推動高校檔案管理信息化建設和發(fā)展是尤為必要的，為高校長遠發(fā)展奠定基礎。

參考文獻

[1]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設[J].現(xiàn)代情報，2014，27（6）：63-64，67.

[2]程玉敏.論高校檔案管理信息化建設[J].福州大學學報（哲學社會科學版），2012，22（3）：109-111.

[3]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設的思考[J].赤峰學院學報（自然科學版），2015，8（1）：181-182.

[4]王萍.數(shù)字化時代推動高校檔案管理信息化建設的路徑分析[J].辦公室業(yè)務，2014，22（17）：154-155.

[5]張茜.數(shù)字時代下高校檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界，2014，31（29）：112-113.